So filtern Sie Daten in Excel

Ich habe kürzlich einen Artikel über die Verwendung von Übersichtsfunktionen in Excel geschrieben, um große Datenmengen einfach zusammenzufassen. In diesem Artikel wurden jedoch alle Daten auf dem Arbeitsblatt berücksichtigt. Was ist, wenn Sie nur eine Untermenge von Daten betrachten und die Untermenge von Daten zusammenfassen möchten?

In Excel können Sie Filter für Spalten erstellen, um Zeilen auszublenden, die nicht mit Ihrem Filter übereinstimmen. Darüber hinaus können Sie spezielle Funktionen in Excel verwenden, um Daten nur mit den gefilterten Daten zusammenzufassen.

In diesem Artikel werde ich Sie durch die Schritte zum Erstellen von Filtern in Excel und die Verwendung integrierter Funktionen zum Zusammenfassen dieser gefilterten Daten führen.

Erstellen Sie einfache Filter in Excel

In Excel können Sie einfache Filter und komplexe Filter erstellen. Beginnen wir mit einfachen Filtern. Wenn Sie mit Filtern arbeiten, sollten Sie immer oben eine Zeile haben, die für Etiketten verwendet wird. Diese Zeile ist nicht unbedingt erforderlich, erleichtert jedoch die Arbeit mit Filtern.

Oben habe ich ein paar gefälschte Daten und ich möchte einen Filter für die Stadt Säule. In Excel ist dies sehr einfach. Fahren Sie fort und klicken Sie auf Daten Registerkarte in der Multifunktionsleiste und klicken Sie dann auf Filter Taste. Sie müssen die Daten nicht auf dem Arbeitsblatt auswählen oder in die erste Zeile klicken.

Wenn Sie auf Filter klicken, wird für jede Spalte in der ersten Zeile automatisch eine kleine Dropdown-Schaltfläche ganz rechts hinzugefügt.

Fahren Sie nun fort und klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil in der Spalte Stadt. Es werden verschiedene Optionen angezeigt, die ich im Folgenden erläutern werde.

Oben können Sie alle Zeilen schnell nach den Werten in der Spalte Stadt sortieren. Beachten Sie, dass beim Sortieren der Daten die gesamte Zeile verschoben wird und nicht nur die Werte in der Spalte Stadt. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Daten genauso bleiben wie zuvor.

Es ist auch eine gute Idee, ganz vorne eine Spalte mit dem Namen ID hinzuzufügen und diese von einer bis zu einer beliebigen Anzahl von Zeilen in Ihrem Arbeitsblatt zu nummerieren. Auf diese Weise können Sie immer nach der ID-Spalte sortieren und Ihre Daten in derselben Reihenfolge zurückgeben, in der sie ursprünglich waren, wenn dies für Sie wichtig ist.

Wie Sie sehen, werden nun alle Daten in der Tabelle nach den Werten in der Spalte Stadt sortiert. Bisher sind keine Zeilen verborgen. Schauen wir uns nun die Kontrollkästchen am unteren Rand des Filterdialogs an. In meinem Beispiel habe ich nur drei eindeutige Werte in der Spalte Stadt, und diese drei werden in der Liste angezeigt.

Ich ging voran und kontrollierte zwei Städte und ließ eine aufgegeben. Jetzt habe ich nur noch 8 Datenzeilen und der Rest ist ausgeblendet. Sie können leicht feststellen, dass Sie gefilterte Daten betrachten, wenn Sie die Zeilennummern ganz links überprüfen. Je nachdem, wie viele Zeilen ausgeblendet sind, werden einige zusätzliche horizontale Linien angezeigt, und die Farbe der Zahlen ist blau.

Angenommen, ich möchte nach einer zweiten Spalte filtern, um die Anzahl der Ergebnisse weiter zu reduzieren. In Spalte C habe ich die Gesamtzahl der Mitglieder in jeder Familie, und ich möchte nur die Ergebnisse für Familien mit mehr als zwei Mitgliedern sehen.

Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil in Spalte C, und Sie sehen die gleichen Kontrollkästchen für jeden eindeutigen Wert in der Spalte. In diesem Fall möchten wir jedoch auf klicken Anzahl Filter und klicken Sie dann auf Größer als. Wie Sie sehen, gibt es auch eine Reihe anderer Optionen.

Ein neues Dialogfeld wird angezeigt. Hier können Sie den Wert für den Filter eingeben. Sie können auch mehrere Kriterien mit einer UND- oder ODER-Funktion hinzufügen. Sie können beispielsweise sagen, Sie möchten Zeilen, in denen der Wert größer als 2 ist und nicht gleich 5 ist.

Jetzt habe ich nur noch 5 Datenreihen: Familien nur aus New Orleans und mit 3 oder mehr Mitgliedern. Leicht genug? Beachten Sie, dass Sie einen Filter für eine Spalte ganz einfach löschen können, indem Sie auf das Dropdown-Menü klicken und dann auf das Symbol klicken Filter aus "Spaltenname" löschen Verknüpfung.

Also für einfache Filter in Excel. Sie sind sehr einfach zu bedienen und die Ergebnisse sind ziemlich einfach. Lassen Sie uns nun komplexe Filter mit der Erweitert filtert den Dialog.

Erstellen Sie erweiterte Filter in Excel

Wenn Sie erweiterte Filter erstellen möchten, müssen Sie das verwenden Erweitert Filterdialog Angenommen, ich wollte alle Familien sehen, die in New Orleans mit mehr als zwei Familienmitgliedern leben ODER alle Familien in Clarksville mit mehr als 3 Familienmitgliedern UND nur die mit einem .EDU End-E-Mail-Adresse Mit einem einfachen Filter ist das jetzt nicht möglich.

Dazu müssen wir die Excel-Tabelle etwas anders einrichten. Fügen Sie ein paar Zeilen oberhalb Ihres Datensatzes ein und kopieren Sie die Überschriftenbeschriftungen genau in die erste Zeile (siehe unten).

So funktionieren nun erweiterte Filter. Sie müssen zuerst Ihre Kriterien in die Spalten oben eingeben und dann auf das Symbol klicken Erweitert Taste unter Sortieren und filtern auf der Daten Tab.

Was genau können wir in diese Zellen tippen? OK, fangen wir mit unserem Beispiel an. Wir möchten nur Daten aus New Orleans oder Clarksville sehen, also geben wir diese in die Zellen E2 und E3 ein.

Wenn Sie Werte in verschiedenen Zeilen eingeben, bedeutet dies ODER. Jetzt wollen wir Familien aus New Orleans mit mehr als zwei Mitgliedern und Clarksville-Familien mit mehr als drei Mitgliedern. Geben Sie dazu ein > 2 in C2 und > 3 in C3.

Da sich> 2 und New Orleans in derselben Zeile befinden, handelt es sich um einen UND-Operator. Gleiches gilt für Zeile 3 oben. Schließlich möchten wir nur die Familien mit der Endung der .EDU-E-Mail-Adresse. Geben Sie dazu einfach ein * .edu in sowohl D2 als auch D3. Das Symbol * steht für eine beliebige Anzahl von Zeichen.

Wenn Sie dies getan haben, klicken Sie auf eine beliebige Stelle in Ihrem Datensatz und klicken Sie dann auf Erweitert Taste. Das List RangDas Feld ermittelt automatisch Ihre Datenmenge, da Sie vor dem Klicken auf die Schaltfläche Erweitert darauf geklickt haben. Klicken Sie nun auf den kleinen Knopf rechts von Kriterienbereich Taste.

Wählen Sie alles von A1 bis E3 aus und klicken Sie dann erneut auf dieselbe Schaltfläche, um zum Dialogfeld "Erweiterter Filter" zurückzukehren. Klicken Sie auf OK und Ihre Daten sollten jetzt gefiltert werden!

Wie Sie sehen, habe ich jetzt nur 3 Ergebnisse, die all diesen Kriterien entsprechen. Beachten Sie, dass die Beschriftungen für den Kriterienbereich genau mit den Beschriftungen für das Dataset übereinstimmen müssen, damit dies funktioniert.

Natürlich können Sie mit dieser Methode viel kompliziertere Abfragen erstellen. Spielen Sie also mit ihr, um die gewünschten Ergebnisse zu erhalten. Lassen Sie uns abschließend über das Anwenden von Summierungsfunktionen auf gefilterte Daten sprechen.

Gefilterte Daten zusammenfassen

Angenommen, ich möchte die Anzahl der Familienmitglieder in meinen gefilterten Daten zusammenfassen. Wie könnte ich das erreichen? Nun, löschen Sie unseren Filter, indem Sie auf das Symbol klicken klar Taste im Band. Machen Sie sich keine Sorgen, es ist sehr einfach, den erweiterten Filter erneut anzuwenden, indem Sie einfach auf die Schaltfläche Erweitert klicken und erneut auf OK klicken.

Fügen Sie am Ende unseres Datensatzes eine Zelle mit dem Namen hinzu Gesamt und fügen Sie dann eine Summenfunktion hinzu, um die Gesamtzahl der Familienmitglieder zusammenzufassen. In meinem Beispiel habe ich nur getippt = SUMME (C7: C31).

Wenn ich also alle Familien anschaue, habe ich insgesamt 78 Mitglieder. Lassen Sie uns jetzt unseren erweiterten Filter erneut anwenden und sehen, was passiert.

Hoppla! Anstelle der korrekten Zahl 11 sehe ich immer noch 78! Warum das? Nun, die SUMME-Funktion ignoriert ausgeblendete Zeilen nicht, daher berechnet sie immer noch alle Zeilen. Glücklicherweise gibt es einige Funktionen, mit denen Sie ausgeblendete Zeilen ignorieren können.

Das erste ist ZWISCHENSUMME. Bevor wir eine dieser speziellen Funktionen verwenden, sollten Sie Ihren Filter löschen und dann die Funktion eingeben.

Sobald der Filter gelöscht ist, fahren Sie fort und geben Sie ihn ein = SUBTOTAL ( Es sollte ein Dropdown-Feld mit einer Reihe von Optionen angezeigt werden. Mit dieser Funktion wählen Sie zunächst die Art der Summationsfunktion aus, die Sie mit einer Zahl verwenden möchten.

In unserem Beispiel möchte ich verwenden SUMME, Ich würde also die Nummer 9 eingeben oder einfach aus der Dropdown-Liste darauf klicken. Geben Sie dann ein Komma ein und wählen Sie den Zellbereich aus.

Wenn Sie die Eingabetaste drücken, sollte der Wert von 78 derselbe sein wie zuvor. Wenn Sie jetzt den Filter erneut anwenden, wird 11 angezeigt!

Ausgezeichnet! Genau das wollen wir. Jetzt können Sie Ihre Filter anpassen und der Wert bezieht sich immer nur auf die aktuell angezeigten Zeilen.

Die zweite Funktion, die fast genauso funktioniert wie die SUBTOTAL-Funktion, ist AGGREGAT. Der einzige Unterschied besteht darin, dass es in der AGGREGATE-Funktion einen weiteren Parameter gibt, in dem Sie angeben müssen, dass Sie ausgeblendete Zeilen ignorieren möchten.

Der erste Parameter ist die Summationsfunktion, die Sie verwenden möchten, und 9 steht wie bei SUBTOTAL für die SUM-Funktion. Bei der zweiten Option müssen Sie 5 eingeben, um ausgeblendete Zeilen zu ignorieren. Der letzte Parameter ist derselbe und ist der Zellbereich.

In meinem Artikel über Zusammenfassungsfunktionen erfahren Sie, wie Sie die AGGREGATE-Funktion und andere Funktionen wie MODE, MEDIAN, AVERAGE usw. ausführlicher verwenden.

Hoffentlich gibt Ihnen dieser Artikel einen guten Ausgangspunkt für das Erstellen und Verwenden von Filtern in Excel. Wenn Sie Fragen haben, können Sie gerne einen Kommentar posten. Genießen!