So filtern Sie, welche Elemente Outlook-Downloads von Exchange herunterladen

Wenn Sie über begrenzten Speicherplatz oder eine langsame Internetverbindung verfügen, möchten Sie möglicherweise einschränken, was Outlook herunterlädt. Wir haben Ihnen gezeigt, wie Sie die von Outlook heruntergeladenen Elemente basierend auf dem Alter der Elemente steuern können. Dies ist jedoch nicht sehr flexibel. Es funktioniert auch nur für E-Mails in Ihrem Postfach (und für Outlook 2016 und höher zum Delegieren von Postfächern). Wenn Sie also auf öffentliche oder freigegebene Ordner zugreifen können oder viele Kalenderereignisse und Aufgaben haben, müssen Sie dies tun andere Option. Schritt vorwärts Ordnersynchronisation, So können Sie die Dinge filtern, die Outlook für jeden Ordner herunterlädt.

Hinweis: Die Ordnersynchronisierung funktioniert mit allen unterstützten Versionen des Outlook-Clients, wenn Sie mit einem Microsoft Exchange Server verbunden sind, einschließlich Hotmail oder Outlook.com. Wenn Sie eine Verbindung zu einem anderen Dienst wie Google Mail oder einem persönlichen Mail-Server herstellen, können Sie diese Optionen konfigurieren, aber Outlook ignoriert sie möglicherweise.

Sie können auf die Synchronisierungsoptionen für einen Ordner zugreifen, indem Sie auf Ordner> Ordnereigenschaften klicken.

Sie können auch mit der rechten Maustaste auf den Ordner im Navigationsbereich klicken und dann auf den Befehl "Eigenschaften" klicken.

Wechseln Sie im Eigenschaftenfenster des Ordners zur Registerkarte "Synchronisation".

Die gute Nachricht ist, dass auf dieser Registerkarte nur eines zu tun ist: Erstellen Sie Ihren Filter. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Filter", um das Filterfenster zu öffnen und loszulegen.

Im Filterfenster können Sie die Bedingung (oder Bedingungen) auswählen, die eine Nachricht erfüllen muss, damit Outlook sie in diesen Ordner herunterladen kann. Jede E-Mail, die diese Bedingungen nicht erfüllt, ist immer noch auf dem Server vorhanden, und Sie können auf diese E-Mails über die Outlook-Webanwendung oder Outlook online zugreifen.

Jeder Ordner kann über andere Synchronisationsfilter verfügen. Wenn Sie also einen Filter für Ihren Posteingang erstellen, wirkt sich dies nicht auf andere Ordner aus. Sie müssen für jeden Ordner einen separaten Filter erstellen. Daher ist es nur sinnvoll, diesen Ordner für Ordner mit vielen Elementen zu verwenden.

Im Moment sind in meinem Posteingang E-Mails, in denen ich CC-bezogen wurde, was nicht so wichtig ist. Wir werden also einen Filter erstellen, der nur E-Mails synchronisiert, die an mich gesendet werden, und bei denen ich die einzige Person ist, die Zu ”Zeile.

Fügen Sie dazu dem Feld "Senden an" einen Namen hinzu, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Wo ich bin" und wählen Sie dann "die einzige Person in der Zeile" "An" aus dem Dropdown-Menü rechts aus.

Klicken Sie auf die Schaltfläche "OK". Eine Warnmeldung wird angezeigt.

Diese Nachricht bedeutet, dass alle E-Mails, die Ihrem Filter entsprechen, in den Ordner heruntergeladen werden und E-Mails, die nicht mit Ihrem Filter übereinstimmen, aus dem lokalen Ordner entfernt werden. Nicht übereinstimmende E-Mails werden nicht gelöscht. Sie sind weiterhin in der Outlook-Web-App verfügbar. Wenn Sie den Filter ändern oder entfernen, kann Outlook sie erneut herunterladen.

Klicken Sie in der Nachricht auf "OK" und anschließend im Eigenschaftenfenster auf "OK". Starten Sie Outlook neu, und der Filter sollte sofort angewendet werden. Bei Ordnern mit Tausenden von E-Mails kann die erneute Synchronisierung einige Zeit dauern. Sobald Ihr E-Mail-Filter synchronisiert wurde, können Sie Ihre Mailbox komprimieren, um den Speicherplatz zu maximieren.

Um den Filter zu entfernen, kehren Sie zum Filterfenster zurück und klicken Sie auf die Schaltfläche "Alle löschen". Schließen Sie die geöffneten Fenster und starten Sie Outlook neu, um die Änderungen zu übernehmen.

Dieses Synchronisierungstool eignet sich hervorragend für gemeinsam genutzte Postfächer, bei denen nur E-Mails an Sie oder Ihr Team gesendet werden sollen. Sie können es auch verwenden, um keine E-Mails oder Kalenderereignisse anzuzeigen, die älter als ein bestimmtes Alter sind, große Anhänge herauszufiltern, E-Mails von bestimmten Adressen zu synchronisieren und vieles mehr. Die Filterkriterien sind vielfältig. Wenn Sie also bestimmte E-Mails filtern möchten, sollten Sie in der Lage sein, eine Kombination von Filterkriterien zu finden, mit denen Sie dies tun können.