So erstellen Sie Serienbriefe in Word

Manchmal möchten Sie möglicherweise einen Brief erstellen, den Sie an viele verschiedene Personen senden, aber Sie möchten, dass bestimmte Teile davon für jeden Empfänger individuell gestaltet werden: Teile wie Begrüßung, Name, Adresse usw. In Word Das bedeutet, dass Sie einen Serienbrief erstellen sollten, was sehr einfach ist.

Bevor Sie mit Serienbriefen beginnen, sollten Sie sicherstellen, dass bereits eine Datenbank mit allen Feldern eingerichtet ist, die Sie einfügen möchten. Eine Datenbank kann so einfach wie eine Excel-Tabelle mit Spalten für Vorname, Nachname, Adresse usw. sein.

Word kann Daten aus Excel-, Access- und Textdokumenten importieren. Wenn Sie noch nicht über ein Datenbank-Setup verfügen, können Sie es immer in Word erstellen, was ich Ihnen zeigen werde.

Erstellen Sie Serienbriefe in Word

Um zu beginnen, erstellen Sie ein Dokument, das den Standardtext enthält, wie den folgenden Weihnachtsbrief:

Beachten Sie, dass es keine Anrede, Adresse usw. gibt, da diese später als Felder in unserem Serienbrief hinzugefügt werden. Als erstes müssen Sie auf klicken Wählen Sie Empfänger aus auf der Mailings Tab:

Hier fügen Sie die Personen hinzu, die den Brief erhalten, oder importieren eine Liste aus einer Datenbankdatei.

Sie können auf klicken Geben Sie Neue Liste ein wenn Sie die Liste in Word selbst erstellen möchten. Klicken Sie zum Importieren auf Vorhandene Liste verwenden. In diesem Beispiel geben wir einfach die Liste ein.

Hinweis: Wenn Sie Ihre Empfängerliste speichern, werden Sie von Word aufgefordert, einen Speicherort auf Ihrer Festplatte anzugeben, um die zu erstellende Datendatei zu speichern.

Nachdem Sie Ihre Empfängerliste gespeichert haben, werden Sie feststellen, dass viele der Symbole auf der Mailings Band sind jetzt anklickbar.

Um mit dem Hinzufügen von Feldern zu Ihrem Serienbrief zu beginnen, klicken Sie auf eine Stelle in Ihrem Dokument, um anzugeben, wo das Feld platziert werden soll, und klicken Sie dann auf Adressblock.

Dies wird die Adressblock einfügen Dialog.

Klicken OK Um das Standardformat zu verwenden, sollten Sie etwas erhalten, das folgendermaßen aussieht:

Als nächstes fügen Sie eine Eingeben nach dem Adressblock Um Ihren Text eine Zeile nach unten zu verschieben, klicken Sie auf die Schaltfläche Grußzeile Symbol:

Dies wird die Grußzeile einfügen Dialog.

Lassen Sie uns noch einmal mit dem Standardformat beginnen und klicken Sie einfach auf OK Taste.

Markieren Sie als nächstes, wo es heißt, klicken Sie mit der rechten Maustaste, und wählen Sie Absatz Aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen neben Fügen Sie keinen Abstand zwischen Absätzen desselben Stils ein.

Dadurch hängt der Adressblock korrekt zusammen, anstatt zwischen jedem Teil eine Leerzeile zu haben.

Dann klicken Sie auf die Vorschau der Ergebnisse Symbol auf der Registerkarte Sendungen in der Multifunktionsleiste.

Statt des Adressblockfeld-Indikators sollte jetzt der tatsächliche Inhalt im Word-Dokument angezeigt werden.

Wenn Sie mit der Vorschau fertig sind, klicken Sie auf Vorschau der Ergebnisse Symbol, um die Vorschau zu deaktivieren. Um zu sehen, wie Sie weitere Felder hinzufügen können, klicken Sie in Ihrem Dokument einfach auf das Feld, um Ihre aktuelle Position festzulegen, und klicken Sie dann auf Merge-Feld einfügen Symbol.

Sie sollten so etwas bekommen:

Wählen Land oder Region, dann klicken Sie auf die Einfügen Taste.

Klicken Sie auf das Symbol Vorschau der Ergebnisse Symbol erneut, um zu sehen, wie es aussieht. Hier ist mein Beispiel unten:

Jetzt, da der Serienbrief richtig eingerichtet ist, können Sie fortgeschrittenere Dinge wie das Einrichten von Regeln durchführen. Mithilfe von Regeln können Sie Text für bestimmte Empfänger anzeigen und für andere ausblenden. Klicken Sie auf, um zu beginnen Regeln Taste.

Sie sehen ein Dropdown-Menü mit verschiedenen Optionen wie Fragen, Ausfüllen usw..

Für unser Beispiel wählen wir Wenn… Dann… Else, Das bringt uns zum folgenden Dialog:

Ändere das Feldname: bis Land oder Region, und Typ Vereinigte Staaten von Amerika in die Vergleichen mit: Feld. Als nächstes fügen Sie den Feldern, in denen darauf hingewiesen wird, etwas Text hinzu Diesen Text einfügen und Ansonsten füge diesen Text ein.

Wenn der Empfänger in den USA lebt, erhält er den Text Fröhliche Weihnachten in ihren Brief eingefügt, während alle anderen die Nachricht erhalten Die Grüße der Jahreszeit.

So wird es aussehen, wenn Sie auf klicken OK und dann die Vorschau der Ergebnisse Taste.

Als nächstes beachten Sie die Vorschau der Ergebnisse Sektion:

Hier können Sie auf die Pfeilschaltflächen klicken (wenn Vorschau der Ergebnisse ist links neben der Zahl eingeschaltet, um durch alle zu sendenden Buchstaben zu blättern. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass alle Ihre Briefe richtig aussehen, bevor Sie sie drucken oder per E-Mail versenden.

Hinweis: Die Menüauswahl "Übereinstimmungsfelder" unter "Regeln" dient zum Übereinstimmen von Feldnamen in einer Datenbank mit den Headernamen in Ihrer Empfängerliste.

Um auch besser zu sehen, wo Sie Felder in Ihr Dokument eingefügt haben, verwenden Sie die Markieren Felder zusammenführen Taste.

Es ist ein Umschalter, den Sie nach Belieben ein- und ausschalten können. Wenn Sie mit Ihrem Brief zufrieden sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen und zusammenführen Symbol:

Sie sollten dieses Dropdown-Menü mit drei Optionen erhalten.

Wählen Einzelne Dokumente bearbeiten Word soll alle Ihre Briefe zu einem großen Dokument zusammenführen, das Sie vor dem Drucken oder Versenden als E-Mail anzeigen können.

Wie Sie sehen, ist das Erstellen von Serienbriefen mit Word nicht mehr die alte Aufgabe, und Sie können Dokumente schnell und einfach erstellen und senden. Wenn Sie Fragen haben, können Sie dies gerne kommentieren. Genießen!