So geben Sie Notizbücher in Microsoft OneNote 2016 frei

Microsoft OneNote 2016 ist ein hervorragendes kostenloses Tool zum Erstellen von Notizen, nicht nur für Sie selbst, sondern auch, wenn Sie bei Notizen und Projekten mit anderen, z. B. Kollegen oder Familienmitgliedern, zusammenarbeiten möchten. Wir zeigen Ihnen einige Möglichkeiten, wie Sie Ihre OneNote-Notizbücher freigeben können.

Um Ihre Notizen und Notizbücher in OneNote 2016 mit anderen zu teilen, stellen Sie sicher, dass Ihr Notizbuch online mit Ihrem OneDrive-Konto synchronisiert ist, damit andere darauf zugreifen können. Dadurch wird es mit dem Internet synchronisiert, aber anderen Benutzern nicht automatisch zur Verfügung gestellt. Dazu müssen Sie es manuell für andere Benutzer freigeben, damit sie es anzeigen können und wenn Sie möchten, können Sie es bearbeiten.

Um auf die verschiedenen Tools zum Teilen von Notizen und Notizbüchern in OneNote 2016 zuzugreifen, klicken Sie auf die Registerkarte „Datei“.

Klicken Sie im Backstage-Bildschirm in der Liste der Elemente auf der linken Seite auf „Freigeben“.

So teilen Sie ein Notebook per E-Mail mit jemandem

Sie können andere Personen dazu einladen, Ihr Notizbuch anzuzeigen oder zu bearbeiten, indem Sie ihnen eine E-Mail senden, indem Sie die Option Für Personen freigeben auf dem Bildschirm "Notizbuch freigeben" auswählen. Nur Personen, die Sie ausdrücklich einladen, können auf Ihr Notebook zugreifen. Die Option "Für Personen freigeben" ist die Standardeinstellung. Sie wird daher automatisch auf dem Bildschirm "Notebook freigeben" ausgewählt.

Geben Sie im Feld "Namen oder E-Mail-Adressen eingeben" einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein. Wenn Sie einen Namen eingeben, der sich in Ihrem Outlook-Adressbuch befindet, werden Sie zur Eingabe von Kontakten aufgefordert, die mit dem Namen oder der E-Mail-Adresse übereinstimmen, die Sie eingegeben haben. Auf diese Weise können Sie die gewünschte Person einfach auswählen. Sie können auch auf die Schaltfläche „Adressbuch nach Kontakten suchen“ rechts neben dem Feld Typnamen oder E-Mail-Adressen klicken. Wenn Sie Ihr Notizbuch für mehrere Personen freigeben möchten, setzen Sie zwischen jeder E-Mail-Adresse ein Semikolon.

Wenn Sie ein Notizbuch für andere Benutzer freigeben, können Sie entweder das Notizbuch anzeigen lassen oder das Notizbuch bearbeiten. Um festzulegen, ob das Notizbuch bearbeitet werden kann, wählen Sie in der Dropdown-Liste rechts neben dem Feld Typnamen oder E-Mail-Adressen die Option „Kann bearbeiten“ oder „Kann angezeigt werden“.

Wenn Sie eine Nachricht für die E-Mail-Empfänger einfügen möchten, geben Sie im Feld unter der E-Mail-Adresse eine Notiz ein.

Klicken Sie auf "Freigeben", um einen Link an die Personen zu senden, für die Sie das Notizbuch freigeben möchten.

Die Person, mit der Sie das Notizbuch geteilt haben, wird der Liste Freigegeben für am unteren Bildschirmrand hinzugefügt.

Wenn Sie den Zugriff für jemanden, für den Sie ein Notizbuch freigegeben haben, widerrufen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Person in der Liste Freigegeben für, und wählen Sie im Popup-Menü die Option „Benutzer entfernen“ aus. Sie können auch die Berechtigung für diese Person in diesem Menü ändern.

Die Personen, an die Sie Einladungen gesendet haben, erhalten eine E-Mail mit der Schaltfläche "In OneDrive anzeigen".

Wenn Sie in der E-Mail-Nachricht auf die Schaltfläche In OneDrive anzeigen klicken, wird das Notizbuch in OneNote Online geöffnet. Dort können Sie es anzeigen und bearbeiten, je nachdem, welche Berechtigung Sie dafür festgelegt haben.

Wenn Sie zulassen, dass die Personen, für die Sie Ihr Notizbuch freigegeben haben, dieses bearbeiten können, steht in OneNote Online die Schaltfläche „In Browser bearbeiten“ zur Verfügung.

So teilen Sie ein Notizbuch mit einem Link

Das Freigeben eines OneNote-Notizbuchs über einen Link ähnelt dem Freigeben für Personen per E-Mail. Der Hauptunterschied besteht darin, dass Sie, wenn Sie ein Notizbuch per E-Mail mit anderen Personen teilen und dann den Zugriff auf das Notizbuch widerrufen möchten, jeden Benutzer separat entfernen müssen, wie im vorherigen Abschnitt beschrieben. Wenn Sie ein Notizbuch über einen Link freigeben, können Sie den Zugriff auf alle Personen, die Sie das Notizbuch freigegeben haben, mit einem Klick widerrufen.

Um einen Freigabe-Link zu erhalten, rufen Sie den Bildschirm "Notebook freigeben" auf, wie zu Beginn des Artikels beschrieben. Klicken Sie unter Share auf "Get a Share Link".

Klicken Sie auf "Link erstellen" rechts neben "Link anzeigen", um einen Freigabe-Link zu erhalten, mit dem Benutzer das Notizbuch anzeigen, jedoch nicht bearbeiten können..

Ein Link wird in einem Feld unter View Link angezeigt. Wählen Sie den Linktext aus und drücken Sie auf Ihrer Tastatur Strg + C, um ihn zu kopieren.

Sie können den Link per E-Mail an die Personen senden, mit denen Sie das Notizbuch teilen möchten. Sie können den Link auch über soziale Medien, Instant Messaging-Software, Collaboration-Software, das Posten des Links auf einer Website oder andere für Sie geeignete Methoden für andere Personen freigeben.

Wenn Sie auf den Link in der E-Mail-Nachricht klicken, wird das Notizbuch in OneNote Online geöffnet, genau wie bei der Verwendung der Option „Mit Personen teilen“ im vorherigen Abschnitt. Beachten Sie, dass sich das Notizbuch nicht mit einer Ansichtsverknüpfung teilen lässt und es keine Schaltfläche im Browser bearbeiten gibt. Das Notizbuch kann nicht bearbeitet werden.

Wenn Sie an einem Notizbuch mit einer Person zusammenarbeiten möchten und diese Änderungen am Notizbuch vornehmen lassen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche "Verknüpfung erstellen" rechts neben "Verknüpfung bearbeiten"..

Genau wie beim View Link erhalten Sie einen Link, den Sie kopieren und an jemanden senden können.

Um den Zugriff auf das Notizbuch zu widerrufen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Link deaktivieren" neben dem Typ des Links, den Sie nicht mehr freigeben möchten. Jeder, der über diesen Link verfügt, kann nicht auf das Notebook zugreifen.

So geben Sie ein Notizbuch im PDF-Format frei

In beiden Fällen erhalten die Personen, denen Sie das Notebook zur Verfügung stellen, Zugriff auf das gesamte Notebook. Vielleicht möchten Sie nur einen bestimmten Abschnitt oder nur einige Notizen im Notizbuch freigeben. Sie können eine PDF-Datei mit Notizen, Abschnitten oder dem gesamten Notizbuch erstellen und diese Datei an alle Benutzer senden, für die Sie das Notizbuch freigeben möchten. Klicken Sie auf diesen Link, um Anweisungen zum Exportieren einer Notiz in das PDF-Format zu erhalten.

So teilen Sie ein Notizbuch mit einem Meeting

In Meetings müssen Sie sich nicht mehr selbst Notizen machen. Sie können ein OneNote-Notizbuch mit den anderen Teilnehmern teilen und sich Notizen machen lassen. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass Sie keine wichtigen Maßnahmen oder wichtige Entscheidungen während des Meetings verpassen.

Wenn Sie an einer Online-Besprechung in Skype oder Lync teilnehmen, die mit Outlook geplant wurde, können Sie ein Notizbuch für die anderen Besprechungsteilnehmer freigeben, indem Sie die Option Mit Besprechung freigeben auf dem Bildschirm Notiz freigeben verwenden. Wenn Sie auf die Schaltfläche „Share with Meeting“ klicken und das Meeting auswählen, an dem Sie teilnehmen, wird ein Link zum Notizbuch an alle Meeting-Teilnehmer gesendet. Sie können auf das Notebook zugreifen und jeder kann das Notebook gleichzeitig hinzufügen.

Sie können auch eine der in den vorherigen Abschnitten beschriebenen Methoden verwenden, um ein OneNote-Notizbuch für andere Personen in einer Besprechung freizugeben.

So verschieben Sie ein freigegebenes Notizbuch

Wenn Sie ein Notebook gemeinsam genutzt haben und das Notebook jetzt an einen anderen Speicherort verschieben müssen, können Sie das Notebook verschieben. Dies ist jedoch nicht so einfach wie das Auswählen eines neuen Speicherorts. Sie müssen alle benachrichtigen, mit denen Sie das Notizbuch geteilt haben, und diesen Vorgang ausführen, um das Notizbuch an einen anderen Ort zu verschieben.

OneNote ist ein großartiges Programm, um Informationen zu sammeln, Brainstorming durchzuführen, Notizen mit Freunden oder Kollegen zu teilen und auf fast jedem Gerät auf Ihre Notizen und Dokumente zuzugreifen. Wenn Sie Evernote bereits verwendet haben und aufgrund des begrenzten kostenlosen Plans oder der teureren bezahlten Pläne zu OneNote wechseln möchten, bietet Microsoft jetzt ein kostenloses Tool für die einfache Migration von Evernote zu OneNote.