So richten Sie eine Abwesenheitsantwort in Outlook für Windows ein

Wenn Sie wissen, dass Sie für einige Tage nicht im Büro sein werden, können Sie den Abwesenheitsassistenten so einrichten, dass er automatisch antwortet, sodass die Benutzer wissen, dass Sie Ihren Urlaub genießen, während sie bei der Arbeit festsitzen.

Um eine Abwesenheitsantwort in Outlook zu erstellen, erstellen wir eine E-Mail-Vorlage mit der Nachricht, die wir verwenden möchten, und dann eine Regel, die eine Antwort mit dieser Nachricht an alle E-Mails sendet, die wir während eines bestimmten Datumsbereichs erhalten.

HINWEIS: Outlook muss geöffnet sein, damit die Regel ausgeführt und Ihre Abwesenheitsantwort gesendet werden kann. Stellen Sie daher sicher, dass Ihr Computer eingeschaltet ist und Outlook ausgeführt wird, wenn Sie nicht im Büro sind.

Schritt 1: Erstellen Sie eine Nachrichtenvorlage

Um eine Nachrichtenvorlage in Outlook zu erstellen, stellen Sie sicher, dass die Registerkarte "Startseite" aktiviert ist, und klicken Sie im Abschnitt "Neu" auf die Schaltfläche "Neue E-Mail".

Geben Sie die Nachricht, die Sie als automatische Antwort senden möchten, in das Nachrichtenfeld ein. Geben Sie keine E-Mail-Adresse oder einen Betreff ein. Klicken Sie dann auf die Registerkarte "Datei".

Klicken Sie in der Liste der Optionen auf der linken Seite des Backstage-Bildschirms auf "Speichern unter".

Wählen Sie im Dialogfeld "Speichern unter" die Option "Outlook-Vorlage (* .oft)" aus der Dropdown-Liste "Dateityp" aus.

Sie gelangen in den Ordner der Benutzervorlagen. Geben Sie im Feld "Dateiname" einen Namen für die Vorlage ein, und behalten Sie die Erweiterung ".oft". Klicken Sie anschließend auf "Speichern"..

Wenn Sie Ihre Abwesenheitsantwort-E-Mail-Vorlage auf einen anderen PC kopieren oder sichern möchten, lautet der vollständige Pfad zum Ordner für Benutzervorlagen C: \ Benutzer \\ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates . Ersetzen mit Ihrem Windows-Benutzernamen.

Schließen Sie das Nachrichtenfenster, indem Sie auf die Schaltfläche „X“ in der oberen rechten Ecke klicken.

In einem Dialogfeld werden Sie gefragt, ob Sie einen Entwurf der Nachricht speichern möchten. Sie müssen dies nicht tun, weil Sie es als Vorlage gespeichert haben. Sie können dies jedoch tun, wenn Sie möchten. Klicken Sie auf "Ja", wenn Sie den Entwurf speichern möchten, oder auf "Nein", wenn Sie dies nicht möchten.

Schritt 2: Erstellen Sie eine Regel, um automatisch auf neue E-Mail-Nachrichten zu antworten

Jetzt, da wir unsere Antwort-E-Mail-Vorlage für Abwesenheitsnotizen haben, erstellen wir eine Regel, um diese Vorlage zu verwenden, um auf alle Nachrichten zu antworten, die innerhalb eines bestimmten Datumsbereichs eingehen. Stellen Sie sicher, dass die Registerkarte "Home" aktiv ist.

Klicken Sie im Bereich "Verschieben" auf die Schaltfläche "Regeln" und wählen Sie "Regeln und Benachrichtigungen verwalten" aus der Dropdown-Liste aus.

Sie können auch auf die Registerkarte "Datei" klicken, um auf den Backstage-Bildschirm zuzugreifen. Vergewissern Sie sich, dass der Bildschirm „Info“ aktiv ist (klicken Sie ggf. auf „Info“ links) und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Rules & Alerts verwalten“.

Stellen Sie sicher, dass im Dialogfeld "Regeln und Benachrichtigungen" die E-Mail-Adresse, auf die Sie diese Regel anwenden möchten, in der Dropdown-Liste "Änderungen in diesem Ordner übernehmen" ausgewählt ist. Wenn Sie möchten, dass diese Regel auf alle Ihre Konten in Outlook angewendet wird, zeigen wir Ihnen später in diesem Artikel, wie das geht. Klicken Sie auf die Registerkarte "E-Mail-Regeln", falls diese noch nicht aktiv ist, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Neue Regel".

Klicken Sie im ersten Bildschirm des Dialogfelds des Regel-Assistenten im Abschnitt "Von einer leeren Regel starten" auf "Regel auf empfangene Nachrichten anwenden". Die Option wird im Feld "Schritt 2: Bearbeiten der Regelbeschreibung (klicken Sie auf einen unterstrichenen Wert)" hinzugefügt. Für diesen Teil der Regel gibt es nichts zu bearbeiten. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Weiter", um fortzufahren.

Im zweiten Bildschirm des Dialogfelds Regelassistent können Sie die Bedingungen auswählen, die beim Empfang von E-Mails überprüft werden sollen. Um Ihre Abwesenheitsantwort innerhalb eines bestimmten Datumsbereichs zu senden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "In einem bestimmten Zeitraum erhalten" im Feld "Schritt 1: Bedingungen auswählen". Die Bedingung wird wie zuvor im Feld "Schritt 2: Bearbeiten der Regelbeschreibung (klicken Sie auf einen unterstrichenen Wert)" hinzugefügt. Diesmal ist jedoch ein Teil der Beschreibung zu bearbeiten. Um einen Datumsbereich hinzuzufügen, klicken Sie im Feld Schritt 2 auf den Link "In einem bestimmten Datumsbereich".

Aktivieren Sie im Dialogfeld "Datum erhalten" das Kontrollkästchen "Nach", klicken Sie auf die Dropdown-Liste und klicken Sie auf das Datum, nach dem die automatische Abwesenheitsantwort gesendet werden soll. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass Ihre Abwesenheitsantwort am 8. Februar gesendet wird, wählen Sie für das Datum nach dem 7. Februar aus.

Aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen "Vorher" und wählen Sie ein Datum aus der Dropdown-Liste Datum rechts neben dem Kontrollkästchen "Vorher" aus. Das Datum, das Sie auswählen, sollte der Tag sein, an dem die Abwesenheitsantwort nicht mehr gesendet werden soll. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass der 15. Februar der letzte Tag ist, an dem Ihre Abwesenheitsantwort gesendet wird, wählen Sie den 16. Februar als Vorher-Datum aus.

Die ausgewählten Daten werden der Bedingung im Feld Schritt 2 hinzugefügt. Klicken Sie im Dialogfeld des Regelassistenten auf die Schaltfläche "Weiter", um fortzufahren.

Auf dem dritten Bildschirm des Dialogfelds Regelassistent legen Sie fest, was Sie mit eingehenden E-Mails im Zeitraum tun möchten. Wir möchten auf alle E-Mails mit der Vorlage antworten, die wir im ersten Abschnitt erstellt haben. Daher aktivieren wir das Kontrollkästchen "Antwort mit einer bestimmten Vorlage" im Feld "Schritt 1: Aktion (en) auswählen". Um die Vorlage auszuwählen, die wir erstellt haben, klicken Sie auf den Link "Eine bestimmte Vorlage" im Feld "Schritt 2: Bearbeiten der Regelbeschreibung (klicken Sie auf einen unterstrichenen Wert)".

Wählen Sie im Dialogfeld Antwortvorlage auswählen aus der Dropdown-Liste "Suchen in" die Option "Benutzervorlagen im Dateisystem" aus.

Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie erstellt haben (in unserem Fall die Vorlage "Abwesenheitsantwort"), und klicken Sie auf die Schaltfläche "Öffnen".

Der vollständige Pfad zur ausgewählten Vorlage wird der ausgewählten Aktion hinzugefügt. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Weiter", um fortzufahren.

Auf dem Bildschirm des vierten Regelassistenten können Sie alle Ausnahmen auswählen, die Sie auf die Regel anwenden möchten, z. B. wenn Sie bestimmte Personen oder Gruppen ausschließen möchten („außer bei Personen oder öffentlichen Gruppen“). Wir werden der Regel keine Ausnahmen hinzufügen. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Weiter", um fortzufahren.

Geben Sie im Feld "Schritt 1: Geben Sie einen Namen für diese Regel ein" einen Namen für die Regel ein. Das Kontrollkästchen "Diese Regel aktivieren" ist standardmäßig aktiviert, sodass die Regel automatisch aktiviert wird. Mach dir keine Sorgen. Es wird erst nach dem angegebenen After-Datum ausgeführt.

Wir möchten die Regel nicht für Nachrichten ausführen, die sich bereits in unserem Posteingang befinden. Lassen Sie das Kontrollkästchen "Diese Regel jetzt für bereits im Posteingang bereits vorhandene Nachrichten ausführen" nicht aktiviert. Wenn Sie diese Regel für alle Ihre E-Mail-Konten in Outlook ausführen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Diese Regel für alle Konten erstellen". Klicken Sie auf die Schaltfläche "Fertig stellen".

Die Regel wird der Liste hinzugefügt. Klicken Sie auf "OK", um das Dialogfeld "Regeln und Benachrichtigungen" zu schließen.

Wenn Ihnen jetzt jemand eine E-Mail zu dem von Ihnen angegebenen Datum sendet, erhält er automatisch die Nachricht in der von Ihnen erstellten E-Mail-Vorlage.

Obwohl der Absender eine automatische Antwort erhält, dass Sie nicht im Büro sind, erhalten Sie trotzdem eine E-Mail mit dem Symbol, dass eine automatische Antwort gesendet wurde. Sie können sich jedoch berechtigt fühlen, es zu ignorieren, bis Sie zurückkommen.

Sobald der Datumsbereich der Regel abgelaufen ist, gilt die Regel nicht für eingehende E-Mails. Sie können die Regel jedoch immer noch deaktivieren. Öffnen Sie dazu erneut das Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen, wie zuvor beschrieben, und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben der Regel in der Liste. Klicken Sie auf "OK", um das Dialogfeld zu schließen.

Wenn Sie diese Regel verwenden, um eine automatisierte Abwesenheitsantwort zu senden, wird die Antwort einmal während einer einzelnen Outlook-Sitzung an jeden Absender gesendet. Eine Sitzung ist, wenn Sie Outlook öffnen, bis Sie die Anwendung beenden. Dadurch wird verhindert, dass doppelte Antworten an denselben Absender gesendet werden, der Ihnen mehrere Nachrichten sendet. Outlook verfolgt, wer in jeder Sitzung eine automatisierte Antwort erhalten hat. Diese Liste wird jedoch zurückgesetzt, wenn Sie Outlook beenden. Lassen Sie also Outlook geöffnet (nicht beenden und erneut öffnen), damit die Regel ausgeführt wird und die automatische Abwesenheitsantwort an alle Personen gesendet wird, die Sie per E-Mail benachrichtigen. Die Absender erhalten also nicht mehrere Abwesenheitsantworten.