Verwalten der AutoArchivierung in Outlook 2010
Wenn Sie Outlook 2010 sauber halten und schneller ausführen möchten, können Sie die AutoArchivierungsfunktion einrichten. Heute zeigen wir Ihnen, wie Sie die Funktion in Outlook 2010 konfigurieren und verwalten.
Mit der AutoArchivierung können Sie den Speicherplatz in Ihrer Mailbox oder auf dem E-Mail-Server verwalten, indem Sie ältere Objekte an einen anderen Speicherort auf Ihrer Festplatte verschieben.
Aktivieren und Konfigurieren der automatischen Archivierung
In Outlook 2010 ist Auto Archive nicht standardmäßig aktiviert. Um es zu aktivieren, klicken Sie auf die Registerkarte Datei, um auf die Backstage-Ansicht zuzugreifen, und klicken Sie dann auf Optionen.
Das Fenster Outlook-Optionen wird geöffnet. Klicken Sie anschließend auf Erweitert und dann auf die Schaltfläche Einstellungen für AutoArchivierung.
Das AutoArchivierungsfenster wird geöffnet und Sie werden feststellen, dass alles ausgegraut ist. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Führen Sie die AutoArchivierung jedes Mal aus…
Hinweis: Wenn Sie die Option Alte Elemente dauerhaft löschen auswählen, werden E-Mails nicht archiviert.
Jetzt können Sie die Einstellungen für die Verwaltung der AutoArchivierungsfunktion auswählen. Legen Sie fest, wie oft das Objekt ausgeführt werden soll, und fragen Sie, bevor das Feature ausgeführt wird, wohin die Elemente verschoben werden sollen, und welche anderen Aktionen Sie während des Vorgangs ausführen möchten. Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf OK.
Einzelne Ordner manuell konfigurieren
Um mehr Kontrolle über die einzelnen archivierten Ordner zu erhalten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und klicken Sie auf Eigenschaften.
Klicken Sie auf die Registerkarte AutoArchivierung und wählen Sie die Einstellungen aus, die Sie für diesen Ordner ändern möchten. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise einen bestimmten Ordner nicht archivieren oder archivierte Daten in einen bestimmten Ordner verschieben.
Wenn Sie ein Element manuell archivieren und sichern möchten, klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Bereinigungstools und anschließend auf Archivieren.
Klicken Sie auf das Optionsfeld neben Archivieren Sie diesen Ordner und alle Unterordner. Wählen Sie den Ordner aus, den Sie archivieren möchten. In diesem Beispiel möchten wir diesen Ordner an einem bestimmten Ort archivieren.
Die PST-Dateien werden in Ihrem Dokumentenordner gespeichert. Wenn Sie später darauf zugreifen müssen, können Sie dies tun.
Nachdem Sie die AutoArchivierung eingerichtet haben, können Sie Elemente in den archivierten Dateien finden. Erweitern Sie im Navigationsbereich den Ordner Archive in der Liste. Sie können dann Ihre Nachrichten anzeigen und darauf zugreifen.
Sie können auch auf sie zugreifen, indem Sie auf die Registerkarte Datei \ Öffnen klicken und dann Outlook-Datendatei öffnen.
Dann können Sie zu der archivierten Datei navigieren, die Sie öffnen möchten.
Die Archivierung alter E-Mails ist ein guter Weg, um ein sauberes Postfach zu erhalten, Ihre Outlook-Erfahrung zu beschleunigen und Platz auf dem E-Mail-Server zu sparen. Die andere schöne Sache ist, dass Sie Ihre E-Mail-Archive und bestimmte Ordner entsprechend Ihren E-Mail-Anforderungen konfigurieren können.
