So verwalten Sie Anlagen in Outlook 2013

Es gibt eine Zeit, nach Jobsuche oder zum Teilen von Fotos mit älteren Familienmitgliedern, wo Sie möglicherweise Zeug auf altmodische Weise versenden müssen - als E-Mail-Anhang. Wenn Sie bei der Arbeit E-Mails senden, kann dies zu Ihrem E-Mail-Repertoire gehören.

Die Sache mit Anhängen ist, dass es eine Art ungeschriebener Code in Bezug auf das Senden von Anhängen gibt. Während Sie beispielsweise eine große Datei in einer E-Mail versenden können (dies hängt davon ab, wie viel der Dienst oder ISP, den Sie verwenden, erlaubt), ist dies jedoch nicht unbedingt effizient. In ähnlicher Weise wird das Senden mehrerer Dateien normalerweise besser in einer Containerdatei ausgeführt.

Abhängig von der Art der Datei kann es natürlich sein Ziel nicht erreichen. Dateien wie solche, die auf .EXE, .BAT und andere ausführbare Typen enden, werden oft (normalerweise) blockiert oder entfernt, da sie mit Malware in Verbindung stehen. Wenn Sie eine Datei wie diese senden möchten, müssen Sie sie wahrscheinlich in ein ZIP-Archiv einfügen.

Das Erstellen einer E-Mail und das Verwalten von Kontakten in Outlook ist ziemlich einfach. Das Hinzufügen und Bearbeiten von Anhängen sollte inzwischen selbstverständlich sein, doch viele Benutzer werden möglicherweise nicht wissen, dass sie dies möglicherweise besser machen.

Anlage hinzufügen

Um einen Anhang hinzuzufügen, können Sie eine oder mehrere Dateien in eine leere E-Mail-Nachricht ziehen. Diese wird als Anhang eingefügt. Oder klicken Sie in der Multifunktionsleiste im Abschnitt Einschließen auf die Schaltfläche "Datei anhängen".

Sie müssen zu dem Speicherort wechseln, an dem sich die Datei befindet, die Sie anhängen möchten, und dann die Datei (en) auswählen, die Sie in Ihre Nachricht einfügen möchten. Klicken Sie anschließend auf "Einfügen". Alternativ können Sie auch auf den kleinen Pfeil klicken und "Einfügen als" wählen Text “und Ihr Anhang wird inline eingefügt, dh er erscheint in Ihrer Nachricht und nicht als separate Datei.

Nach dem Anhängen können Sie es im Feld Angehängte Felder unter der Betreffzeile sehen.

Angenommen, Sie haben Ihren Anhang angehängt, und Sie erkennen, dass es der falsche ist. Kein Problem, Sie können einfach den Anhang auswählen, indem Sie auf der Tastatur auf die Schaltfläche "Löschen" klicken, oder Sie können mit der rechten Maustaste klicken und "Entfernen" auswählen.

Sie können jedoch nicht nur Dateien an eine Nachricht anhängen, sondern auch Elemente und Signaturen.

Anderes anbringen

Zu den Elementen können Visitenkarten (.VCF-Dateien, die zuvor beschrieben wurden), Kalender und Outlook-Elemente gehören. Dies können Notizen, Aufgaben, Kontakte und andere Elemente sein, die Sie in Outlook öffnen.

Kalender sind eine andere Sache, die Sie möglicherweise gelegentlich mitteilen möchten. Wenn Sie auf die Schaltfläche "Element anhängen" klicken, werden Sie feststellen, dass es einfach ist, dies zu tun. Das Teilen Ihres Kalenders bedeutet nicht, dass Sie jeden einzelnen Tag an jedem Tag freigeben müssen. Sie möchten vielleicht nur ein paar Tage oder eine Woche teilen, z. B. für einen Firmenausflug oder einen Familienurlaubsplan.

Wenn Sie einen Kalender freigeben, haben Sie die Möglichkeit, den tatsächlichen Kalender, den Datumsbereich, Details und andere erweiterte Optionen auszuwählen.

Wenn Sie auf "OK" klicken, sehen Sie, dass der Kalender an die E-Mail-Nachricht angehängt wird, sodass er geöffnet und angezeigt werden kann. Er wird jedoch auch in die eigentliche Nachricht eingefügt, sodass die Empfänger sie auf einen Blick bequem anzeigen können.

Outlook-Elemente sind im Grunde alles, was Sie in Outlook erstellen können, das dann an andere Outlook-Benutzer angehängt und gesendet werden kann. Im folgenden Screenshot sehen Sie, wie das funktioniert. Sie wählen die Quelle aus und wählen dann den oder die Artikel (Sie können mehrere auswählen), die Sie anhängen möchten.

Beachten Sie, dass Sie entscheiden können, ob der Artikel als physischer Anhang oder als Inline nur als Text empfangen werden soll. Dies ist das gleiche wie zuvor, wo Sie "Als Text einfügen" verwenden können und als Teil der physischen Nachricht angezeigt werden.

Visitenkarten sind vielleicht eines der Dinge, die Sie verwenden oder benötigen, aber es ist eine sehr bequeme Möglichkeit, Ihre unmittelbaren Details in einem einfachen, praktischen Paket zu teilen. Wenn Sie die Visitenkarte (oder die einer anderen Person) freigeben möchten, wählen Sie sie einfach aus dem Menü Element anhängen aus, und Ihre Kontakte werden angezeigt

Wählen Sie die Karte (n) aus, die Sie anhängen möchten, und klicken Sie auf "OK". Die Karten werden als Text angezeigt und als .VCF-Datei angehängt. Das heißt, sie können in jedes Adressbuch importiert werden, das solche Dateien unterstützt.

Das Teilen von Kontakten als Visitenkarten ist eine sehr schnelle und bequeme Möglichkeit, Kontaktinformationen an Dritte weiterzugeben oder Kontaktinformationen von anderen Personen zu importieren, ohne sie manuell in Ihr Adressbuch eingeben zu müssen.

Umgang mit Anhängen

Natürlich gibt es bei E-Mails immer die Möglichkeit zu empfangen und zu geben. Was tun Sie also, wenn eine Nachricht mit Anhängen in Ihrem Posteingang ankommt? Normalerweise ist es ziemlich unkompliziert, wie im folgenden Bild dargestellt. Sie sehen, dass unsere Testnachricht mit einem angehängten Bild angekommen ist.

Wenn wir einfach auf den Anhang klicken, werden die Optionen in den Ribbon-Aufrufwerkzeugen angezeigt. Von hier aus können Sie darauf reagieren. Wenn Sie mehrere Dateien erhalten, können Sie alle Ihre Anhänge auf einmal speichern. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob es ratsam ist, den Anhang überhaupt zu öffnen, können Sie ihn entfernen, obwohl es wahrscheinlich klüger ist, die Nachricht einfach zu löschen du hast zweifel.

Sie können auch mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Anhang in einer Nachricht klicken, und Sie können das resultierende Dropdown-Menü verwenden, um die gleichen Aktionen auszuführen wie auf der Multifunktionsleiste.

Bei der Handhabung von Anhängen gibt es zahlreiche Hinweise. Anlagen können gefährlich sein, da jeder, der in den letzten zwanzig Jahren E-Mails verwendet hat, dies bestätigen kann. Fazit: Öffnen Sie nichts, das nicht von jemandem stammt, dem Sie nicht vertrauen oder dem Sie nicht vertrauen.

Umgang mit mehreren Dateien oder großen Dateien als Anhänge

Wir haben ein bisschen darüber gesprochen, wie mit einem oder einigen Anhängen umgegangen werden soll. Was aber, wenn Sie Dutzende oder sogar Hunderte von Dateien anhängen möchten? Oder, wenn Sie eine große Datei anhängen möchten?

Das Senden großer Anhänge ist eine Art uncool, besonders wenn jemand dabei eine Menge E-Mails erhält. Das Problem beim Senden großer Dateien über E-Mail ist nicht so sehr, ob Ihr Mail-Server Anhänge über eine bestimmte Größe zulässt. In den meisten Fällen senden Sie wahrscheinlich keine Dateien, die viel größer als ein oder zwei Megabyte sind, oder sollten Sie zumindest nicht.

Trotzdem wird es Zeiten geben, in denen Sie etwas schicken müssen, das etwas unhandlich ist. Wenn Sie einen Webmail-Dienst wie Yahoo, Gmail oder Microsoft verwenden, gelten für diese Größenlimits (25 MB, 25 MB, 20 MB), genau wie Ihr ISP, z. Comcast, Time Warner, AT & T usw. werden ebenfalls verwendet (normalerweise etwa 10 MB)..

In den meisten Fällen, in denen Dateien übermäßig groß oder zu zahlreich sind, verzichten wir auf die Verwendung eines Cloud-Dienstes, der reichlich ist und genügend freien Speicherplatz bietet, um die überwiegende Mehrheit der Dateien zu senden. In den meisten Fällen ist das Hochladen Ihrer Dateien auf ein Cloud-Laufwerk und das anschließende Freigeben schneller und zuverlässiger als das Versenden von E-Mails. Wir haben eine praktische Anleitung, die genau erklärt, wie Sie große Dateien per E-Mail versenden können, falls Sie mehr erfahren möchten.

Wenn Sie mehrere Dateien senden möchten, sollten Sie kein Problem haben, vorausgesetzt, es gibt ein paar. Sobald Sie jedoch Dutzende von Bildern oder Dokumenten anhängen, kann dies etwas unangenehm werden. Erwägen Sie erneut, einen Cloud-Dienst zu verwenden. Unabhängig davon empfehlen wir Ihnen, mehrere Dateien definitiv zu komprimieren, bevor Sie sie versenden. Windows bietet native Unterstützung für ZIP-Dateien, sodass Sie sich keine Sorgen machen müssen, dass der Empfänger sie nicht öffnen kann.

In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über gezippte Dateien wissen müssen.

Dies scheint ein ziemlich guter Ort zu sein, um unsere Diskussion über Anhänge zu beenden. Sie sind kein kompliziertes Thema. Unabhängig davon, ob Sie Outlook oder Google Mail oder eine andere E-Mail-Adresse verwenden, erfordert das Senden von Dateien möglicherweise einige zusätzliche Schritte, wenn Sie sie nur anhängen.

Bis jetzt haben wir uns mit den grundlegendsten Aspekten der E-Mail-Funktionen von Outlook befasst - Kontakte, Adressierung, Zusammenstellung -, die alles ziemlich einfache Dinge sind. Mit Anhängen haben Sie jetzt ein ziemlich umfassendes Wissen über die einfachen Dinge.

Nun ist es an der Zeit, unser Spiel zu verbessern. Wenn Sie Outlook verwenden und E-Mails sammeln, müssen Sie lernen, wie Sie es mithilfe von Tools wie Quick Steps und Regeln verwalten können, über die wir in einer kommenden Funktion sprechen werden. In der Zwischenzeit und wie immer empfehlen wir Ihnen, uns Ihr Feedback in unserem Diskussionsforum zu geben.