So finden und ersetzen Sie die Formatierung in Microsoft Word
Die Such- und Ersetzungsfunktion von Microsoft Word dient nicht nur zum Ersetzen von Text. Sie können auch Suchen und Ersetzen verwenden, um bestimmte Formatierungstypen im gesamten Dokument zu finden und diese sogar durch etwas anderes zu ersetzen.
Wenn das Formatieren gesucht und ersetzt wird?
Es gibt viele Möglichkeiten, Suchen und Ersetzen für die Formatierung zu verwenden. Sie sollten jedoch die Verwendung von Suchen und Ersetzen in Betracht ziehen, anstatt manuelle Formatierungsänderungen anzuwenden oder andere Optionen wie den Format-Painter zu verwenden?
In manchen Fällen ist es sinnvoll, Formatierungsänderungen manuell vorzunehmen. Wenn Sie beispielsweise die Farbe des gesamten Textes ändern oder alle fetten Textinhalte in Ihrem Dokument entfernen müssen, können Sie dies tun, indem Sie alle auswählen (Strg + A) und dann die gewünschte Änderung anwenden. Wenn Sie kontrollieren müssen, was geändert wird und was nicht genauer, sollten Sie Ihr Dokument besser durchgehen und diese Änderungen manuell vornehmen.
Es gibt jedoch Zeiten, in denen Suchen und Ersetzen Zeit sparen können, indem Formatierungsänderungen schneller und einfacher als durch manuelle Formatierung vorgenommen werden. Sie können Suchen und Ersetzen verwenden, um sowohl die Zeichen- als auch die Absatzformatierung zu suchen und zu ändern.
Hier einige Beispiele, wo es nützlich sein könnte:
- Sie haben in Ihrem Dokument eine Art der Zeichenformatierung verwendet und möchten diese in eine andere Formatierung umwandeln. Angenommen, Sie haben Kursivschrift verwendet, um sie hervorzuheben, und jetzt möchten Sie diese Formatierung entfernen.
- Sie haben ein bestimmtes Wort oder eine bestimmte Phrase, auf die Sie die Zeichenformatierung anwenden (oder ändern) möchten. Nehmen Sie beispielsweise an, Sie wiederholen den Ausdruck "Rotkäppchen" in Ihrem gesamten Dokument. Sie haben nun entschieden, dass der Ausdruck eine andere Schriftart und einen roten Text verwenden soll.
- Sie haben eine bestimmte Absatzformatierung (Ausrichtung, Einzug, Abstand usw.) verwendet und möchten dies ändern. Angenommen, Sie stellen bestimmte Absätze so ein, dass sie nach links ausgerichtet sind und über eine bestimmte Einrückung verfügen. Nun möchten Sie diese Einrückung entfernen und diese Absätze zentrieren.
Nun ja, mit einiger Voraussicht hätten Sie Zeichen- und Absatzstile eingerichtet und diese dann im gesamten Dokument rigoros anwenden können. Dadurch könnten einige dieser Dinge leichter zu ändern sein. Wenn sich die Voraussicht jedoch im Nachhinein entwickelt, können Sie mit Suchen und Ersetzen die Arbeit erledigen.
Bereit, es in Aktion zu sehen?
Verwenden von Suchen und Ersetzen zum Ändern der Zeichenformatierung
Wenn Sie Formatierungen suchen und ersetzen möchten, können Sie eine Suche nach bestimmten Formatierungstypen erstellen. Sie können dies auch in Kombination mit der Suche nach Text tun (Sie können sogar ausgefallen und mit Platzhaltern kombiniert werden, um Ihre Suche weiter zu verfeinern.).
Wenn Sie nur mit der Zeichenformatierung arbeiten möchten
Wenn Sie nach Formatierung ohne Begleittext suchen möchten, ist das ganz einfach. Nehmen wir das Beispiel von früher, an dem wir beschlossen haben, kursive Texte zu entfernen. Starten Sie das Dialogfeld Suchen und Ersetzen, indem Sie zu Start> Ersetzen gehen oder Strg + H drücken.
Klicken Sie auf der Registerkarte Ersetzen auf die Einfügemarke im Feld "Suchen nach". Klicken Sie anschließend auf das Dropdown-Menü "Format" und wählen Sie die Option "Schriftart".
Klicken Sie im Fenster "Schrift suchen" auf die Option "Kursiv" (oder auf die Formatierung, nach der Sie suchen möchten) und klicken Sie auf "OK".
Zurück im Fenster "Suchen und Ersetzen" können Sie sehen, dass die Formatierungsauswahl nun unter dem Feld "Suchen nach" angezeigt wird, damit Sie den Überblick behalten, was Sie suchen.
Platzieren Sie nun Ihre Einfügemarke in das Feld "Ersetzen durch", gehen Sie zurück zu Format> Schriftart und wählen Sie diesmal die Option "Normal". Wenn Sie fertig sind, wird die Formatierung unter dem Feld "Ersetzen durch" angezeigt.
Beachten Sie, wie es heißt "Nicht fett" und "Nicht kursiv". Sie können diese Technik nicht verwenden, um von einer Formatierungsart zu einer anderen zu wechseln, nur um Formatierungen hinzuzufügen oder zu entfernen.
Auf jeden Fall können Sie jetzt suchen. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Weitersuchen", damit Word das nächste Vorkommen der gesuchten Elemente auswählen und hervorheben kann. Hier ist es unser nächstes kursives Wort. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Ersetzen", um die Änderung vorzunehmen. Klicken Sie auf "Weitersuchen", um das nächste Vorkommen zu suchen, und wiederholen Sie den Vorgang. Wenn Sie Glück haben, können Sie auch auf die Schaltfläche "Alle ersetzen" klicken, damit Word alles, was Sie finden, ersetzt, ohne dass Sie jedes Mal überprüfen müssen. Wir empfehlen jedoch, das Dokument zu speichern oder eine Kopie davon zu erstellen.
Wenn Sie mit Zeichenformatierung und Text arbeiten möchten
Einfach genug, aber was ist, wenn Sie gleichzeitig mit Formatierung und Text arbeiten möchten? Nehmen wir ein größeres Beispiel.
Angenommen, Sie haben gerade einen Bericht eingegeben und formatiert, und für den Firmennamen „Lorem Incorporated“ haben Sie zur Hervorhebung Fett, Kursiv und Blau verwendet. Ihr Dokument sieht ungefähr so aus:
Ihr Manager überprüft Ihren Bericht und fordert Sie auf, die blaue Farbe, die Fett- und die Kursivschrift zu entfernen. Sie müssen auch „Lorem Incorporated“ in „Lorem Inc.“ ändern. Sie müssen die Änderungen schnell vornehmen und dann den überarbeiteten Bericht so schnell wie möglich per E-Mail an Ihren Vorgesetzten senden. Sie können all dies einfach über Suchen und Ersetzen durchführen.
Starten Sie das Dialogfeld Suchen und Ersetzen, indem Sie zu Start> Ersetzen gehen oder Strg + H drücken.
Geben Sie "Lorem Incorporated" in das Feld "Find What" ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Mehr", um die Optionen "Suchen" und "Ersetzen" zu erweitern, falls diese noch nicht angezeigt werden.
Klicken Sie anschließend links unten auf die Schaltfläche „Format“ und dann auf die Option „Schrift“.
Klicken Sie im Fenster "Schrift suchen" auf den Schriftstil "Bold Italic". Wählen Sie im Dropdown-Menü "Schriftfarbe" die blaue Farbe (die aktuell auf den Text angewendet wird). Klicken Sie auf "OK", wenn Sie fertig sind.
Beachten Sie, dass die soeben ausgewählten Formatauswahl unter dem Feld "Suchen nach" angezeigt wird.
Geben Sie als nächstes "Lorem Inc." in das Feld "Ersetzen durch" ein. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche "Format" und klicken Sie dann auf "Schriftart".
Wählen Sie den Schriftstil „Normal“ und im Dropdown-Menü „Schriftfarbe“ die Option „Automatisch“ (standardmäßig schwarz). Klicken Sie auf "OK", wenn Sie fertig sind.
Jetzt können Sie mit den Schaltflächen „Weitersuchen“ und „Ersetzen“ die einzelnen Vorkommnisse in Ihrem Dokument schrittweise durchgehen oder auf die Schaltfläche „Alle ersetzen“ klicken, um alle Vorkommen auf einmal zu ändern. Wenn Sie „Alle ersetzen“ verwenden, empfehlen wir, zuerst eine Kopie Ihres Dokuments zu speichern oder zu erstellen.
Verwenden von Suchen und Ersetzen zum Ändern der Absatzformatierung
Sie können auch Suchen und Ersetzen verwenden, um mit der Formatierung auf Absatzebene zu arbeiten. Dies funktioniert auf die gleiche Weise wie die Formatierung auf Zeichenebene. Sie können sogar die Zeichen- und Absatzformatierung gleichzeitig suchen und ersetzen, wenn Sie möchten.
Nehmen wir aber ein direkteres Beispiel, um zu sehen, wie es funktioniert. Angenommen, wir haben einige Absätze aus einem anderen Word-Dokument kopiert und eingefügt, um sie in unserem Dokument zu verwenden. In unserem Dokument verwenden wir den Standardzeilenabstand, bei dem vor den Absätzen kein zusätzlicher Abstand und nach den Absätzen ein Abstand von 8pt verwendet wird.
Aus irgendeinem Grund ist das Dokument, aus dem wir Absätze ziehen, so eingerichtet, dass beide einen Abstand von 18pt verwenden und nach Absätzen. Wir fügen den Text mit der Formatierung ein, da die Formatierung auf Zeichenebene wie Fetttext beibehalten werden soll.
Die Ergebnisse sehen nicht besonders gut aus, da der Absatz, den wir kopiert und eingefügt haben, davor und danach viel mehr Platz hat als in unseren anderen Absätzen.
Um dies zu beheben, können Sie das gesamte Dokument mit Strg + A markieren und dann den Zeilenabstand für alle Absätze im Dokument auf ihre Standardwerte setzen. Aber was wäre, wenn wir einige Absätze hätten, in denen wir den Zeilenabstand angepasst hätten und diesen beibehalten wollten?
Sie haben es erraten - zur Rettung finden und ersetzen. Starten Sie es erneut von Start> Ersetzen oder durch Drücken von Strg + H.
Platzieren Sie Ihre Einfügemarke in das Feld "Suchen nach", öffnen Sie das Dropdown-Menü "Format" und wählen Sie die Option "Absatz".
Wählen Sie im Fenster "Absatz suchen" die Formatierung aus, nach der Sie suchen möchten. In unserem Fall suchen wir nach Absätzen, bei denen der Abstand davor und danach 18 pt beträgt. Klicken Sie nach der Einrichtung auf „OK“.
Diese Formatierung wird nun unter dem Feld "Suchen nach" angezeigt.
Platzieren Sie nun Ihre Einfügemarke im Feld "Ersetzen durch", öffnen Sie das Dropdown-Menü "Format" erneut und klicken Sie auf "Absatz".
Richten Sie dieses Mal die Formatierung ein, die Sie als Ersatz verwenden möchten. Wir gehen davon aus, dass Word keinen Abstand vor und 8pt nach dem gleichen Wert wie im Rest unseres Dokuments verwendet. Klicken Sie auf "OK", wenn Sie es eingerichtet haben.
Jetzt sind Sie bereit zu suchen. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Weitersuchen", damit Word das nächste Vorkommen der gesuchten Elemente auswählen und hervorheben kann. Hier finden wir unseren seltsam beabstandeten Absatz. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Ersetzen", um die Änderung vorzunehmen. Klicken Sie auf "Weitersuchen", um das nächste Vorkommen zu suchen, und wiederholen Sie den Vorgang. Sie können auch auf die Schaltfläche "Alle ersetzen" klicken, um Word voranzutreiben und alles, was Sie finden, zu ersetzen, ohne dass Sie jedes überprüfen müssen. Wir empfehlen jedoch, das Dokument zu speichern oder eine Kopie davon zu erstellen.
Und nachdem wir unseren Ersatz durchgeführt haben, haben wir jetzt einen Absatz wie unsere anderen.
Sie können mit Ihren Suchanfragen wesentlich differenzierter arbeiten als die einfachen Beispiele, die wir hier gegeben haben. Sie können mehrere verschiedene Arten von Zeichen- und Absatzformatierungen in einer einzigen Suche kombinieren. Sie können sogar Platzhalter und andere Sonderzeichen verwenden, um mit dem bestimmten Text, den Sie finden, kreativer zu werden. Aber das sollte ausreichen, um loszulegen!
