So erstellen und verwalten Sie Kontakte in Outlook 2013

Outlook ist nicht sehr nützlich, wenn Sie keine Kontakte haben. Sicher, Sie können E-Mail-Adressen eingeben, aber das ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Es ist besser, Ihre Kontakte bereits in Outlook zu haben, sodass Sie mit wenigen Klicks eine schnelle Nachricht abschicken können.

In einem kürzlich erschienenen Artikel wurde erläutert, wie Sie mit Outlook arbeiten können. Heute möchten wir dies auf die Arbeit mit Kontakten erweitern. Ihre Kontakte bilden den Mittelpunkt Ihrer Outlook-Erfahrung, derjenigen, mit denen Sie korrespondieren, und wie Sie die Anwendung verwenden.

Wie zu erwarten, können Sie mit Outlook viel Kontaktverwaltung durchführen. Ein Adressbuch einzurichten, bevor Sie es verwenden, ist sehr sinnvoll.

Ein Adressbuch erstellen

Um mit dem Verwalten Ihrer Kontakte zu beginnen, müssen Sie zunächst den Personenmodus öffnen, damit Sie mit der Arbeit beginnen können. Es gibt mehrere Möglichkeiten, Kontakte zu Ihrem Adressbuch hinzuzufügen. Zu Beginn importieren Sie wahrscheinlich Ihr Adressbuch aus einer anderen Quelle wie Ihrem Webmail oder einem anderen E-Mail-Programm.

Beachten Sie, dass Sie für jedes E-Mail-Konto ein Adressbuch haben. In dieser speziellen Situation verfügen wir über ein lokales Adressbuch für unsere lokale Outlook-Datendatei und ein anderes mit unserem E-Mail-Konto.

Lassen Sie uns auf jeden Fall die Grundlagen besprechen, damit Sie, wenn Sie kein Adressbuch zum Importieren haben, manuell mit dem Hinzufügen von Kontakten beginnen können. Im folgenden Screenshot sehen wir einen Teil unseres neuen Adressbuchs, der vorerst leer ist.

Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Neuer Kontakt", um ein neues Kontaktfenster zu öffnen. Das erste, was Ihnen vielleicht auffällt, ist, wie beschäftigt es aussieht, aber keine Angst, wenn Sie die vielen Funktionen des Menübands überblicken, werden Sie feststellen, dass es sich um ein ziemlich normales, normales Kontaktformular handelt.

Lassen Sie uns dann auf die Jagd gehen und einen Kontakt für How-To-Geek herstellen, indem Sie die entsprechenden Werte eingeben. Sie können auch ein Bild hinzufügen, was zwar unnötig ist, aber dennoch eine nette Geste im langweiligen, langweiligen Adressbuch ist.

Nachdem Sie Ihren Kontakt oder Ihre Kontakte eingegeben haben, klicken Sie entweder auf "Speichern & Schließen" oder Sie können auf "Speichern & Neu" klicken, um einen anderen Kontakt zu erstellen. Lass uns das tun. Wir haben die Wahl, einen ganz neuen Kontakt oder einen neuen Kontakt für dieselbe Firma zu erstellen.

In diesem Fall wählen wir Letzteres, um Zeit beim Tippen zu sparen. Klicken Sie anschließend auf "Speichern & Schließen", um unsere neuen Adressbucheinträge anzuzeigen.

Nicht schlecht, wir haben bereits zwei Kontakte, die wir per E-Mail versenden können, aber das ist zeitaufwändig. Es wäre viel einfacher, wenn wir Kontaktinformationen aus einer anderen Quelle nach Outlook verschieben könnten.

Wenn Sie einen Webmail-Dienst oder einen anderen verwenden, sind Ihre Kontakte höchstwahrscheinlich dort und müssen in Outlook importiert werden. Wenn Sie jeden Kontakt einzeln eingeben möchten, können Sie dies ganz sicher tun. Wir empfehlen jedoch, Ihre Hauptkontaktliste zu importieren, unabhängig davon, ob diese von Thunderbird oder Gmail oder einem anderen E-Mail-Dienst stammt.

Kontaktdatensätze importieren und exportieren

Unabhängig davon, ob Sie Gmail oder Yahoo Mail! Verwenden oder ein E-Mail-Konto von 1997 besitzen, das Sie sorgfältig aufbewahrt und verwaltet haben, Kontakte und alle anderen, müssen Sie unter Umständen zwangsläufig Kontakte in Ihre Outlook-Kontakte einfügen.

Dazu können Sie Kontakte aus einer anderen Quelle exportieren und dann in Outlook importieren. Normalerweise können Sie dies ganz einfach tun, indem Sie einfach über Ihr E-Mail-Konto oder Ihren Kunden auf die Einstellungen oder Optionen zugreifen und dann die Option zum Exportieren von Kontakten auswählen.

Normalerweise müssen Sie sie dann nur noch in Outlook importieren. Dies ist ein ziemlich einfacher Prozess und wird in den meisten E-Mail-Anwendungen ähnlich sein. Wir empfehlen, dass Sie unseren Artikel lesen, in dem erläutert wird, wie Kontakte in Outlook exportiert und importiert werden und umgekehrt.

vCard? Was ist eine vCard??

Möglicherweise haben Sie vCards (Virtual Card File oder .VCF) gehört, Sie haben sogar eine erhalten oder verwenden eine. vCards sind ein standardmäßiges elektronisches Visitenkartenformat, das Sie mit anderen austauschen können, z. B. durch eine E-Mail-Signatur oder einen Anhang.

Unabhängig davon gibt es verschiedene Möglichkeiten, mit vCards in Outlook umzugehen. Das wahrscheinlichste Szenario besteht darin, dass Sie möglicherweise einen Kontakt aus einer vCard importieren oder in eine vCard exportieren müssen. In How-To-Geek finden Sie eine vollständige Beschreibung dieses Prozesses, wodurch Sie schnell auf den neuesten Stand gebracht werden.

In manchen Fällen können viele vCards in einer einzigen vCard-Datei gespeichert sein. Wenn Sie versuchen, diese Datei zu konvertieren, wird nur die erste vCard in der Datei importiert. Um diese Einschränkung zu überwinden, müssen Sie zuerst in eine CSV-Datei konvertieren und diese dann in Outlook importieren. Wir empfehlen, dass Sie diesen Artikel lesen, um eine vollständige Beschreibung dieses Prozesses zu erhalten.

Schließlich können Sie alle Ihre Kontakte in einzelne vCards oder eine einzige Master-vCard exportieren, wie im vorherigen Abschnitt beschrieben. Wieder einmal haben wir ein tolles kleines Tutorial dazu, wie Sie dies tun können. Daher sollten Sie sich auf dem Laufenden halten, wie Sie Ihre vCards relativ leicht in Outlook einbinden.

Erstellen und Verwalten von Kontaktgruppen

Lassen Sie uns jetzt Gruppen diskutieren, da Sie in der Lage sind, eine Nachricht schnell an eine ausgewählte Gruppe von Seelen weiterzuleiten, dass Sie nicht vergessen, jemanden einzuschließen, und Sie nicht mehr jeden Namen in das Feld An: eingeben müssen.

Um eine Kontaktgruppe einzurichten, klicken Sie auf der Multifunktionsleiste auf "Neue Kontaktgruppe".

Nach dem Öffnen müssen Sie zunächst entscheiden, wie Sie Ihre Gruppe anrufen möchten (hier nennen wir unsere "CES 2015"), klicken Sie dann auf "Mitglieder hinzufügen" und wählen Sie "Von Outlook-Kontakten" aus. Sie können auch einen neuen Kontakt auf der erstellen fliegen, oder wählen Sie ein anderes Adressbuch, z. B. wenn Sie Personen aus Ihrem Firmenverzeichnis aufnehmen möchten.

Aus der Liste wählen wir unsere Gruppenmitglieder aus. Denken Sie daran, Sie können Mitglieder auswählen, indem Sie die STRG-Taste gedrückt halten und mit der linken Maustaste auf jedes Mitglied klicken. Unabhängig davon, wann immer Sie neue Mitglieder hinzufügen möchten, wählen Sie den Namen oder die Namen aus und klicken auf die Schaltfläche "Mitglieder ->", um sie der Gruppe hinzuzufügen.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "OK".

Sie kehren zum Gruppenverwaltungsbildschirm zurück, auf dem Sie die Mitglieder Ihrer neuen Gruppe überprüfen und andere Änderungen vornehmen können. Sie können die Gruppe beispielsweise als Vcard- oder Outlook-Kontakt weiterleiten, Notizen zur Gruppe hinzufügen, die gesamte Gruppe per E-Mail versenden oder nur mit diesen Gruppenmitgliedern ein Meeting erstellen.

In unserem Fall klicken wir einfach auf "Speichern & Schließen", um die Gruppe offiziell zu erstellen und zum Hauptfenster von Outlook zurückzukehren. Wir sehen jetzt unsere neue Gruppe in unserer Kontaktliste, gekennzeichnet durch das Gruppensymbol. Auf der rechten Seite sehen Sie das Gruppenmitglied und es gibt Symbole, an denen Aktionen ausgeführt werden können. In diesem Beispiel ist nur das E-Mail-Symbol sowie die Schaltfläche "Bearbeiten" verfügbar.

Beachten Sie, dass Sie am schnellsten eine E-Mail an eine Gruppe senden können, indem Sie einfach den Namen der Gruppe in das Feld An: eingeben. In diesem Fall könnten Sie „CES 2015“ eingeben, und Outlook würde die Nachricht an alle Personen in dieser Gruppe senden.

Optionen für Menschen

Wenn Sie auf "Datei -> Optionen" klicken, können Sie Outlook auf verschiedene Weise in verschiedenen Kategorien konfigurieren.

Hier sind Ihre Leute Optionen. Im Gegensatz zu anderen Kategorien in den Outlook-Optionen gibt es nur wenige und ziemlich einfach zu sortierende Personenoptionen.

Mit den Optionen, die Sie hier finden, können Sie entscheiden, wie Namen gespeichert werden, ob ein zusätzlicher Index angezeigt werden soll und ob Online-Status und Fotos angezeigt werden sollen.

Das Verwalten von Outlook-Kontakten ist ziemlich einfach, aber wie Sie gesehen haben, können Sie noch viel mehr tun, um sie richtig zu pflegen. Wenn Sie mehr Informationen in Ihren Kontakten als nur einen Namen und eine E-Mail-Adresse haben, können Sie Ihr Outlook-Erlebnis abrunden.

Wenn Sie dennoch etwas wie Google Mail als primären E-Mail-Anbieter verwenden, können Sie Outlook weiterhin verwenden, um Ihre Kontakte zu verwalten und gleichzeitig mit Ihrem Google Mail-Konto synchronisiert zu bleiben.