Erstellen und Verwalten von Kontaktgruppen in Outlook 2010

Wenn Sie feststellen, dass Sie tagsüber ständig E-Mails an dieselben Personen senden, ist es mühsam, ihre Adressen einzeln einzugeben. Heute schauen wir uns das Erstellen von Kontaktgruppen an, um den Prozess erheblich zu vereinfachen.

Erstellen Sie Kontaktgruppen

Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf Neue Elemente \ Weitere Elemente \ Kontaktgruppe.

Das Fenster "Vertragsgruppe" wird geöffnet. Geben Sie Ihrer Gruppe einen Namen und klicken Sie auf Mitglieder hinzufügen, und wählen Sie die Personen, die Sie hinzufügen möchten, aus Ihren Outlook-Kontakten, Ihrem Adressbuch oder Neuen Personen erstellen aus.

Wenn Sie aus Ihrem Adressbuch auswählen, können Sie durchblättern und die gewünschten Kontakte hinzufügen. Wenn Sie viele Kontakte haben, möchten Sie vielleicht nach ihnen suchen oder die erweiterte Suche verwenden.

Wenn Sie Ihrer Gruppe einen neuen E-Mail-Kontakt hinzufügen möchten, müssen Sie nur noch den Anzeigenamen und die E-Mail-Adresse eingeben und dann auf OK klicken. Wenn Sie möchten, dass das neue Mitglied zu Ihrer Kontaktliste hinzugefügt wird, stellen Sie sicher, dass dies der Fall ist Zu den Kontakten hinzufügen wird geprüft.

Nachdem Sie die gewünschten Kontakte in der Gruppe gefunden haben, klicken Sie auf Speichern und schließen.

Wenn Sie nun eine Nachricht verfassen, sollten Sie den Namen der von Ihnen erstellten Kontaktgruppe eingeben können.

Wenn Sie sicherstellen möchten, dass alle Mitglieder der Gruppe angehören, klicken Sie auf das Plus-Symbol, um die Kontakte zu erweitern. Sie erhalten ein Dialogfeld, in dem Sie darüber informiert werden, dass die Mitglieder der Gruppe angezeigt werden, und Sie können sie nicht mehr ausblenden. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Nachricht nicht mehr anzuzeigen, und klicken Sie auf OK.

Dann werden die Mitglieder der Gruppe im Feld An angezeigt. Natürlich können Sie auch eine Kontaktgruppe in die CC- oder Bcc-Felder eintragen.

Hinzufügen oder Entfernen von Mitgliedern zu einer Kontaktgruppe

Nach dem Erweitern der Gruppe stellen Sie möglicherweise fest, dass einige Kontakte nicht enthalten sind, oder es gibt einen alten Kontakt, den Sie nicht mehr in der Gruppe sein möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche "An".

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Kontaktgruppe, und wählen Sie Eigenschaften aus.

Jetzt können Sie fortfahren und Mitglieder hinzufügen…

Oder markieren Sie ein Mitglied und entfernen Sie es. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern und schließen.

Wenn Sie E-Mails an mehrere Personen senden möchten, können Sie durch das Erstellen von Kontaktgruppen Zeit sparen, indem Sie sie nicht einzeln eingeben. Wenn Sie für ein großes Unternehmen arbeiten, ist das Erstellen von Kontaktgruppen nach Abteilung ein Muss!