So arbeiten Sie in Office 2016 in Echtzeit an Dokumenten zusammen

Microsoft Office 2016 hat die Funktionen für die Zusammenarbeit verbessert, sodass mehrere Autoren in Echtzeit an einem Dokument arbeiten können. Sie können ein Dokument in OneDrive freigeben und anzeigen, wer daran arbeitet, und sogar einen Link erhalten, über den andere Personen den einfachen Zugriff auf das Dokument erhalten.

Wir werden in diesem Artikel Word verwenden, um die Zusammenarbeit bei Dokumenten zu veranschaulichen. Diese Echtzeit-Kollaborationsfunktion ist jedoch auch in Excel und PowerPoint verfügbar.

Öffnen Sie zunächst das Dokument, das Sie freigeben möchten, und klicken Sie in der Multifunktionsleiste in der rechten oberen Ecke des Word-Fensters auf die Schaltfläche "Teilen".

HINWEIS: Bevor Sie das Dokument für die Freigabe einrichten, müssen Sie sicherstellen, dass sich in Ihrem OneDrive-Konto ein freigegebener Ordner befindet. Sie können auch den Ordner "Öffentlich" verwenden, der standardmäßig in Ihrem Konto vorhanden ist.

Der Bereich „Freigeben“ wird angezeigt. Um das Dokument in dem Ordner zu speichern, den Sie in Ihrem OneDrive-Konto freigegeben haben, klicken Sie auf "In Cloud speichern"..

Wählen Sie im Backstage-Bildschirm „Speichern unter“ den freigegebenen Speicherort aus, in dem Sie Ihr Dokument speichern möchten, oder klicken Sie auf die Schaltfläche „Durchsuchen“, um einen Speicherort in Ihrem OneDrive-Konto auszuwählen, der nicht in der Liste der letzten Einträge enthalten ist.

Navigieren Sie bei Bedarf im Dialogfeld "Speichern unter" zum freigegebenen Ordner. Wenn Sie den Namen der Datei ändern möchten, geben Sie im Bearbeitungsfeld "Dateiname" einen neuen Namen ein. Klicken Sie auf "Speichern"..

Sie kehren zum Dokument zurück, und der Bereich "Freigeben" stellt eine Verbindung her. Sie können Personen dazu einladen, die Datei entweder anzuzeigen, zu bearbeiten oder einfach nur anzuzeigen. Um jemanden zur Zusammenarbeit an dem Dokument einzuladen, geben Sie die E-Mail-Adresse dieses Benutzers in das Bearbeitungsfeld "Personen einladen" ein. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste aus, ob sie "Bearbeiten" oder "Anzeigen" können. Wenn Sie eine benutzerdefinierte Nachricht senden möchten, geben Sie diese in das Feld "Nachricht einfügen" ein. Um das Dokument freizugeben, klicken Sie auf "Freigeben"..

Der Benutzer wird der Liste der Personen hinzugefügt, mit denen Sie das Dokument geteilt haben.

Sie können auch festlegen, ob die Änderungen "Immer" oder "Nie" automatisch freigegeben werden sollen oder ob Sie bei jeder Änderung gefragt werden sollen ("Fragen Sie mich"), indem Sie eine Option aus der Dropdown-Liste "Änderungen automatisch teilen" auswählen.

Der Benutzer, mit dem Sie das Dokument geteilt haben, erhält eine E-Mail ähnlich der folgenden Abbildung. Sie klicken auf "In OneDrive anzeigen", um auf das Dokument zuzugreifen.

HINWEIS: Sie können leicht einen Link zu dem freigegebenen Dokument erhalten, sodass Sie es per E-Mail an Benutzer senden können, indem Sie unten im Bereich „Freigeben“ auf „Link zum Freigeben“ klicken.

Zwei Schaltflächen werden im Freigabefenster angezeigt. Wenn Sie einen Link senden möchten, über den ein Benutzer das Dokument anzeigen und bearbeiten kann, klicken Sie auf die Schaltfläche "Editierlink erstellen". Um einen Link zu senden, der einem Benutzer nur die Ansicht des Dokuments ermöglicht und nicht bearbeitet, klicken Sie auf die Schaltfläche "Nur-Ansicht-Link erstellen".

Das Feld "Link bearbeiten" wird mit der URL für den Zugriff auf das Dokument mit den entsprechenden Berechtigungen angezeigt. Klicken Sie rechts neben dem Kästchen auf die Schaltfläche "Kopieren", um die URL zu kopieren, damit Sie den Link beispielsweise in einer E-Mail teilen können.

Durch Klicken auf den Link, den der Benutzer in der E-Mail erhält, wird das Dokument in der Onlineversion der entsprechenden Office 2016-App geöffnet.

Wenn der Benutzer mit der Bearbeitung des Dokuments beginnt, wird ein Popup-Fenster mit der Meldung angezeigt, dass ein Gast dieses Dokument bearbeitet..

Von der anderen Person vorgenommene Änderungen werden als hervorgehobener Text in Ihrer Instanz des Dokuments angezeigt.

Wenn Sie einem Benutzer die Bearbeitung eines Dokuments erlaubt haben und Ihre Meinung anschließend geändert haben, können Sie die Berechtigungen für diesen Benutzer problemlos ändern. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des Benutzers in der Liste und wählen Sie "Berechtigung ändern in: Kann anzeigen". Sie können auch in die andere Richtung gehen und einem Benutzer die Berechtigung erteilen, das Dokument zu bearbeiten, nachdem es ihm nur erlaubt wurde, es anzuzeigen.

Wenn Sie das Dokument für einen Benutzer freigegeben haben, können Sie das Dokument nicht mehr anzeigen oder bearbeiten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des Benutzers in der Liste und wählen Sie im Popup-Menü die Option "Benutzer entfernen".

Klicken Sie zum Schließen des Freigabebereichs auf das „X“ in der oberen rechten Ecke des Bereichs.

Unabhängig davon, ob Sie an einem großen oder kleinen Projekt arbeiten, diese neue Funktion für die Zusammenarbeit in Office 2016 mit Echtzeitbearbeitung und Cloud-Integration mit OneDrive ist leistungsstark.