Anfänger Erstellen, Verwalten und Freigeben von Kalendern in Outlook 2013

Wenn Sie nicht ein verantwortungsloses Leben führen, geht die Sonne wahrscheinlich auf und stellt sich in Ihrem Tageskalender ein. Wenn Sie nicht wissen, was täglich abläuft, können Sie sich schnell in einem Labyrinth von versäumten Terminen und überraschenden Meetings verlieren.

Lassen Sie uns über die Kalender von Outlook sprechen, denn außerhalb von E-Mails (manchmal sogar mehr) ist die Organisation und Produktivität von der Fähigkeit abhängig, Ereignisse zu verwalten und Aufgaben zu erledigen. Eine der Funktionen, die Outlook mit großer Souveränität ausführt, vielleicht besser als die meisten anderen Anwendungen, ist das Kalendern. Die Kalenderfunktionen von Outlook sind unübertroffen, wenn Sie Ereignisse erstellen, ändern und freigeben möchten.

Dieser Artikel konzentriert sich hauptsächlich auf das Einfache. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Kalender erstellen und verwalten, Termine und Besprechungen hinzufügen und sie für die einfache Zusammenarbeit mit anderen in Ihrem Adressbuch teilen. Wenn wir fertig sind, zeigen wir Ihnen, wie Sie Outlook über die Grundlagen wie E-Mail oder Kontakte und Adressbücher hinaus nutzen können. Sie können den Kalender in Ihr geschäftiges Leben integrieren und Ihr Zuhause oder Ihr kleines Büro verbessern.

Kalendergrundlagen

Wann immer Sie Outlook verwenden, stehen Ihnen die Kalenderfunktionen zur Verfügung. Auch wenn Sie kein E-Mail-Konto eingerichtet haben, können Sie Outlook für die restlichen Funktionen weiterhin verwenden. Der Kalender funktioniert jedoch am besten, wenn Sie die Funktionen der Zusammenarbeit nutzen können. Wenn Sie also ein E-Mail-Konto verwenden, können Sie Besprechungseinladungen senden und Benachrichtigungen von Teilnehmern erhalten.

Egal, hier ist Ihr grundlegender, alltäglicher Kalender, d. H. Der Standardkalender, der Ihrem Outlook-Standardprofil zugeordnet ist. Dies ist die Monatsansicht. Sie können jedoch die Funktionen auf der Registerkarte "Anordnen" verwenden, um die Ansicht zu ändern.

Im Folgenden sehen Sie beispielsweise die Arbeitswochenansicht (gegenüber der gesamten Wochenansicht). Es ist sehr einfach mit dem Wetter (Sie können es auf Ihre Stadt einstellen) und einem Suchfeld. Wenn Sie Besprechungen oder Termine haben, werden diese hier angezeigt. Sie können zur vorherigen oder nächsten Woche springen, indem Sie an den Kalenderkanten auf die Schaltflächen „Vorheriger Termin“ bzw. „Nächster Termin“ klicken.

Lassen Sie uns ein bisschen weitergehen und uns darauf konzentrieren, wie Sie die Anordnung Ihres Kalenders ändern können, um Ihren speziellen oder besonderen Bedürfnissen besser zu entsprechen.

Den Muskel Ihres Kalenders beugen

Sie können ziemlich viel tun, um die Anordnung und das Erscheinungsbild Ihres Kalenders zu ändern. Wenn Sie sich die Registerkarte Ansicht ansehen, sehen Sie eine ganze Reihe von Stilen, die Sie für einen Kalender verwenden können, der Ihren organisatorischen Anforderungen entspricht.

Überprüfen Sie den folgenden Kalender. Wir haben ein paar kleinere Änderungen am Erscheinungsbild vorgenommen. Zum einen können Sie die Farbe ändern, was eine subtile, aber nette Note ist.

Auf der Registerkarte Ansicht können Sie mehrere andere Ansichten hinzufügen, um den Modus hervorzuheben, in dem Sie sich befinden. Zum Beispiel gibt es die Aufgabenleiste, mit der Sie Kalender, Personen und Aufgaben in die rechte Spalte einfügen können (siehe oben). Diese Aufgabenleiste kann an den Modus angepasst werden, in dem Sie sich befinden. Selbst wenn Sie die Aufgaben und den Kalender aktiviert haben (siehe Abbildung oben), müssen Sie, wenn Sie in Ihren Posteingang wechseln, den Aufgabenbereich erneut aktivieren -Do Bar.

Es ist eine gute Idee, in jedem Modus mit der Registerkarte Ansicht herumzuspielen, da sie nicht alle gleich sind. Zum Beispiel ist das Lesefenster in der Kalenderansicht nicht sehr nützlich, aber es ist definitiv eine großartige Ergänzung für Ihren Posteingang.

Checken Sie eine tägliche Kalenderansicht aus, bei der die tägliche Taskansicht aktiviert ist. Sie sehen hier Ihren täglichen Kalender mit Ihren anstehenden Aufgaben.

Wir werden in einem kommenden Artikel viel mehr über Aufgaben sprechen, aber jetzt wollen wir uns auf alles konzentrieren, was Sie über Termine und Besprechungen wissen möchten.

Termine und Besprechungen hinzufügen

Sehen wir uns das Einrichten von Terminen und Besprechungen an. Im folgenden Beispiel organisieren wir eine Pizza-Party. Das Thema ist natürlich die Art des Termins, und obwohl eine Pizza-Party nicht unbedingt ein Termin ist, haben Sie die Idee. Sie können dann weitere Angaben hinzufügen, z. B. wo die Pizzaparty stattfindet, sowie Start- und Endzeit.

Es gibt viel Platz (technisch unbegrenzt), um Notizen, Anweisungen oder Anweisungen zur Veranstaltung hinzuzufügen. Natürlich ist es keine große Party, wenn Sie keine anderen Leute dort haben. Wir müssen also einige Teilnehmer einladen. Wenn Sie andere Personen einladen, wird dies nicht mehr als Termin betrachtet. Outlook ändert es stattdessen in eine Besprechung. Im folgenden Screenshot sehen wir unseren neuen Termin als Besprechung.

Sie können Namen manuell eingeben oder auf die Schaltfläche "An" klicken, um Teilnehmer aus Ihrem Adressbuch hinzuzufügen. Wenn Sie noch kein Adressbuch eingerichtet haben, erfahren Sie, wie Sie Kontakte hinzufügen und verwalten sowie Kontakte aus anderen Quellen wie Google Mail importieren.

Sie können direkt zur Verfolgung wechseln und einfach auf der Registerkarte "Start" des Farbbands auf "Neues Meeting" klicken. Wenn Sie Teilnehmer einladen, haben Sie die Möglichkeit, weitere Antwortoptionen anzufordern.

Wenn Sie eine Antwort anfordern (anstatt das Wort einfach auszusprechen und dabei zu belassen), haben die eingeladenen Personen die Möglichkeit, sich zu melden. Beachten Sie, dass dies wunderbar mit einem Microsoft-Produkt wie einem Outlook.com-E-Mail-Konto funktioniert, bei dem Sie Antwortoptionen direkt in der Nachricht erhalten.

In Google Mail können Sie auf eine Einladung genauso reagieren. Wie auch immer Sie antworten, es wird an den Veranstalter gesendet und automatisch zu Outlook hinzugefügt.

Jetzt, wo Termine und Besprechungen klar sind, werden wir sie ändern und stornieren, da Änderungen unvermeidlich sind und manchmal unsere besten Pläne durchkommen.

Besprechungen ändern oder stornieren und Antworten verfolgen

Es ist etwas passiert und wir müssen unsere Pizza-Party auf Samstagabend verlegen. Dies ist kein Problem für uns, aber was ist mit unseren Teilnehmern? Nun, ihre Pläne liegen ganz bei ihnen, aber Outlook macht es zumindest leicht, sie auf Änderungen aufmerksam zu machen.

Um eine Besprechung zu ändern und Ihre Teilnehmer zu warnen, öffnen Sie zuerst das Ereignis in Ihrem Outlook-Kalender und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. In diesem Fall verschieben wir das Meeting nur einen Tag zurück. Beachten Sie, dass Sie auf "Update senden" klicken können und Ihre eingeladenen Personen werden über die Änderung informiert.

Wenn bereits Teilnehmer Ihre Einladung zuvor angenommen haben, müssen sie sie erneut annehmen.

Jetzt sollten Sie zeigen, wie Sie den Fortschritt Ihrer Besprechung verfolgen können. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Tracking" und von hier aus können Sie den Fortschritt Ihres Meetings sehen. Im Moment hat nur eine eingeladene Person zugesagt, daher ist dieser Samstag vielleicht keine so gute Zeit.

Oh, wieder ist gerade etwas aufgetaucht und wir müssen das Meeting absagen. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Meeting abbrechen". Ihre Einladung ändert sich nun und Sie erhalten eine Schaltfläche zum Senden der Stornierung, mit der Sie die schlechten Nachrichten senden und versenden können.

So einfach ist das. Ihre vorherigen eingeladenen Personen erhalten eine aktualisierte E-Mail und das Ereignis wird aus Ihrem Outlook-Kalender entfernt.

Veranstaltungen

Ihre eingegebenen und gespeicherten Termine werden in Ihrem Kalender angezeigt. Wenn Sie den Mauszeiger darüber bewegen, werden die relevanten Details angezeigt. An diesem Punkt, wenn alles gut ist, können Sie es verlassen und zu anderen Dingen übergehen.

Wenn Sie es jedoch ändern oder löschen möchten, können Sie es öffnen, indem Sie darauf doppelklicken oder die entsprechende Aktion auf der Multifunktionsleiste verwenden, hier die Schaltfläche "Öffnen".

Sie können auch auf viele derselben Ribbon-Steuerelemente über das Kontextmenü der rechten Maustaste zugreifen.

Beachten Sie bei geöffnetem Meeting oder Termin die Registerkarte Optionen, auf der Sie einige Änderungen vornehmen können, z. B. das Ändern Ihres Status (Beschäftigt, Vorläufig, Abwesend usw.), eine Erinnerung festlegen, die Zeitzone ändern und schließlich den Termin festlegen Ereignis als wiederkehrendes Ereignis.

Wiederkehrende Ereignisse sind üblich, wie z. B. wöchentliche Meetings oder vierteljährliche Gewinnereignisse oder einfach nur das Mittagessen mit einem Freund. Wie Sie dem Screenshot entnehmen können, sollte dies ziemlich einfach sein. Sie können die Uhrzeit des Termins, das Muster und natürlich den Bereich oder die Dauer der Wiederholung einstellen.

Wie Sie im folgenden Bild sehen, haben wir für jeden Montag um 13:00 Uhr ein wiederkehrendes Ereignis eingerichtet, das unbegrenzt fortgesetzt wird.

Beachten Sie, dass Besprechungen und Termine zwar einige wichtige Unterschiede aufweisen, jedoch immer noch so aussehen und geändert werden können, dass alle Optionen, die Sie für Termine sehen, für Besprechungen gleich sind.

Datei oder Dokument an ein Kalenderelement anhängen

Stellen Sie sich vor, Sie haben einen Termin vereinbart, z. B. um Ihr Haustier zum Tierarzt zu bringen oder Ihr Öl wechseln zu lassen. In beiden Fällen haben Sie ein Dokument oder ein Bild, das Sie anhängen möchten, damit Sie es nicht vergessen.

Im folgenden Beispiel wird unser Öl endgültig gewechselt, und wir haben einen Gutschein dafür. Sie können den Gutschein ausdrucken und versuchen, sich ihn vorher zu merken, oder Sie können ihn einfach an den Termin anhängen. Wenn Outlook Sie daran erinnert, befindet sich der Gutschein genau dort, sodass Sie ihn ausdrucken können, während Sie darüber nachdenken.

Klicken Sie dazu auf "Datei anhängen" und navigieren Sie zu dem Speicherort, an dem die Datei gespeichert ist. Sie können die Datei entweder unverändert einfügen, sie als Text einfügen oder den Speicherort der Datei als Hyperlink einfügen. In diesem Fall fügen Sie die PDF-Datei so hinzu, wie sie ist.

Dies ist natürlich eine äußerst nützliche Funktion, wenn Sie Dokumente für ein geschäftliches Meeting freigeben, Lernmaterialien an die Studenten versenden oder wenn die Situation zusätzliche Informationen erfordert.

Kalender verwalten und freigeben

Durch das Verwalten von Kalendern können Sie zwei Dinge erledigen. Sie können Kalender aus verschiedenen Quellen öffnen und Kalendergruppen erstellen und speichern.

Wenn Sie auf die Schaltfläche „Kalender öffnen“ klicken, können Sie einen Kalender aus verschiedenen Quellen erstellen, einschließlich aus dem Internet, oder Sie können einen leeren Kalender erstellen. Ein Vorteil beim Erstellen eines leeren Kalenders ist, dass Sie Ihre Arbeit und Ihr Privatleben voneinander trennen können.

Im folgenden Screenshot sehen Sie, dass mehrere Kalender erstellt wurden, und wir haben auch eine spezielle Gruppe für die Arbeit erstellt. Sie können Ereignisse tatsächlich von einem Kalender in einen anderen ziehen. Sie sehen, wie wir einen Eintrag für ein wöchentliches Meeting in den beiden Kalender haben, die wir ausgewählt haben.

Wenn Sie Ereignisse über mehrere Kalender ziehen können, bedeutet dies, dass Sie die Ereignisse nicht neu erstellen müssen, wenn Sie einen Termin oder eine Besprechung hinzugefügt haben und später entscheiden, dass der Kalender in einem anderen Kalender gespeichert werden muss.

Schließlich können Sie Kalender freigeben, die eigentlich selbsterklärend sein sollten. Die Möglichkeit, einen Kalender per E-Mail zu versenden, ist bemerkenswert. Wir haben dies in einem früheren Artikel kurz besprochen. Dies ist einfach eine andere Möglichkeit, dies zu erreichen. Hier im folgenden Screenshot sehen Sie, was passiert, wenn Sie diese Option verwenden.

Sie können angeben, welchen Kalender Sie freigeben möchten, den Datumsbereich (von einem einzelnen Tag bis zum gesamten Kalender), die zu übertragende Detailebene (einfache Verfügbarkeit, begrenzte und vollständige Details) und dann einige erweiterte Optionen, die Sie verwenden können.

Durch das Teilen auf diese Weise können Sie Ihre Kalenderinformationen schnell, einfach und nahtlos an andere Outlook-Benutzer weitergeben und an Sie gesendete Kalender integrieren.

Kalenderoptionen

Es gibt einige Kalenderoptionen, die Sie durchsuchen können (wenn auch nicht so viele wie bei E-Mails). Die meisten dieser Optionen dienen dazu, den Kalender so zu konfigurieren, dass er besser auf Ihre beruflichen und persönlichen Bedürfnisse abgestimmt ist.

Sie können beispielsweise Ihre Arbeitszeit und Arbeitswoche ändern, Feiertage hinzufügen, die Zeitzone ändern, die Standardfarbe festlegen und sogar zwischen Fahrenheit und Celsius wählen. Arbeite dich nach Belieben durch und probiere aus, was für dich am besten funktioniert.

Die Kalenderfunktionen in Outlook sind erstklassig. Wenn Sie in einer Organisation mit einem zentralen Exchange-Server arbeiten, wissen Sie wahrscheinlich, wie Sie mit freigegebenen Kalendern zusammenarbeiten, Ereignisse anzeigen und vieles mehr. All dies funktioniert nahtlos in Ihrer eigenen lokalen Outlook-Installation für mehr Leistung und Komfort.

Zu Hause ist es schön, einen Kalender mit so vielen Funktionen in demselben Programm zu haben. Sie müssen nicht von einer E-Mail-App zu Ihrer Kalender-App wechseln, Sie können Ereignisse planen und Teilnehmer mit wenigen Mausklicks und vielem mehr einladen.

Aber das ist genug von uns zu reden. Warum hören wir jetzt nicht von dir? Teilen Sie uns Ihre Gedanken mit oder geben Sie uns Ihre Kommentare in unserem Diskussionsforum.