Anfänger Erstellen und Verwalten von Aufgaben in Outlook 2013

Wenn Sie zu diesen Leuten gehören, die über ein Whiteboard oder einen Notizblock mit einer sich ständig weiterentwickelnden Aufgabenliste verfügen, oder Ihr Schreibtisch und Ihre Monitore mit Post-its geschmückt sind® Sie an wichtige Ereignisse erinnern, dann ist dies der Artikel für Sie.

In Outlook können Sie Aufgabenlisten erstellen, die aus Aufgaben bestehen, mit denen Sie alle möglichen Aufgaben ausführen können, z. B. Fälligkeitsdaten, Erinnerungen, Kategorien und vieles mehr. Der springende Punkt ist, eine aktivere Art von Aufgabenliste zu erstellen, mit der Sie interagieren können und Sie ehrlich bleiben.

In der Aufgabenansicht arbeiten

Wir haben in letzter Zeit die verschiedenen Feinheiten von Outlook 2013 besprochen. Wenn Sie neu sind, empfehlen wir Ihnen, unsere Einführung zu lesen.

Öffnen Sie andernfalls Outlook bis zur Aufgabenansicht und schauen Sie sich um. Auf den ersten Blick werden Sie feststellen, dass es ziemlich leer und unfruchtbar ist. Das liegt daran, dass wir uns noch nicht mit den vielen Dingen, die wir machen müssen, und Besorgungen erledigen müssen.

Lassen Sie uns durchgehen und Ihnen zeigen, wie Sie Aufgaben wie einen Profi einsetzen und Ihr Leben mit Outlook weiter organisieren. Mit etwas Zeit und Arbeit haben Sie ein umfangreiches Aufgabenpaket, das Sie an die Fälligkeit erinnern oder sogar einer anderen Person zuweisen können!

Aufgaben hinzufügen

Um zu beginnen, sollten Sie Aufgaben hinzufügen. Sie werden feststellen, dass sich auf der linken Seite der bekannte Ordner befindet. Sie können dieser Ansicht neue Ordner hinzufügen und Ihre Aufgaben effektiv in Kategorien organisieren. Sie können sogar eine neue Ordnergruppe erstellen, um bei Bedarf Ihre Aufgaben erneut zwischen Ihrem beruflichen und persönlichen Leben zu trennen.

Um zu beginnen, werden Sie feststellen, dass es eine Aufgabenordnergruppe mit dem Namen Meine Aufgaben und zwei Unteraufgabenordner gibt: Aufgabenliste und Aufgaben. Wenn wir mit der rechten Maustaste auf den obersten Ordner klicken, können wir eine „Neue Ordnergruppe“ erstellen, die als Arbeitsaufgaben bezeichnet wird.

Sie können eine Schnellaufgabe hinzufügen, indem Sie auf „Hier klicken, um eine neue Aufgabe hinzuzufügen“ klicken, oder Sie können auf der Startseite auf „Neue Aufgabe“ klicken. Sehen Sie sich die folgende unbenannte Aufgabe an, auf die Sie eine Reihe von Optionen anwenden, die Aufgabe und ihre Details anzeigen sowie verwalten können.

Füllen Sie unsere Aufgabe ein wenig mit einigen grundlegenden Details aus und klicken Sie auf „Speichern & Schließen“. Sie können Ihr Startdatum, das Enddatum (falls zutreffend), den Status, die Priorität und den Prozentsatz der Fertigstellung auswählen. Sie können auch das Kontrollkästchen "Erinnerung" aktivieren und von Outlook wissen lassen, wann Ihre Aufgabe fällig wird.

Aufgaben anzeigen, ändern und aktualisieren

Nachdem Sie einige Aufgaben erstellt haben, werden diese in unserer Aufgabenansicht aufgelistet. Sie können hier einige grundlegende Vorgänge vornehmen, z. B. das Fälligkeitsdatum ändern oder eine Kategorie zuweisen. Wenn Sie jedoch wirklich etwas anzeigen und bearbeiten möchten, müssen Sie es mit einem Doppelklick öffnen.

Hier ist unsere Aufgabe noch einmal. Wir können Änderungen daran vornehmen, z. B. den Status oder die Priorität, oder wir können auf die Schaltfläche "Details" klicken.

Wenn der Task weitere Details enthält, können Sie sie hier eingeben. Während dies für die meisten Menschen möglicherweise nicht relevant ist, wenn Sie mit unabhängigen Auftragnehmern oder Beratern zusammenarbeiten, ist dies ein großartiger Ort, um zu verfolgen, wie viel Sie ungefähr kosten.

Es gibt noch ein paar andere Dinge, die wir erwähnen können, bevor wir zu den Wiederholungen übergehen. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um sich in der Task-Benutzeroberfläche anzumelden, und beachten Sie, dass Sie die Task löschen oder weiterleiten können, wenn Sie der Meinung sind, dass es sich nicht lohnt, weiterzuarbeiten, oder wenn Sie von jemand anderem dazu aufgefordert werden.

Sie können die Aufgabe auch verwalten, z. B. als erledigt markieren, zuweisen und einen Statusbericht senden. Wir werden in Kürze mehr darüber erzählen. Lassen Sie uns zunächst kurz prüfen, wie Sie wiederkehrende Aufgaben einrichten.

Mit wiederkehrenden Aufgaben arbeiten

Das Erstellen einer wiederkehrenden Aufgabe entspricht dem Erstellen eines wiederkehrenden Termins oder einer wiederkehrenden Besprechung. Der Dialog, den Sie sehen, wenn Sie auf die Schaltfläche "Wiederholung" klicken, wird Ihnen wahrscheinlich vertraut vorkommen.

Hier ist also unsere Aufgabe, über „Arbeitssachen“ zu sprechen, die sich jede Woche am Mittwoch wiederholt und kein Ende in Sicht ist. Beachten Sie auch, dass selbst wenn Sie die Aufgabe nicht bis zum Wiederholungszeitpunkt der Aufgabe abschließen, eine weitere generiert wird.

Sie können dies überschreiben, indem Sie die Option "Neue Aufgabe neu generieren" auswählen. Diese Option wird nicht automatisch am x-Tag wiederholt, sondern die Aufgabe wird erst dann neu generiert, wenn die aktuelle Aufgabe als abgeschlossen markiert ist.

Einem anderen Benutzer eine Aufgabe zuweisen

Wir haben unsere Aufgabe, über "Arbeitssachen" zu sprechen, alle sind jetzt eingerichtet, jetzt müssen wir sie nur noch jemandem verpfänden! Klicken Sie im Abschnitt "Task verwalten" der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche "Task zuweisen".

Dadurch wird die Aufgabe als E-Mail geöffnet, die Sie dann an andere richten können. In diesem Fall werden wir nur die Aufgabe zuweisen, jemandem über Arbeitssachen zu sprechen, also werden wir sie per E-Mail an sie senden.

Wenn Sie die Adresse in das Feld "An" eingeben möchten, können Sie den glücklichen Namen aus Ihrem Adressbuch ziehen. Sie haben noch kein Adressbuch eingerichtet? Weitere Informationen zum Erstellen und Verwalten von Kontakten sowie zum Importieren von Kontakten aus Google Mail in Outlook.

Dieser Empfänger erhält eine E-Mail mit der Option "Annehmen" oder "Ablehnen". Wir möchten den Chef nicht verärgert machen, also nehmen wir einfach die Aufgabe an. Außerdem ist es nie eine schlechte Idee, über Arbeit zu reden!

Schließlich, wenn die Befugnisse den Fortschritt (oder das Fehlen davon) Ihrer aktuell zugewiesenen Aufgabe erfahren möchten. Sie können ihnen einen Statusbericht senden.

Im Allgemeinen verwendet ein normaler Outlook-Benutzer mit größerer Wahrscheinlichkeit Aufgaben als Mittel, um Besorgungen zu erledigen oder Aufgaben zu Hause zu erledigen. Es ist jedoch nützlich, alle Möglichkeiten der Aufgabenerstellung zu kennen. Lassen Sie uns nun zum Rest des Home-Menübands gehen und darüber sprechen, was Sie tun können, um die Aufgabe von dort zu erledigen.

Aufgaben verwalten und nach Ansicht sortieren

Während der Woche werden einige Aufgaben erledigt, andere nicht. Diejenigen, die Sie abschließen, können Sie als abgeschlossen markieren und vergessen. Aber diejenigen, die Sie nicht bekommen, müssen irgendwie verwaltet werden, oder Sie haben nur eine ständig wachsende Liste von durchgebrannten Aufgaben.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, um sie zu verwalten. Sehen wir uns diesen Bereich der Multifunktionsleiste an und zeigen Ihnen, wie Sie diese Werkzeuge optimal nutzen können.

Wenn Sie auf die Schaltfläche "Remove from List" klicken, wird es als abgeschlossen markiert und aus der Liste entfernt. Wenn Outlook auf ein Problem stößt, z. B. wenn die Aufgabe wiederholt wird oder unvollständig ist, werden Sie gefragt, was Sie dagegen tun möchten.

Sie können auch direkt mit den Aufgaben arbeiten, die Sie in Ihrer Aufgabenliste sehen. In der folgenden Abbildung finden Sie weitere Details. Sie sehen, dass Sie einfach auf das Flaggensymbol klicken können, um es als abgeschlossen zu kennzeichnen, oder Sie können mit der rechten Maustaste klicken, um die Folgeoptionen anzuzeigen.

Auf dem nächsten Screenshot sehen Sie, dass unsere Aufgabe „Fußball sitzen mit den Füßen nach oben sitzen“ morgen fällig ist, aber wir haben sie auch nächste Woche für die Weiterverfolgung markiert. Wenn Sie eine Folgeaufgabe erstellen, wird diese im Wesentlichen für die Zeit dupliziert, die Sie für die Ausführung der Aufgabe am besten geeignet ist. In diesem Fall könnten wir die morgige Aufgabe als erledigt markieren oder entfernen, aber diese doppelte Aufgabe wäre nächste Woche noch fällig.

Beachten Sie, dass Sie Folgeaufträge aus einem von fünf voreingestellten Intervallen durchführen können, oder Sie können eine benutzerdefinierte Nachbereitung erstellen.

Wenn Sie Ihre Ansicht ändern, können Sie eine ganze Reihe von Aufgaben abarbeiten. Wenn es nicht auf der Multifunktionsleiste angezeigt wird, können Sie auf die Schaltfläche "Ansicht ändern" klicken. Diese Optionen werden angezeigt.

So könnte eine einfache Liste aussehen. Die Ansicht unterscheidet nicht zwischen Fertigstellungsstatus, Kategorien oder irgendetwas anderem. Es stellt einfach alle Ihre vergangenen, gegenwärtigen und zukünftigen Aufgaben in einer einfachen Ansicht dar.

Wenn wir andererseits unsere Sicht nach aktiven Aufgaben sortieren, sehen wir, dass die Dinge für uns sehr eingeschränkt sind.

Denken Sie immer daran, Ihre Aufgabenansicht zu ändern, damit Sie sie schnell sortieren oder ausblenden können, um ein maximales Produktivitätspotenzial zu erzielen!

Aufgabenoptionen

Schließlich sollten wir uns mit den Aufgabenoptionen vertraut machen. Mit den Aufgabenoptionen können Sie Einstellungen ändern und deren Verhalten und Aussehen ändern. Sie können sie über das Menü Datei erreichen, indem Sie auf "Optionen -> Aufgaben" klicken.

Sie können Optionen für Erinnerungen mit Fälligkeitsdatum, überfälligen und abgeschlossenen Aufgabenfarben, Arbeitszeiten und anderen einfachen Optimierungen festlegen. Wenn nun überfällige Aufgaben hellblau sein sollen oder Standarderinnerungen am Ende des Tages statt am Anfang angezeigt werden sollen, können Sie die Änderungen hier vornehmen.

Wie Sie sehen, ist Outlook eine sehr gut abgerundete Anwendung, und wir haben noch nicht einmal über Kalender und Notizen gesprochen! Wir hoffen, Sie können mithilfe von Aufgaben Ihre organisatorischen Fähigkeiten um ein paar Punkte steigern. Sie sind sehr einfach einzurichten und zuzuweisen, und es ist schön, diese Erinnerungen zu haben und zu sehen, wie all die Dinge auf Ihrer Liste langsam abgehakt werden.

In der Zwischenzeit sind wir daran interessiert, von Ihnen zu hören. Haben Sie eine Frage oder einen Kommentar, den Sie gerne bei uns hinterlassen möchten? Besuchen Sie unser Diskussionsforum und schießen Sie los.