Anfänger Erstellen, Verwalten und Zuweisen von Kategorien in Outlook 2013

In Outlook 2013 können Sie Kategorien Kategorien zuordnen und diese Kategorien anpassen. Die Kategorien von Kategorien sind universell in Outlook und Sie können jede Kategorie einer Tastenkombination zuordnen. So können Sie E-Mail, Kalenderereignisse und Notizen mit wenigen Tastenkombinationen kategorisieren.

In den letzten Monaten haben wir viel über Outlook 2013 und seine verschiedenen Teile gesprochen. Wir haben über das Beherrschen der wichtigsten Funktionen wie das Verfassen und Senden von E-Mails, das Erstellen und Verwalten von Kontakten und das Importieren von Google Mail-Kontakten gesprochen. Wir haben uns auch mit anderen Aspekten von Outlook befasst, beispielsweise mit dem Erstellen von Aufgabenlisten, damit Sie gut arbeiten können. Und natürlich gibt es den wichtigen Kalender, der für jeden unerlässlich ist, der einen Zeitplan effektiv einhalten möchte.

Was dies alles bedeutet, ist, dass Sie damit viel tun können, um Ihre anstrengende Arbeit und sogar Ihr persönliches Leben besser zu bewältigen. Bevor wir jedoch den Ausblick auf Outlook 2013 abschließen, sollten wir uns noch kurz auf zwei Aspekte konzentrieren, auf die wir Wert legen: Kategorien und Suche.

Über diese Kategorien

Um Ihre Kategorien anzupassen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Kategorisieren" und wählen Sie dann "Alle Kategorien ..." aus dem Dropdown-Menü. Mit diesem Dialogfeld können Sie neue Kategorien erstellen, alte löschen, umbenennen, Farben ändern und Tastenkombinationen zuweisen.

Beachten Sie im folgenden Screenshot, wie wir der blauen Kategorie „STRG + F2“ zugewiesen haben.

Jetzt können Sie beispielsweise Kategorien auf beliebige Elemente anwenden. Nehmen wir unser dummes Beispiel weiter unten, wir haben die Aufgabe, "La vida loca" zu leben, und wir haben es mit den Kategorien "Persönlich" (violett) und "Dringend" (rot) gekennzeichnet.

Beachten Sie diesen sehr hilfreichen Tipp: Wenn Sie Ihren Kategorien Tastenkombinationen zuweisen und Ihre Kategorien in den Speicher übernehmen, können sie das Organisieren von E-Mails, Terminen und anderen Outlook-Elementen beschleunigen.

Hier ist zum Beispiel ein E-Mail-Header aus einer Nachricht in unserem Posteingang. Wir haben ihn mit der Kategorie Arbeit markiert. Wenn wir nun nach dieser bestimmten Nachricht suchen müssen, können wir Kategorien verwenden, um nicht zusammenhängende Nachrichten herauszufiltern.

Beachten Sie außerdem, dass Sie Aufgaben, E-Mails und andere Outlook-Elemente schnell mit einer Standardkategorie markieren können, wie im folgenden Screenshot. Hier haben wir einige Aufgaben als URGENT gekennzeichnet, indem Sie einfach auf das kleine Kästchen in der Spalte KATEGORIEN klicken.

Es ist klar, dass Kategorien sehr hilfreich sein können, und sie sind in Outlook eine weitgehend unerreichte Funktion. Lernen Sie, sie effektiv einzusetzen, und Sie können alle Ihre Sachen in den zugehörigen Kategorienbereichen organisieren.

Einfache Suche in Outlook

Lassen Sie uns das abschließen, indem wir kurz über die Suche nach Elementen in Outlook sprechen. Wir meinen, dass dies hauptsächlich für E-Mails gilt, aber die Suche erstreckt sich über die gesamte Anwendung. Wenn Sie auf den Suchbereich klicken, z. B. im Posteingang (oder in einem anderen E-Mail-Ordner), ändert sich die Multifunktionsleiste, um eine Fülle von Suchwerkzeugen zu erhalten.

Warum ist das alles hier? Je mehr Möglichkeiten Sie haben, nach einer Nachricht zu suchen, desto besser sind Ihre Chancen, sie zu finden. Sehen Sie hier im folgenden Screenshot, wir klicken auf die Schaltfläche "Betreff" und können das entsprechende Feld mit dem füllen, was der Betreff enthalten soll. In diesem Fall möchten wir alle Themen zu „Arbeit“ finden.

Beachten Sie, dass die Ergebnisse, die auftauchen, eigentlich Aufgaben sind. Dies zeigt, wie Outlook Suchergebnisse von allem speichert, was es speichert.

Wenn Sie Ihre Suchfähigkeiten in Outlook maximieren möchten, können Sie das Durcheinander schnell beseitigen, indem Sie sich etwas Zeit nehmen und die Optionen der Suchleiste ausprobieren. Beachten Sie, dass Sie bei zu großen und zu unterschiedlichen Ergebnissen Ihren Geltungsbereich stets mit den entsprechend bezeichneten Scope-Werkzeugen verfeinern können.

Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie nach Macht und ultimativer Kontrolle für Ihre Suche suchen, versuchen Sie es mit dem Formular Erweiterte Suche, indem Sie auf die Schaltfläche "Suchwerkzeuge" im Abschnitt "Optionen" klicken.

Die Verwendung des Advanced Find-Formulars ist bei Weitem die beste und einfachste Möglichkeit, Outlook zu durchsuchen. Unabhängig davon, welche Methode Sie verwenden, werden Sie sicher schnell herausfinden, wie Sie Ihre Sachen finden.

Suchoptionen

Outlook arbeitet mit Windows Search, das wir vor einiger Zeit eine ganze Serie geschrieben haben. Diese Optionen wirken sich darauf aus, wie Elemente sowohl in Windows als auch in Outlook durchsucht werden.

Wenn Sie auf "Indexierungsoptionen ..." klicken, öffnen Sie das Kontrollfeld "Indexierungsoptionen". Hier können Sie einstellen, wie oder ob Outlook vom Windows Search-Indexer indiziert wird. Bei den restlichen Optionen handelt es sich hauptsächlich um Suchergebnisse, wie sie angezeigt werden und von wo aus die Ergebnisse angezeigt werden.

Kategorien und Suche sind zwei Funktionen, die Sie nicht zu Ihrem Outlook-Repertoire hinzufügen können. Diese Funktionen runden unser Office-Erlebnis ab. Wenn Sie Outlook ausgiebig verwenden und viele E-Mails erhalten, viele Kalendertermine erstellen oder lange Aufgabenlisten erstellen, ist es wichtig, dass Sie diese nicht nur organisieren, sondern auch die Möglichkeit haben, nach etwas zu suchen, insbesondere wenn Sie es wissen was Sie suchen, ist von unschätzbarem Wert.