Dokumente versionieren, vergleichen und kombinieren

In der letzten Lektion dieser Geek School-Serie werden wir darüber sprechen, wie Sie Versionen in Word nachverfolgen und Dokumente vergleichen und kombinieren.

SCHULNAVIGATION

1. Vorlagen verwenden, um das allgemeine Layout und die Formatierung sicherzustellen
2. Verfolgen von Änderungen an einem Dokument
3. Verwenden von Kommentaren zum Anzeigen von Änderungen in einem Dokument
4. Dokumente und Vorlagen einschränken und schützen
5. Dokumente versionieren, vergleichen und kombinieren

Das Versionsfeature in Word wurde in aktuellen Versionen von Word entfernt. In Word 2013 können Sie nur auf vorherige Versionen eines Dokuments in Word zugreifen, indem Sie automatisch gespeicherte (automatisch gespeicherte) Versionen des Dokuments öffnen. Sie können auch kürzlich nicht gespeicherte Dokumente öffnen. Es gibt jedoch keine formale Versionierungsfunktion in Word. Wir zeigen Ihnen eine Alternative, die Sie problemlos kostenlos in Word hinzufügen können, um diese Funktion bereitzustellen.

Wenn mehrere Personen an verschiedenen Kopien derselben Datei gearbeitet haben, anstatt die Funktion "Änderungen verfolgen" für eine Kopie der Datei zu verwenden, können Sie die beiden Versionen der Datei vergleichen, um die Unterschiede zu erkennen. Word enthält ein Vergleichstool, mit dem Sie zwei Dateien vergleichen können, sofern sie unterschiedliche Dateinamen haben. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese Funktion verwenden und die Ergebnisse des Vergleichs lesen können.

Sie können Dokumente nicht nur vergleichen, sondern auch kombinieren. Wir zeigen Ihnen, wie Sie zwei Versionen desselben Dokuments zusammenführen und auch zwei verschiedene Dokumente problemlos zusammenführen können, falls mehrere Autoren an verschiedenen Teilen eines Dokuments gearbeitet haben.

Nachdem Sie alle Änderungen vorgenommen, die erforderlichen Vergleiche vorgenommen und die Dokumente kombiniert haben, können Sie Ihr Dokument problemlos mit Microsoft OneDrive freigeben. Sie können OneDrive auch zu jedem Zeitpunkt des Collaboration-Prozesses verwenden, um anderen Prüfern Zugriff auf das Dokument zu gewähren.

Verfolgen Sie die Versionen eines Dokuments

Word hatte früher eine formale Versionierungsfunktion, mit der Sie verschiedene Versionen eines Dokuments im Dokument selbst speichern konnten. Diese Funktion ist nicht mehr verfügbar, und Sie können vorherige Versionen eines Dokuments nur über die Funktion zum automatischen Speichern oder durch Zugriff auf nicht gespeicherte Dokumente (falls verfügbar) abrufen.

Standardmäßig speichert Word Ihr Dokument automatisch in bestimmten Intervallen. Dies ist die Auto-Save-Funktion. Um zu einer zuvor automatisch gespeicherten Kopie Ihres Dokuments zurückzukehren, klicken Sie auf die Registerkarte "Datei" und wählen Sie aus der Liste unter "Versionen" den Eintrag "(automatisch speichern)" aus.

Sie können das Intervall für die Funktion zum automatischen Speichern in Word auch erhöhen oder verringern.

Wenn Sie Ihr Dokument versehentlich geschlossen haben, ohne es zu speichern, oder wenn Sie die Stromversorgung verloren haben und der Computer unerwartet ausgeschaltet wurde, können Sie nicht gespeicherte Dokumente wiederherstellen. Klicken Sie dazu auf die Registerkarte "Datei" und klicken Sie im Fenster "Info" auf die Schaltfläche "Versionen verwalten". Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option "Nicht gespeicherte Dokumente wiederherstellen" aus.

Wenn nicht gespeicherte Dateien verfügbar waren, werden sie im angezeigten Dialogfeld "Öffnen" aufgelistet.

Alternativen zum Speichern von Versionen eines Word-Dokuments

Es gibt Alternativen zum Hinzufügen eines Versionierungssystems zu Word. Eines ist ein Add-In für Word, das Save Versionen genannt wird, und ein anderes ist ein Plugin, das mit einem externen Versionskontrollprogramm namens Perforce zusammenarbeitet.

Mit dem Add-In "Versionen speichern" können Sie nummerierte Versionen eines Word-Dokuments problemlos aus der Datei heraus speichern.

Perforce ist ein Programm zur Versionskontrolle, das bis zu 20 Benutzern kostenlos zur Verfügung steht. Sie bieten ein Plugin für Microsoft Office, mit dem Microsoft Word-, Excel-, PowerPoint- und Project-Dateien problemlos in Perforce innerhalb der Programme gespeichert und verwaltet werden können.

Vergleichen Sie zwei Versionen desselben Dokuments

Wenn ein Prüfer vergessen hat, die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ zu verwenden, und Sie haben sie nicht im Dokument gesperrt, können Sie immer noch die beiden Versionen des Dokuments vergleichen und basierend auf dem Vergleich Änderungen akzeptieren und ablehnen. Sie benötigen lediglich Ihr Originaldokument und das überarbeitete Dokument. Jede Datei muss einen anderen Namen haben.

Die Funktionen "Vergleichen" und "Kombinieren" sind ähnlich, aber jede hat ihren Zweck. Wenn Sie nur zwei Dokumente miteinander vergleichen möchten und keines der Dokumente nachverfolgte Änderungen enthält, verwenden Sie die Funktion "Vergleichen". Wenn Sie über zwei oder mehr Dokumente verfügen, die nachverfolgte Änderungen enthalten und Sie nachverfolgen müssen, wer was wann geändert hat, verwenden Sie die Funktion "Kombinieren", die später in dieser Lektion beschrieben wird.

Um die Originalversion und die überarbeitete Version eines Dokuments zu vergleichen, klicken Sie im Abschnitt „Compare“ der Registerkarte „Review“ auf „Compare“ und wählen Sie im Dropdown-Menü „Compare“ aus.

HINWEIS: Sie können zwei Dokumente nicht vergleichen, wenn eines der Dokumente für nachverfolgte Änderungen geschützt ist oder ein Dokumentschutz angewendet wird. Entfernen Sie den Dokumentenschutz, um die Dokumente weiter zu vergleichen. In Lektion 2 finden Sie Informationen zum Entsperren der Funktion "Nachverfolgte Änderungen" und in Lektion 4 Informationen zum Entfernen von Formatierungs- und Bearbeitungseinschränkungen aus einem Dokument sowie ein Kennwort, das einem Dokument zum Öffnen zugewiesen ist.

Wählen Sie im Dialogfeld "Dokumente vergleichen" das "Originaldokument" aus der Dropdown-Liste aus.

Wählen Sie "Überarbeitetes Dokument" aus der Dropdown-Liste. Geben Sie unter "Überarbeitetes Dokument" ein Label an, das auf die Änderungen angewendet werden soll, damit Sie wissen, wer sie im Bearbeitungsfeld "Label changes with" vorgenommen hat. Es kann der Name eines Benutzers sein oder was auch immer Sie möchten.

Klicken Sie auf "Mehr", um auf weitere Optionen zuzugreifen.

Wählen Sie im Abschnitt "Vergleichseinstellungen" die Elemente aus, die Sie in den beiden Dokumenten vergleichen möchten. Standardmäßig sind alle Elemente ausgewählt.

HINWEIS: Der Eintrag "Einfügungen und Löschvorgänge" ist immer ausgegraut und immer markiert. Wenn Sie „Compare“ oder „Combine“ verwenden, werden Einfügungen und Löschungen immer verglichen.

Wählen Sie im Abschnitt "Änderungen anzeigen", ob Sie Zeichen für Zeichen ("Zeichenebene") oder Wort für Wort ("Wortebene") vergleichen möchten. Mit „Charakterebene“ können Sie die genauen Änderungen sehen, die vorgenommen wurden. Wenn das Originaldokument beispielsweise das Wort "bis" und das überarbeitete Dokument das Wort "zu", zu dem ein "o" hinzugefügt wurde, enthält, zeigt die Einstellung "Word-Ebene" an, dass "to" durch " auch. “Die Einstellung„ Zeichenebene “würde jedoch zeigen, dass ein„ o “hinzugefügt wurde.

Standardmäßig werden bei der Funktion "Vergleichen" die Änderungen in ein neues Dokument eingefügt, wie im Abschnitt "Änderungen anzeigen" dargestellt. Sie können jedoch festlegen, dass die Änderungen in das "Originaldokument" oder "Überarbeitetes Dokument" übernommen werden.

Klicken Sie auf "OK", wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben.

Der Vergleich zwischen den beiden Dokumenten wird durchgeführt und die Änderungen werden im angegebenen Dokument angezeigt. In unserem Beispiel haben wir uns dafür entschieden, die Änderungen in einem neuen Dokument zu übernehmen. Das "Originaldokument" und das "Überarbeitete Dokument" werden in einem Bereich rechts neben dem "Vergleichsdokument" angezeigt, das als Referenz verwendet werden soll. Sie können nicht bearbeitet werden.

Wenn der Bereich mit den ursprünglichen und überarbeiteten Dokumenten nicht angezeigt wird, klicken Sie im Abschnitt „Vergleichen“ der Registerkarte „Überprüfen“ auf „Vergleichen“. Wählen Sie dann „Quelldokument anzeigen“ und dann „Beide anzeigen“. Sie können auch „Original anzeigen“ oder „Überarbeitete anzeigen“ wählen, wenn Sie nicht beide anzeigen möchten.

Der „Überprüfungsbereich“, der in Lektion 2 kurz und in Lektion 3 ausführlicher erörtert wird, wird auch links vom „Vergleichsdokument“ angezeigt.

Im "Vergleichten Dokument" können Sie die nachverfolgten Änderungen genau wie in Lektion 2 beschrieben durchgehen und jede Änderung akzeptieren oder ablehnen.

Speichern Sie dann das verglichene Dokument unter einem anderen Namen, und Sie erhalten ein Dokument mit Änderungen gegenüber dem ursprünglichen und dem überarbeiteten Dokument.