Vorlagen verwenden, um das allgemeine Layout und die Formatierung sicherzustellen

Microsoft Word ist ein hervorragendes Werkzeug zum Bearbeiten von Dokumenten in Teameinstellungen. Es gibt viele Funktionen, die eine einfache Zusammenarbeit unterstützen, darunter Vorlagen, Änderungs- und Änderungsverfolgung, Kommentare, Einschränken und Schützen von Dokumenten sowie Vergleichen und Zusammenführen von Dokumenten.

1. Vorlagen verwenden, um das allgemeine Layout und die Formatierung sicherzustellen
2. Verfolgen von Änderungen an einem Dokument
3. Verwenden von Kommentaren zum Anzeigen von Änderungen in einem Dokument
4. Dokumente und Vorlagen einschränken und schützen
5. Dokumente versionieren, vergleichen und kombinieren

Mit den Collaboration-Tools von Word können Sie Dinge erledigen, für die selbst vor 20 Jahren noch alles ausgedruckt und an einen Reviewer oder Reviewer weitergegeben werden musste. Dort würden sie dann alles mit Tinte markieren und Ihnen zurückgeben . Sie nehmen dann Ihre Änderungen vor, drucken Sie sie erneut aus und geben Sie sie für eine weitere Runde von Bewertungen zurück. Dies ist sowohl zeitaufwändig als auch verschwenderisch.

Mit Word können Sie jedoch einfach Kommentare und Korrekturen am Dokument vornehmen und jede Änderung einfach nachverfolgen, so dass jeder, der zusammenarbeitet, sehen kann, wo es hingeht und wie es sich entwickelt. Sie müssen nicht drucken oder abgeben. Sie können Ihre Arbeit einfach in einem freigegebenen Ordner speichern oder per E-Mail versenden, wodurch Sie wertvolle Zeit sparen!

Das Ziel dieser Serie besteht darin, Sie mit den Funktionen für die Zusammenarbeit in Microsoft Word 2013 vertraut zu machen, obwohl vieles, was wir besprechen, auch in früheren Versionen verfügbar sein sollte. Dies ist nützlich, wenn Sie einfach nur ein Student sind, der Ihre Arbeit einem Korrekturleser übergibt oder eine umfangreiche Publikation bearbeitet, die mehrere Revisionen und Reviewer durchläuft.

Vorlagen und Dokumente

Wenn Sie in einer Teamumgebung zusammenarbeiten, ist es unerlässlich, dass alle konsistente Formatierungen verwenden. Sie können dies leicht mithilfe von Vorlagen erreichen.

Sie können beispielsweise alle Stile und Formatierungen in einer Vorlage definieren, die Vorlage an das Dokument anhängen und die Vorlage an alle Personen verteilen, die an dem Dokument arbeiten. Eine Vorlage ist im Wesentlichen Words Anleitung, wie Ihr Dokument und Ihre Arbeitsumgebung aussehen soll.

Jedes Dokument in Word basiert auf einer Vorlage. Wenn Sie ein neues Dokument in Word erstellen, wird automatisch eine Vorlage angehängt, auch wenn Sie ein neues "leeres Dokument" erstellen.

Das auf der Vorlage basierende neue Dokument enthält alle erforderlichen Formatvorlagen und Formatierungen. Es kann sogar Standardtext, Formatvorlagen, Kopfzeilen, Fußzeilen, spezielle Symbolleisten und andere allgemeine Informationen enthalten, die für ähnliche Dokumente benötigt werden, die auf der Vorlage basieren. Sie können eine Vorlage auch an ein vorhandenes Dokument anhängen, wenn Sie die Vorlage erstellt haben, nachdem Sie die Arbeit an dem Dokument begonnen haben.

HINWEIS: Wenn Sie eine Vorlage an ein vorhandenes Dokument anhängen, werden die Informationen zur Seiteneinrichtung wie Seitenausrichtung und Ränder nicht auf das Dokument angewendet. Dies liegt daran, dass sich die Informationen zur Seiteneinrichtung für jeden Abschnitt Ihres Dokuments unterscheiden, wenn Sie Ihr Dokument in Abschnitte unterteilen. Word weiß nicht, in welchem ​​Abschnitt die Informationen zur Seiteneinrichtung angewendet werden.

Aus diesem Grund empfehlen wir, dass Sie bei der Arbeit an einem Dokument in einer kollaborativen Einstellung im Voraus planen und eine Vorlage für das Dokument erstellen, die Sie auf das neue Dokument anwenden können, bevor Sie mit der Arbeit daran beginnen.

Die normale Vorlage und benutzerdefinierte persönliche Vorlagen

Word wird mit einer normalen Vorlage installiert. Weitere Vorlagen sind auf Office.com verfügbar. Sie können auch beliebig viele eigene persönliche Vorlagen erstellen. Wenn Sie keine integrierte oder benutzerdefinierte Vorlage auswählen, weist Word Ihrem Dokument automatisch die Vorlage "normal.dotm" zu.

Es gibt zwei Erweiterungen für Vorlagendateien, DOTX und DOTM. DOTX wird für Vorlagen verwendet, die keine Makros verwenden, und DOTM wird für Vorlagen verwendet, die dies tun.

Die Vorlage "Normal" befindet sich im Ordner "C: \ Users \\ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates", zusammen mit den Vorlagen, die Sie von Office.com herunterladen können. Weitere Informationen finden Sie in unserem How-To-Geek School-Handbuch zur Formatierung von Word 2013.

HINWEIS: In dieser Serie fragen Sie sich vielleicht, warum die Bilder die Registerkarten in Word in Groß- und Kleinschreibung (oder in Großbuchstaben) oder nicht in Großbuchstaben anzeigen, da sie auf Ihrem eigenen Computer vorhanden sind. Es gibt einen Trick, um die Großschreibung auf den Registerkarten zu ändern, die wir in unserem Artikel Wie man die Großschreibung von Office 2013 ändert.

Ändern Sie den Speicherort der persönlichen Vorlagen

Benutzerdefinierte persönliche Vorlagen werden an einem anderen Ort gespeichert als die Vorlage "Normal" und die von Office.com heruntergeladenen Vorlagen. Word speichert persönliche Vorlagen standardmäßig unter "C: \ Benutzer \\ Dokumente \ Benutzerdefinierte Office-Vorlagen".

Dieser Ort kann jedoch geändert werden. Klicken Sie dazu auf die Registerkarte "Datei".

Klicken Sie in der Liste der Elemente auf der linken Seite des Bildschirms „Info“ auf „Optionen“.

Klicken Sie im Dialogfeld "Word-Optionen" in der Liste der Elemente auf der linken Seite auf "Erweitert".

Klicken Sie im Abschnitt "Allgemein" auf "Dateispeicherorte".

Wählen Sie im Dialogfeld "Dateispeicherorte" die Option "Benutzervorlagen" in der Liste der Dateitypen und Speicherorte aus und klicken Sie auf "Ändern".

Navigieren Sie im Dialogfeld "Speicherort ändern" zu dem Ordner, in dem Sie Ihre persönlichen Vorlagen speichern möchten, wählen Sie sie aus und klicken Sie auf "OK".

Der neue Pfad wird im Dialogfeld „Dateispeicherorte“ angezeigt. OK klicken."

Klicken Sie auf "OK", um das Dialogfeld "Word-Optionen" zu schließen.

Sie müssen auch den Standardspeicherort für persönliche Vorlagen angeben, damit Sie beim Erstellen eines neuen Dokuments auf dem Bildschirm „Neu“ auf Ihre persönlichen Vorlagen zugreifen können. Klicken Sie dazu auf die Registerkarte "Datei" und wählen Sie "Optionen". Klicken Sie in der Liste links im Dialogfeld "Optionen" auf "Speichern".

Geben Sie im Abschnitt "Dokumente speichern" den gleichen Pfad ein, den Sie im Dialogfeld "Dateispeicherorte" zuvor im Bearbeitungsfeld "Persönliche Standardvorlagen" angegeben haben, und klicken Sie auf "OK".