5 effektive Möglichkeiten, um Ihre Dateien unter Kontrolle zu halten

Ihr Computer ist ein digitaler Dschungel. Es ist so einfach, einen aufgeräumten und aufgeräumten Designarbeitsplatz in ein riesiges Durcheinander zu verwandeln. Es gibt zu viele Dateien und sie sind überall vorhanden. Designdateien, die Sie benötigen, werden nahezu unmöglich zu finden. Wie können Sie verhindern, dass Ihre Dateien außer Kontrolle geraten? Nun, du hast Glück, denn es gibt 5 effektive Möglichkeiten, um Ihre Dateien unter Kontrolle zu halten.

Aber erstens: Warum geraten unsere Computer- und Designdateien so leicht außer Kontrolle? Der gleiche Grund, warum so viele Menschen unordentliche Räume und unorganisierte Schränke und physische Arbeitsräume haben. Außer mit 100 multiplizieren, da es so einfach ist, Computerentwurfsdateien zu erstellen, die keinen physischen Speicherplatz beanspruchen.

Glücklicherweise ist es nicht so schwer, Ihren Computer zu kontrollieren und Dateien unter Kontrolle zu halten. Fügen Sie eine Prise gesunden Menschenverstand hinzu, mischen Sie mit einem Schuss Selbstdisziplin und wiederholen Sie, wiederholen Sie, wiederholen Sie. Mach dir keine Sorgen - es klingt mehr Arbeit als es ist. Stellen Sie es einfach mit dem Zähneputzen gleich: Wenn Sie sich erst einmal daran gewöhnen, diese Dinge zu tun, werden Sie es nicht einmal bemerken. Natürlich behalten Sie Ihren Computer und Ihre Design-Dateien unter Kontrolle.

Okay, ohne weiteres, hier sind die 5 effektive Möglichkeiten, um Ihre Dateien unter Kontrolle zu halten.

1. Löschen Sie alte und unnötige Dateien rücksichtslos

(Bild von Mixy Lorenzo)

Dies scheint ein offenes Ohrfeigen zu sein, aber manchmal werden die häufigsten Schritte des vernünftigen Denkens übersehen. Vergessen Sie jegliche Produktivitätssoftware und die Rationalisierung von Workflows sowie andere Unannehmlichkeiten in Bezug auf die Produktivität alte und nicht benötigte Dateien löschen.

Es ist das gleiche wie das Reinigen Ihres Zimmers oder das Organisieren Ihrer physischen Dateien. Sie gehen Ihre Sachen durch, und wenn Sie einen Artikel betrachten, entscheiden Sie: Ist dies für etwas wichtig? Wenn nicht, werfen Sie es rücksichtslos weg. Das ist wie du organisiert bleibst: indem du die Anzahl deiner Sachen minimierst. Keine Tricks oder Geheimnisse.

Diese Methode unterscheidet sich nicht, wenn es um Ihre Konstruktionsdateien geht. Wenn Sie Ihre Dateien durchgehen, entscheiden Sie, ob jede noch relevant für etwas Wichtiges ist. Wenn dies nicht der Fall ist, löschen Sie es rücksichtslos - Sie werden es nicht mehr brauchen und es stört nur Ihren digitalen Arbeitsplatz. Normalerweise handelt es sich bei diesen Dateien um alte Projektdateien wie frühere Entwürfe von Grafiken und Designs sowie um veraltete Websitedateien.

Das ist schön und schön, aber wann sollten Sie alte und unnötige Dateien rücksichtslos löschen? Schließlich hasst es praktisch jeder, sein Zimmer zu reinigen.

So wie Sie den Zeitplan für die Reinigung Ihres Zimmers auf ein Minimum reduzieren können, müssen Sie sich um ein Objekt kümmern, sobald Sie darauf stoßen, und auch, wenn Sie entscheiden, ob Sie eine Datei löschen müssen, wenn Sie auf das Objekt stoßen. Was uns zu # 2 führt

2. Ergreifen Sie umgehend Maßnahmen für Dateien, denen Sie begegnen

(Bild von John Britton)

Um zu vermeiden, dass das Sortieren und Bereinigen Ihrer Computerentwurfsdateien geplant werden muss, ist es nicht erforderlich. Wenn Sie auf eine Datei stoßen, müssen Sie sofort darauf reagieren.

Aber du bist zweifellos ein beschäftigter Kerl oder ein Mädchen. Sie haben Dinge zu tun, Orte zu sein. Sie können nicht alles ablegen, was Sie tun, und sich um jede Datei kümmern, die Sie finden. Wie entscheiden Sie, wann Sie handeln sollen?? Verwenden Sie die 5-Minuten-Regel: Wenn die sofortige Aktion für die Datei 5 Minuten oder weniger dauert, müssen Sie sich darum kümmern, sobald Sie auf sie treffen.

Klingt bekannt? Weil es so ist “beeinflusst” von David Allens populärem Buch GTD: Erste Schritte. Er sagt, Sie könnten es vermeiden, eine lange To-Do-Liste aufzubauen, indem Sie sich sofort um eine Aufgabe kümmern, auf die Sie stoßen, solange dies nicht mehr als Minuten dauert.

Dies gilt auch für Ihre Computerentwurfsdateien:

Ein halbfertiges Logo gefunden? Wickeln Sie es ein und schicken Sie es ab.
Fast fertig mit einem Stück Code? Beende es.
Haben Sie eine Gruppe von Dateien, die Sie nicht mehr sicher sind? Gehen Sie sie durch, entscheiden Sie und löschen Sie sie gegebenenfalls.

So helfen # 1 und # 2, Ihre Dateien unter Kontrolle zu halten. Aber es gibt noch ein anderes wesentliches Element, nämlich…

3. So wenige Ordner wie möglich haben

(Bild von Steve Ryan)

Erstellen Sie nur wenige Ordner für Ihre Art der Arbeit und seien Sie so allgemein wie möglich mit der Kategorie. Anstatt eine Nische zu bekommen, in der unzählige Ordner (wie "Vektoren" oder "Photoshop" oder was auch immer) zerbrochen sind, haben Sie einfach Dinge wie "Logos" und "Websites". Oder Sie können Ordner für jedes Projekt haben und jede Art von Datei, die damit in Verbindung steht, wird dort gespeichert.

Warum das machen? Zwei Gründe:

Keine Unentschlossenheitslähmung: Ist die Datei ein Logo, eine Website oder ein Teil eines Projekts? Einfach in den entsprechenden Ordner werfen und fertig sein.
Filter für zu viele Dateien: Wenn Sie sehen, dass der Ordner zu viele Dateien enthält, neigen Sie dazu, alte und unnötige Dateien zu löschen. Ähnlich wie zu viel Zeug in Ihrem Zimmer zu sehen, anstatt es in Schubladen und anderen Räumen zu verstecken.

Vermeiden Sie es, mit Ordnernamen und Kategorien zu spezifisch zu werden. Je genauer Sie einen Ordner benennen, desto mehr Kategorien haben Sie. Bei mehr Kategorien müssen Sie entscheiden, wohin die neue Datei geht. Die Chancen stehen gut, dass es nicht genau in einen von ihnen passt, so dass Sie willkürlich einen auswählen. Wenn Sie dann mehr Dateien organisieren möchten, denken Sie zurück, welche Kategorie Sie zuletzt mit einer ähnlichen Datei gewählt haben. Ganz zu schweigen davon, nicht genau zu wissen, zu welcher Kategorie jede Datei gehört.

Warum nicht einfach ein Tagging-System verwenden? Dann können Sie Ordner ganz weglassen, oder? Während dies theoretisch funktionieren sollte, werden Sie dazu ermutigt, zu viele Dateien zu erstellen und zu behalten.

Folgendes wird passieren:

Sie kennzeichnen Ihre ursprünglichen Dateien und fühlen sich gut, wenn Sie sie später anhand von Tags leicht finden können.
Mit Tags werden Sie zu liberal, indem Sie zu viele Tags erstellen, die zu spezifisch sind. Dies liegt an der Unentschlossenheitslähmung, da Sie nicht zwischen zwei Tags wählen können und sich entschieden haben, einen neuen Tag für diese eine Datei zu erstellen.
Du hast am Ende zu viele Tags, die zu überwältigend werden, um Dinge zu finden.
Was noch schlimmer ist, da Sie nicht die Notwendigkeit hatten, die Anzahl Ihrer Dateien niedrig zu halten, haben Sie jetzt mehr Dateien, als wenn sie ständig in einem allgemeinen Ordner sichtbar wären, in dem Sie gesucht haben.

4. Funktionen zur automatischen Organisation des Ditch

(Bild von Mark Sebastian)

Auto-Organizing-Funktionen (die automatische Umbenennung und Sortierung von iTunes, die jedoch auf alle Dateien angewendet werden) sind die Nemesis, um Dateien unter Kontrolle zu halten. Sie fördern die liberale Erstellung und Speicherung von Dateien. Obwohl es zunächst in Ordnung zu sein scheint, je mehr Dateien Sie haben, desto weniger wissen Sie, wo sich alles befindet.

Warum nicht einfach Dateien löschen, wenn sie alt oder unnötig sind? Die Funktion zum automatischen Organisieren fordert Sie auf, nicht zu löschen. So ähnlich wie die Google Mail-Funktion "nie löschen, nur suchen". Im Gegensatz zu E-Mails, bei denen Sie nur eine Art von Inhalt (Text) haben und daher leicht zu durchsuchen sind, sind Ihre Dateien auf diese Weise schwer zu durchsuchen. Es gibt keine einfache Möglichkeit, den Inhalt zu durchsuchen, insbesondere nach Bild- und Audiodateien. Sie müssen also nur mit Dateinamen arbeiten und möglicherweise mit einer Meta-Beschreibung versehen werden. Das ist ein Rezept für die Dateiüberladung.

Wenn Sie keine automatisch organisierenden Funktionen verwenden, sind Sie für jede erstellte Datei verantwortlich. Sie werden es mindestens einmal sehen und darauf achten, damit Sie sich jeder Datei auf Ihrem Computer besser bewusst werden. Auf diese Weise erhalten Sie ein besseres Gefühl dafür, wann Ihre Dateien die Kontrolle verlieren - und wann Sie rücksichtslos löschen müssen.

5. Konsolidieren Sie Dateien, wenn möglich

(Bild von Aldo Gonzalez)

Dies ist ein einfaches. Wenn Sie zwei oder mehr Dateien in einer zusammenfassen können, haben Sie natürlich weniger Dateien. Und weniger Dateien bedeuten weniger Unordnung.

Der andere Vorteil der Konsolidierung von Dateien ist, dass Sie leichter finden, wonach Sie suchen. Ihre Dateien werden übersichtlicher. Wie? Natürlich haben Sie alle relevanten Inhalte in einer Datei, so dass Sie nicht nach mehreren Dateien suchen müssen, die sich auf dasselbe Projekt beziehen.

Wie können Sie Ihre Dateien konsolidieren??

Kopieren Sie dazu einfach den zugehörigen Inhalt aus mehreren Dateien in eine Haupttextdatei.
Für visuelle Designs können Sie verschiedene Elemente und Variationen in eine Hauptgrafikdatei kopieren / einfügen.

Jede größere und kleinere Grafik-App unterstützt Layer und deren Beschriftung und Gruppierung. Nutzen Sie diese Möglichkeit. Es können Variationen eines Logos oder mehrere Aspekte eines größeren Designs sein - alles in einer Grafikdatei.

Zugegeben, nicht jeder Dateityp oder Inhalt kann konsolidiert werden. Code zum Beispiel. Deswegen heißt das oben “wenn möglich” - tun Sie das Beste, was Sie können, und jeder Betrag, der die Anzahl der Dateien reduziert, ist ein Nettogewinn.

Halten Sie Ihre Dateien effektiv unter Kontrolle

Hoffentlich waren diese fünf Möglichkeiten nicht nur ein Produktivitäts-Porno: Dinge, die zu lesen sind, um die eigentliche Arbeit zu vermeiden, die zu den gewünschten Ergebnissen in Ihrem Leben führt. Nein, diese wurden mit der Absicht geschrieben, umsetzbare Dinge zu sein, die Sie jetzt anwenden können, um zu verhindern, dass Computer und Designdateien außer Kontrolle geraten.

Niemand möchte seine Computer- und Designdateien aktiv organisieren und verwalten. Diese 5 Möglichkeiten helfen Ihnen dabei, Gewohnheiten zu bilden, die es nicht erforderlich machen. Und wie bei jeder Gewohnheit ist es das Wichtigste, einfach damit zu beginnen.

Um es zusammenzufassen: Hier sind die 5 effektiven Möglichkeiten, um Ihre Dateien unter Kontrolle zu halten:

Löschen Sie alte und nicht benötigte Dateien rücksichtslos
Sofortige Maßnahmen für Dateien, die Sie treffen
Habe so wenig Ordner wie möglich
Funktionen zur automatischen Organisation des Abzugs
Konsolidieren Sie Dateien wenn möglich

Sie sind an der Reihe: Welche anderen Möglichkeiten haben Ihnen dabei geholfen, Ihren Computer effektiv zu steuern und Dateien unter Kontrolle zu halten?

Anmerkung des Herausgebers: Dieser Beitrag wird von geschrieben Oleg Mokhov für Hongkiat.com. Oleg Mokhov ist der mobilste elektronische Musiker der Welt, ein begeisterter Designer für Webdesign und visuelles Design und Mitbegründer des erstklassigen lizenzfreien Musikgeschäfts Soundtrackster.