So verwenden Sie Excel AutoRecover- und AutoBackup-Funktionen

Es ist immer eine schreckliche Tragödie, wenn jemand etwas Wichtiges verliert, an dem er gearbeitet hat, weil er sein Dokument nicht ordnungsgemäß gespeichert hat. Dies passiert häufiger als Sie glauben, für Excel- und Word-Benutzer!

Glücklicherweise hat Microsoft in den letzten Versionen eine Reihe von Funktionen hinzugefügt, mit denen die Gefahr verringert wird, dass Daten aufgrund von Abstürzen, Stromausfällen, versehentlichem Löschen usw. verloren gehen. Eine Funktion heißt AutoRecover und die zweite, weniger bekannte Funktion. heißt AutoBackup.

In diesem Artikel werde ich darüber sprechen, wie Sie beide Optionen konfigurieren, damit Ihre Daten so sicher wie möglich sind. Ich möchte auch erwähnen, dass Sie mit den neuesten Office-Versionen Dokumente direkt in OneDrive speichern können. Dies ist eine gute Option, die Sie in Betracht ziehen sollten, da Sie auch dann auf Ihre Arbeit zugreifen können, wenn Ihre Festplatte ausfällt.

Excel AutoRecover

Die Funktion zum automatischen Wiederherstellen ist standardmäßig aktiviert und speichert Ihr Dokument grundsätzlich nach einem festgelegten Zeitintervall automatisch an einem temporären Speicherort. Klicken Sie zum Anzeigen der AutoWiederherstellen-Einstellungen auf Datei und dann Optionen.

Klicke auf sparen Im linken Menü sehen Sie die Option AutoWiederherstellen unter Speichern Sie Arbeitsmappen.

Standardmäßig werden AutoWiederherstellungsinformationen alle 10 Minuten gespeichert. Zusätzlich zum Intervall muss Excel 30 Sekunden lang inaktiv sein, bevor die Daten gespeichert werden. Die automatisch gespeicherten Informationen werden auch im gespeichert AutoRecover-Dateispeicherort hier aufgelistet. Wie funktioniert es? Angenommen, Sie haben ein Arbeitsblatt wie das unten stehende und Sie haben es gespeichert.

Nehmen wir an, ich füge die folgenden Daten zur Excel-Tabelle hinzu und warte etwa 10 Minuten, ohne mein Dokument zu speichern. Da das AutoWecover-Intervall auf 10 Minuten eingestellt ist, müssen Sie mindestens so lange warten, bis die Daten gespeichert sind.

In meinem Fall simulierte ich einen Excel-Absturz, indem ich den Task-Manager öffnete und den Excel-Prozess abbrach. Danach öffnete ich Excel wieder und sah sofort eine aufgerufene Option Wiederhergestellte Dateien anzeigen.

Wenn Sie darauf klicken, wird eine Liste der wiederherstellbaren Excel-Dateien angezeigt. In meinem Fall hatte es die Originaldatei, die nur Daten in A1 und A2 enthielt, sowie die AutoWiederherstellen-Datei, die die Daten enthielt, die ich nicht auf der Festplatte gespeichert hatte.

Durch Klicken auf eines der Elemente in der Liste wird eine andere Instanz von Excel geöffnet, in der die Daten in dieser bestimmten Datei angezeigt werden. Insgesamt ist dies eine sehr nützliche Funktion für Zeiten, in denen Sie nicht alle Ihre Daten gespeichert haben, Excel jedoch unerwartet beendet wird.

Der Hauptnachteil dieser Funktion besteht darin, dass die AutoRecover-Daten auf derselben Festplatte wie Ihre Datei gespeichert werden. Wenn also etwas mit Ihrer Festplatte geschieht, ist alles verschwunden. Sie können den Speicherort in den obigen Einstellungen auf eine separate Festplatte oder sogar auf einen Netzwerkspeicherort ändern, was ich sehr empfehle.

Beachten Sie, dass AutoWiederherstellen-Informationen in den folgenden Fällen auch automatisch von Excel gelöscht werden:

1. Sie speichern die Datei manuell oder mit Datei - Speichern als.
2. Sie schließen die Datei oder beenden Excel (ob Sie die Datei speichern oder nicht)
3. Sie deaktivieren AutoRecover vollständig oder nur für die Arbeitsmappe

Wenn Sie also die Datei speichern, werden die AutoRecover-Daten grundsätzlich gelöscht. Wenn Sie Excel manuell beenden und die Daten nicht speichern, werden die AutoWiederherstellungsdaten gelöscht. Denken Sie daran, wenn Sie diese Funktion verwenden. Wenn Sie ein starker Excel-Benutzer sind, würde ich vorschlagen, das AutoWecover-Intervall auf 2 oder 3 Minuten anstelle von 10 einzustellen.

Automatisches Backup

Eine weitere Funktion, die nur wenige Leute wirklich kennen, ist AutoBackup. Um es verwenden zu können, müssen Sie zuerst Ihre Datei speichern, um zum Ordner zu gelangen sparen Dialogbox. Wenn Sie bereits ein gespeichertes Excel-Dokument haben, gehen Sie zu Datei und dann Speichern als und wählen Sie einen Ort. Wenn Sie dies tun, wird das angezeigt Speichern als Dialog.

Klicken Sie im Dialog auf die Schaltfläche Werkzeuge Taste, die sich links von der Taste befindet sparen Taste. Sie werden einige Optionen sehen, eine davon ist Allgemeine Optionen. Wenn Sie darauf klicken, wird ein kleines Fenster mit weiteren Optionen angezeigt.

Gehen Sie weiter und überprüfen Sie die Erstellen Sie immer ein Backup Box. Klicken Sie auf OK und beim Speichern der Datei wird jetzt auch eine Excel-Sicherungsdatei mit der Erweiterung .XLK erstellt. Beachten Sie, dass die Dateien beim ersten Mal genau gleich sind. Wenn Sie die Originaldatei bearbeiten und anschließend erneut speichern, bleibt die Sicherungsdatei unverändert (die Originaldaten). Beim dritten Speichern wird die Sicherungsdatei jedoch mit den Informationen bis zum zweiten Speichern aktualisiert.

Grundsätzlich ist die Sicherungsdatei immer eine Version hinter der aktuellen Version. Wenn Sie also eine Reihe von Änderungen vorgenommen haben, Ihre Datei gespeichert haben und dann zu der Version zurückkehren möchten, bei der diese Änderungen nicht vorgenommen wurden, können Sie einfach die Sicherungsdatei öffnen.

Die Datei wird am selben Ort wie die Originaldatei gespeichert, und es scheint keine Möglichkeit zu geben, dies zu ändern. Diese Funktion fügt Ihrem Dokument zwar nicht viel Sicherheit hinzu, ist jedoch unter bestimmten Umständen gut.

Wenn Sie diese Sicherungs- und Wiederherstellungsfunktionen in Excel aktivieren, werden Sie hoffentlich vor dem Verlust wichtiger Daten bewahren. Es ist immer eine gute Option, Cloud-Speicher (wie OneDrive) als zusätzliches Sicherheitsnetz zu verwenden, falls Ihr Computer katastrophal ausfallen sollte. Wenn Sie Fragen haben, können Sie dies gerne kommentieren. Genießen!