So verwenden Sie Vergleichen und Kombinieren von Dokumenten in Word

Word verfügt über zwei nützliche Funktionen, die fast niemand verwendet: Dokumente vergleichen und Dokumente kombinieren. Wie der Name schon sagt, können Sie mit den Features zwei Word-Dokumente miteinander vergleichen oder zwei miteinander kombinieren.

Wann würden Sie das jemals brauchen? Wenn Sie wie ich sind, haben Sie wahrscheinlich über die Jahre hinweg 20 verschiedene Versionen Ihres Lebenslaufs an verschiedenen Orten gespeichert. Manchmal modifiziere ich einen Lebenslauf leicht für ein bestimmtes Unternehmen, um eine bestimmte Fertigkeit hervorzuheben, oder manchmal habe ich Sachen hinzugefügt und gerade eine neue Kopie gespeichert.

Wie auch immer, es wäre schön, schnell den Unterschied zwischen meinem letzten Lebenslauf und älteren zu sehen, um zu sehen, ob es etwas gibt, das ich zum neuesten Lebenslauf hinzufügen oder möglicherweise entfernen sollte. In diesem Beitrag zeige ich Ihnen, wie Sie diese beiden Funktionen verwenden können, um schnell Unterschiede zwischen zwei Dokumenten zu finden und sie zusammenzuführen, wenn Sie möchten.

Dokumente vergleichen und kombinieren

In meinem Beispiel wollte ich sehen, was der Unterschied zwischen meinem alten Lebenslauf von 2007 und dem letzten Stand von 2013 war. Um dies zu tun, öffnen Sie Word und klicken Sie auf Rezension Registerkarte und klicken Sie dann auf Vergleichen Sie.

Dies wird die Dokumente vergleichen Dialogfeld, in dem Sie das Originaldokument und das überarbeitete Dokument auswählen müssen.

Am unteren Rand sehen Sie eine ganze Reihe von Vergleichseinstellungen, die Sie einfach alle markiert lassen können. Standardmäßig werden auch alle Änderungen in einem neuen Dokument angezeigt. Dies ist besser, als wenn Sie Ihre ursprünglichen oder überarbeiteten Dokumente durcheinander bringen.

Ein neues Dokument wird mit mehreren verschiedenen Abschnitten geöffnet: Eine durchlaufbare Liste mit Revisionen ganz links, das kombinierte Dokument mit allen Änderungen in der Mitte und die beiden Originaldokumente auf der rechten Seite. Schauen wir uns jeden Abschnitt genauer an.

Wie Sie hier sehen können, habe ich ein paar Dinge gelöscht und ein paar andere Textzeilen eingefügt. Wenn Sie auf eine der Überschriften doppelklicken (Aseem Kishore eingefügt oder Aseem Kishore gelöscht) bewegt den Cursor auf diese genaue Position im Dokument.

In der Mitte sehen Sie diese Revisionen in verschiedenen Farben. Standardmäßig ist alles, was durchgestrichen wurde, gelöscht und alles rot und unterstrichen ist das, was dem überarbeiteten Dokument hinzugefügt wurde. Alles, was in Grün ist, wurde verschoben. Der Ort, von dem aus es verschoben wurde, ist doppelt durchgestrichen und der Ort, an den es verschoben wurde, ist doppelt unterstrichen, wie hier gezeigt:

Auf der rechten Seite sehen Sie das Originaldokument oben und das überarbeitete Dokument unten. Wenn Sie das obere Dokument scrollen, folgt das untere Dokument, damit es synchron ist. Sie können den unteren Bildschirm unabhängig vom oberen Bildschirm blättern.

Zusätzlich zu dieser Ansicht können Sie auch beide Quelldokumente aus dem rechten Fensterbereich entfernen und stattdessen Sprechblasen anzeigen, um die Änderungen einfach zu sehen. Um zu sehen, was ich meine, klicken Sie auf die Schaltfläche Vergleichen Sie Taste erneut, dann weiter Quelldokumente anzeigen und zum Schluss auf klicken Quelldokumente ausblenden.

Klicken Sie nun auf die Markup anzeigen Taste unter Verfolgung und klicken Sie auf Ballons und dann Revisionen in Ballons anzeigen.

Auf der rechten Seite des Dokuments werden jetzt alle Revisionen mit Zeilen angezeigt, die aus dem Dokument stammen. Dadurch können Sie alle Änderungen leichter sehen, wenn Sie viele davon haben.

Wenn Sie nur die Unterschiede zwischen den Dokumenten sehen möchten, müssen Sie wirklich nichts anderes tun. Wenn Sie aus diesen beiden Dokumenten ein Enddokument erstellen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Änderung und wählen Sie aus Akzeptieren oder Ablehnen.

Wenn Sie fertig sind, können Sie das neue Dokument mit allen vorgenommenen Änderungen speichern. Dokumente kombinieren ist ziemlich genau das Gleiche wie Compare. Wenn Sie Kombinieren wählen, wird das gleiche Dialogfeld angezeigt, in dem Sie das ursprüngliche und das überarbeitete Dokument auswählen müssen.

Wenn Sie dies tun, erhalten Sie dasselbe Layout wie zuvor, wo Sie die kombinierten Änderungen in der Mitte sehen. Wiederum wird durchgestrichener Text gelöscht, rot unterstrichener Text hinzugefügt und grüner Text verschoben. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf jede Änderung und wählen Sie aus, ob Sie die Änderung akzeptieren oder ablehnen möchten. Wenn Sie fertig sind, speichern Sie das neue kombinierte Dokument.

Dies ist insgesamt sehr nützlich, wenn Sie mehrere Versionen desselben Dokuments haben oder wenn mehrere Personen ein Word-Dokument bearbeiten und am Ende mehrere Dokumente zu einem Dokument zusammengefügt werden. Wenn Sie Fragen haben, können Sie dies gerne kommentieren. Genießen!