So legen Sie eine Nachricht in Outlook ab
Kommen Sie bald aus dem Büro und müssen eine einrichten Ausserhaus, Weg oder Urlaub Nachricht in Outlook? Man könnte meinen, es wäre super einfach, aber leider nicht! Es gibt zwei Möglichkeiten, eine automatische Antwort zu erstellen. Dies hängt davon ab, ob Outlook eigenständig ist oder Microsoft Exchange verwendet.
Wenn Sie sich in einer Unternehmensumgebung befinden und Outlook mit MS Exchange verbunden ist, ist das Einstellen einer Abwesenheitsantwort sehr einfach. Lassen Sie uns zuerst diese Methode durchgehen und dann besprechen wir, wie Sie dies tun, wenn Sie Exchange nicht verwenden.
Abwesenheitsnachricht mit Exchange
Wechseln Sie in Office 2007 und früheren Versionen zu Werkzeuge und klicken Sie auf Abwesenheitsassistent. Beachten Sie, dass dies bei der Verwendung von Exchange in Outlook 2003 und Outlook 2007 automatisch vorhanden sein sollte. Wenn Sie die Option nicht sehen, verwenden Sie Exchange nicht.
In Office 2010 und Office 2013 müssen Sie auf klicken Datei dann Tab Info und Sie sehen einen Button namens Automatische Antworten (Abwesenheit).
Klicken Sie in Office 2007 und zuvor auf die Schaltfläche Ich bin zur Zeit nicht im Büro Auswahlknopf und geben Sie die Nachricht in das ein Automatische Antwort Box.
Geben Sie das Datum ein, an dem Sie sich gerade befinden, und geben Sie auch alle Kontaktinformationen ein, wenn ein Notfall vorliegt usw. Wenn Sie auf OK klicken, wird jeder diese Nachricht erhalten, bis Sie zu diesem Dialog zurückkehren und ihn ändern Ich bin momentan im Büro.
Sie können eingehenden Nachrichten auch Regeln hinzufügen, wenn Sie nicht im Büro sind, indem Sie auf klicken Regel hinzufügen. Dies ist nützlich, wenn Sie bestimmte Aktionen für E-Mails von verschiedenen Personen ausführen möchten. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail von einem Client erhalten, möchten Sie diese möglicherweise an Ihr Telefon weiterleiten oder mit einer anderen E-Mail-Vorlage antworten als derjenigen für interne Mitarbeiter. Wenn Sie nicht wissen, wie man Regeln verwendet, lesen Sie in meinem vorherigen Beitrag, wie Sie Outlook-Regeln erstellen.
In Outlook 2010 und 2013 ist es etwas anders. Wenn Sie auf klicken Automatische Antworten, Sie erhalten ein Popup-Dialogfeld wie das unten abgebildete.
Wähle aus Automatische Antworten senden und dann die Nur innerhalb dieses Zeitraums senden Kästchen, wenn Sie die genauen Daten kennen, an denen Sie gegangen sind. Wenn Sie das Kontrollkästchen nicht aktivieren, bleibt die automatische Antwort aktiviert, bis Sie manuell auswählen und auswählen Senden Sie keine automatischen Antworten.
Das Coole an dieser Version ist auch, dass Sie eine separate automatische Antworteinrichtung für Personen innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens einrichten können. Wie bei den früheren Office-Versionen klicken Sie erneut auf Regeln wenn Sie der automatischen Antwort Ausnahmen hinzufügen möchten.
Abwesenheitsnachricht ohne Austausch
Das ist also großartig, wenn Sie Outlook mit Exchange verwenden, aber was ist, wenn Sie keinen Zugriff darauf haben Abwesenheitsassistent oder Automatische Antworten? Nun, Sie können den Abwesenheitsassistenten EMULIEREN, indem Sie eine automatische Antwortregel zusammen mit einer Abwesenheitsvorlage erstellen. Hier sind die Schritte unten.
Schritt 1: Erstellen Sie zuerst eine neue Nachricht in Outlook, als würden Sie jemandem eine E-Mail schreiben. Legen Sie nichts in die TO- oder CC-Boxen. Geben Sie Ihre Abwesenheitsnachricht ein und geben Sie einen Betreff ein.
Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche oder auf Datei Registerkarte in neueren Versionen von Office und wählen Sie Speichern als. Wählen Sie im Kombinationsfeld Dateityp die Option aus Outlook-Vorlage. Geben Sie einen Namen wie ein Abwesenheitsantwort in dem Dateiname Box und klicken Sie auf sparen.
Schritt 2: Jetzt müssen Sie nur noch eine Regel erstellen und Outlook anweisen, die neue E-Mail-Vorlage zu verwenden, die wir gerade erstellt haben. Klicken Sie für Office 2007 auf die Schaltfläche Werkzeuge Menü und gehen Sie zu Regeln und Alarme.
Klicken Sie in Office 2010 und 2013 auf die Schaltfläche Zuhause Tab, dann klicken Sie auf Regeln und klicken Sie dann auf Regeln und Benachrichtigungen verwalten.
Klicke auf Neue Regel unter E-Mail-Regeln So erstellen Sie eine neue Outlook-Regel.
Unter dem Abschnitt Beginnen Sie mit einer leeren Regel, fahren Sie fort und klicken Sie auf Überprüfen Sie die Nachrichten, wenn sie ankommen in älteren Versionen von Office oder Regel auf Nachrichten anwenden, die ich erhalten habee in neueren Versionen von Office, und klicken Sie dann auf Nächster.
Als Nächstes müssen Sie auswählen, welche Bedingungen Sie überprüfen möchten. Bei automatischen Abwesenheitsantworten überprüfe ich normalerweise nichts, da ich es für jede empfangene E-Mail beantragen möchte.
Klicken Sie auf Weiter und dann unter Aktionen, Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Antworten Sie mit einer bestimmten Vorlage”Und klicken Sie dann im zweiten Textfeld unten auf den Link eine bestimmte tempspät.
Wählen Sie nun die zuvor erstellte Vorlage aus der Liste der Vorlagen aus. Wenn Ihre Vorlage nicht angezeigt wird, klicken Sie auf die Schaltfläche Hinein sehen Kombinationsfeld und wählen Sie Verwenden Sie Vorlagen im Dateisystem.
Klicken Öffnen und klicken Sie dann auf Fertig. Sobald Sie eine neue E-Mail erhalten, wird nun eine automatische Antwort mit Ihrer automatischen Antwortvorlage gesendet. Outlook merkt sich, an wen auch die Nachrichten gesendet werden, und sendet sie nur einmal an jede E-Mail-Adresse.
Um es auszuschalten, müssen Sie sich wieder in Rules and Alerts befinden und das Kontrollkästchen neben der Regel deaktivieren. Sie müssen außerdem sicherstellen, dass Outlook auf Ihrem Computer geöffnet ist, bevor Sie das System verlassen, damit die automatischen Antworten gesendet werden können. Wenn Sie Fragen haben, können Sie gerne einen Kommentar hinterlassen. Genießen!
