Verschieben Sie E-Mails mithilfe von Regeln automatisch in Ordner in Outlook

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihre Outlook-E-Mails besser verwalten können, indem eingehende E-Mails automatisch in separate Ordner verschoben werden. Wenn Sie täglich viele E-Mails erhalten, kann dies viel Zeit sparen.

Anstatt einmal pro Woche eine Stunde damit verbringen zu müssen, E-Mails aus dem Posteingang in Ihre kategorisierten Ordner zu verschieben, helfen die E-Mail-Regeln dabei, Ihre Posteingangsorganisation zu automatisieren. Dies ist der Verwendung von Labels und Filtern in Google Mail sehr ähnlich.

E-Mail-Regeln können kompliziert erscheinen. Dies kann der Fall sein, wenn Sie wirklich eine anspruchsvolle Sortierung durchführen möchten. Wenn Sie jedoch Arbeits-E-Mails einfach automatisch in den Arbeitsordner verschieben möchten, ist dies ein Kinderspiel.

Damit Regeln nützlich sind, sollten Sie zunächst einige Ordner unterhalb Ihres Posteingangs erstellen, um Ihre E-Mails zu kategorisieren, wie z. B. Projekte, Arbeit, Familie usw..

Sie können Ordner erstellen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf klicken Posteingang oder einen beliebigen Ordner und Auswählen Neuer Ordner. Das folgende Verfahren gilt für Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 und Office 365.

Richten Sie Outlook-Regeln ein

Um zu beginnen, öffnen Sie Outlook, klicken Sie auf Datei Tab und Sie sehen die Regeln und Benachrichtigungen verwalten Knopf nach unten.

Das Hauptfenster Rules and Alerts wird angezeigt. Standardmäßig wird möglicherweise bereits eine Regel erstellt, abhängig von Ihrer Outlook-Version.

Von hier aus werden Sie auf die Schaltfläche klicken Neue Regel , um mit Ihrer ersten Outlook-E-Mail-Regel zu beginnen. Das Dialogfeld Regelassistent wird geöffnet und zeigt einige allgemeine Regelvorlagen.

Dies sind die häufigsten und wahrscheinlich alles, was Sie jemals brauchen werden. Die häufigste Regel ist die erste, die aufgeführt wird:Verschieben Sie Nachrichten von jemandem in einen Ordner“. Fahren Sie fort und wählen Sie es aus. Klicken Sie dann auf Nächster.

Das unterste Listenfeld mit der Bezeichnung "Schritt 2:" wird unten mit etwas unterstrichenem Text angezeigt. In der Realität müssen Sie zum Einrichten der Regel nur auf die Hyperlinks für klicken Menschen oder öffentliche Gruppe und spezifizierten um die E-Mail-Adresse auszuwählen und wohin diese E-Mails gesendet werden sollen.

Dann können Sie klicken Fertig und du bist fertig. Wenn Sie die Regel jedoch komplizierter machen möchten, klicken Sie auf Nächster gibt Ihnen eine ganze Menge mehr Möglichkeiten:

Wenn Sie im oberen Listenfeld nach verschiedenen Bedingungen suchen, werden in der Regelbeschreibung unten weitere Hyperlinks angezeigt. Sie können sogar Regeln erstellen, die nach bestimmten Wörtern im E-Mail-Text suchen und dann Aktionen für diese E-Mails ausführen.

Als nächstes müssen Sie auf jeden Hyperlink klicken und die zugehörigen Werte wie E-Mail-Adressen, Ordner usw. auswählen. In unserem obigen Beispiel möchten Sie auf klicken Menschen oder öffentliche Gruppe und wählen Sie eine E-Mail-Adresse.

Klicken Sie dann auf das Wort spezifizierten und navigieren Sie zu dem Ordner, in den Sie die E-Mail verschieben möchten, oder klicken Sie auf Neu Unter dem aktuell hervorgehobenen Ordner wird ein neuer Ordner erstellt.

Jetzt wird der untere Teil mit den tatsächlichen Werten für Ihre Regel aktualisiert.

Wenn Sie auf Weiter klicken, können Sie weitere Aktionen für die Regel festlegen. Sie können dies normalerweise in Ruhe lassen, wenn dies eine einfache Regel ist. Wenn Sie jedoch auch andere Aktionen ausführen möchten, z. B. einen Sound abspielen, die E-Mail weiterleiten, eine Kopie davon erstellen, die E-Mail drucken, ein anderes Programm starten, ein Skript ausführen usw. Dann können Sie das alles auf diesem Bildschirm tun.

Klicken Nächster Wenn Sie fertig sind, werden Sie zum gebracht Ausnahmen Dialogfeld, in dem Sie auswählen können, unter welchen Bedingungen diese Regel nicht verarbeitet werden soll. Wenn Sie keine eindeutigen Fälle haben, können Sie das Feld leer lassen. Dies ist die Standardeinstellung.

Klicken Sie auf Weiter und wir haben endlich das Ende des Regel-Assistenten erreicht! Geben Sie der Regel einen Namen wie "Freunde verschieben E-Mail", damit Sie wissen, was sie tut, wenn Sie sie später betrachten.

Wenn sich in Ihrem Posteingang bereits E-Mails befinden, die Ihrer neuen Regel entsprechen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Führen Sie diese Regel für Nachrichten aus, die sich bereits im Posteingang befinden“. Sie können alles andere als Standard belassen und klicken Fertig!

Jetzt können Sie Regeln für Personen, Newsletter, Bank- / Kreditkartenauszüge und was auch immer Sie sich vorstellen können erstellen, um Ihre Outlook-E-Mails effizienter zu verwalten! Genießen!