Benutzerhandbuch zu freigegebenen Dropbox-Ordnern

Dropbox ist ein unglaublich nützliches Werkzeug, um alle Ihre Dateien zwischen Ihren Computern und der Cloud zu synchronisieren. Hier werden wir sehen, wie Sie Ihr gesamtes Team mit den freigegebenen Dropbox-Ordnern auf einer Seite halten können.

Erstellen eines freigegebenen Ordners

Das Einrichten eines freigegebenen Ordners in Dropbox ist einfach. Fügen Sie die Dateien, die Sie freigeben möchten, einem Ordner in Dropbox auf Ihrem Computer hinzu, klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Ordner, wählen Sie Dropbox aus, und wählen Sie dann aus Diesen Ordner teilen.

Melden Sie sich alternativ online bei Ihrem Dropbox-Konto an, klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben dem Ordner, den Sie freigeben möchten, und klicken Sie auf Diesen Ordner teilen.

Geben Sie nun die E-Mail-Adressen der Personen ein, für die Sie den Ordner freigeben möchten, und geben Sie optional eine Nachricht ein, in der Sie die Gründe für die Freigabe des Ordners angeben.

Die von Ihnen eingeladenen Personen erhalten eine E-Mail, in der sie zum Anzeigen und Beitreten des freigegebenen Ordners aufgefordert werden. Wenn sie sich nicht für Dropbox angemeldet haben, können sie sich direkt anmelden. Ansonsten können sie sich einfach bei ihrem Dropbox-Konto anmelden und damit beginnen, Dateien hinzuzufügen oder zu bearbeiten.

Freigegebene Ordner haben ein etwas anderes Symbol in Ihrer Dropbox. Beachten Sie, dass der freigegebene Ordner auf der linken Seite ein Symbol mit zwei Personen hat, während der Ordner auf der rechten Seite, der nicht freigegeben ist, eine Vorschau seines Inhalts anzeigt.

Anzeigen des Verlaufs Ihres freigegebenen Ordners

Immer wenn Ihre Mitarbeiter mit Ihren freigegebenen Ordnern Dateien hinzufügen oder ändern, wird eine QuickInfo-Benachrichtigung angezeigt, die Sie über Änderungen informiert.

Sie können die Änderungen auch online anzeigen. Melden Sie sich bei Ihrem Dropbox-Konto in Ihrem Browser an und wählen Sie die Registerkarte Ereignisse. Hier werden alle Änderungen an Ihrer Dropbox angezeigt. Sie können jedoch nur die Änderungen in Ihrem freigegebenen Ordner anzeigen, indem Sie den Namen in der linken Seitenleiste auswählen.

Jetzt können Sie alle kürzlich vorgenommenen Änderungen in Ihrem Ordner sehen und sehen, wer die einzelnen Dateien hinzugefügt oder entfernt hat.

Am Ende der Seite können Sie sogar einen Kommentar hinzufügen, den alle Mitbearbeiter sehen werden.

Wenn jemand eine Datei gelöscht hat, die Sie noch benötigen, können Sie sie wiederherstellen, indem Sie auf den Link in diesem Online-Verlauf klicken. Sie können alle gelöschten Dateien anzeigen, indem Sie mit der rechten Maustaste in den Dropbox-Ordner im Explorer klicken. Wählen Sie Dropbox aus und klicken Sie auf Gelöschte Dateien anzeigen.

Lassen Sie sich benachrichtigen, wenn eine Änderung vorgenommen wird

Sie befinden sich nicht immer vor Ihrem Computer. Sie haben ein Leben jenseits Ihrer Projekte (zumindest hoffentlich). Wenn Sie wirklich auf dem Laufenden bleiben möchten, was mit Ihrem Projekt passiert, können Sie dies ganz einfach tun, egal wo Sie sich gerade befinden.

Die Verlaufsseite des freigegebenen Dropbox-Ordners bietet einen RSS-Feed mit allen Änderungen an dem Ordner. Drücke den Abonnieren Sie diesen Feed Hyperlink.

Klicken Sie nun in dem sich öffnenden Popup auf "In Zwischenablage kopieren", damit Sie diesen RSS-Feed verwenden können.

Sie können RSS-Feeds über viele Webbrowser, E-Mail-Clients, dedizierte Feed-Reader und mehr abonnieren. In Firefox, Internet Explorer 7/8 oder Opera können Sie die Feed-Adresse in Ihre Adressleiste einfügen und den Feed direkt in Ihrem Browser abonnieren.

Das Abonnieren des Feeds in einer Desktopanwendung wird Ihnen jedoch nicht viel helfen, wenn Sie nicht an Ihrem Computer sind. Eine gute Option ist das Abonnieren im beliebten Google Reader. Anschließend können Sie Ihren Feed in jedem Browser, auf jedem Computer oder mobilen Gerät überprüfen.

Um Ihren Dropbox-Feed zu Google Reader hinzuzufügen, melden Sie sich bei Google Reader an (Link unten), klicken Abonnement hinzufügen Fügen Sie oben links Ihren RSS-Feed aus Dropbox ein und klicken Sie auf Hinzufügen.

Jetzt können Sie Änderungen an Dateien oder Ordnern in Google Reader sehen.

Sie können Ihren Feed sogar Ihrer iGoogle-Startseite hinzufügen. Drücke den Fügen Sie es jetzt hinzu Klicken Sie rechts auf der Startseite von Google Reader auf die Schaltfläche, um Ihre Feeds zu iGoogle hinzuzufügen.

Jetzt können Sie Updates von Ihren Dateien auf Ihrer Homepage sehen. Wenn Sie einen anderen Computer verwenden, melden Sie sich einfach bei Ihrem Google-Konto an, um zu sehen, was passiert.

Sie können auch auf Ihre Google Reader-Feeds von vielen Programmen und Apps für die meisten gängigen Smartphones wie iPhone, Windows Phone und Blackberry zugreifen.

Erhalten Sie einen Tweet oder Text, wenn Änderungen vorgenommen werden

Wenn Sie eine hyperverbundene Person sind, senden und empfangen Sie wahrscheinlich Tweets für unterwegs. Wenn ja, ist dies möglicherweise der beste Weg, um benachrichtigt zu werden, wenn Änderungen an Ihrem freigegebenen Dropbox-Ordner vorgenommen werden. Erstellen Sie dazu zunächst einen neuen Twitter-Account, um Ihre Änderungen über zu veröffentlichen. Wenn Sie nicht möchten, dass die ganze Welt Ihre Updates anzeigt, klicken Sie auf Einstellungen und setzen Sie Ihr neues Twitter-Konto auf Privat.

Folgen Sie nach der Erstellung des neuen Kontos Ihrem normalen Twitter-Konto, damit Updates angezeigt werden.

Jetzt veröffentlichen wir unseren Dropbox-RSS-Feed auf Twitter. Erstellen Sie ein Konto bei Twitterfeed (Link unten).

Sobald Ihr Konto eingerichtet ist, fügen Sie Ihren Feed hinzu. Benennen Sie Ihren Feed und geben Sie Ihre Feed-Adresse aus Dropbox ein. Klicken Sie auf Erweiterte Einstellungen, um Ihren Feed so zu gestalten, wie Sie möchten.

Ändern Sie in den Erweiterten Einstellungen die Häufigkeit in "Alle 30 Minuten", um sicherzustellen, dass Sie die Änderungen so schnell wie möglich aktualisieren. Sie können auch andere Einstellungen ändern, wenn Sie möchten.

Klicken Sie auf "Weiter mit Schritt 2" und klicken Sie dann unter den verfügbaren Diensten auf Twitter, um Ihr Konto hinzuzufügen.

Vergewissern Sie sich, dass Sie bei Ihrem neuen Twitter-Konto angemeldet sind, und klicken Sie dann auf Twitter authentifizieren.

Anwendung zulassen.

Klicken Sie jetzt auf Create Service.

Bei jeder Änderung erhalten Sie über Ihren neuen Twitter-Account einen Tweet. Da Sie Tweets über SMS oder viele mobile Anwendungen empfangen können, sind Sie nie weit von Ihren Dropbox-Änderungen entfernt!

Fazit

Freigegebene Dropbox-Ordner sind eine großartige Möglichkeit, damit Ihr gesamtes Team mit denselben Dateien in einem Projekt zusammenarbeitet. Mit diesen praktischen Tricks können Sie mit Ihren gemeinsam genutzten Dateien immer und überall auf dem Laufenden bleiben! Mit Dropbox können Sie viele nützliche Dinge tun. Vergewissern Sie sich, dass Sie unsere Beiträge zum Hinzufügen von Dropbox zum Windows 7-Startmenü, zum Zugriff auf Dropbox-Dateien von Chrome und zum Synchronisieren Ihres Pidgin-Profils auf mehreren PCs lesen.

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