Das Einsteigerhandbuch zu Microsoft Outlook 2013
Viele von uns wünschen sich Organisation und Produktivität. Wenn Sie bereits Microsoft Office verwenden, haben Sie bereits das ultimative Werkzeug, um dieses Verlangen zu stillen: Outlook 2013.
Outlook ist in vielen Unternehmen von entscheidender Bedeutung, nicht nur wegen der offensichtlichen E-Mail-Kenntnisse, sondern auch hinsichtlich Kalender, Aufgaben und Kontaktbegabungen. Ein typisches Unternehmen kann Outlook mit einem Exchange-Server verbinden, und jeder kann dasselbe Adressbuch und dieselben Kalender verwenden, wodurch es zu einem hervorragenden Werkzeug für die Zusammenarbeit auf Unternehmensebene wird.
Leider haben die meisten Leute keinen Exchange-Server bei sich zu Hause und wissen wahrscheinlich gar nicht, was das ist. Aber das ist in Ordnung, Outlook funktioniert genauso gut auf Ihrem Heimcomputer und bietet trotzdem alle Funktionen, die es zu einem so leistungsfähigen Werkzeug machen: E-Mail, Aufgaben, Termine, Adressbücher und vieles mehr!
Mit Outlook arbeiten - Eine kleine Einführung
Outlook wird Sie beim ersten Öffnen nicht verblüffen. In jeder Hinsicht ist dies eine weitere Anwendung im Microsoft Office-Ökosystem, und daher werden einige bekannte Elemente vorhanden sein.
Im Gegensatz zu anderen gängigen Office-Apps basiert Outlook jedoch hauptsächlich auf den verschiedenen Funktionen. Word dient hauptsächlich zum Erstellen von Textdokumenten. In Excel werden Tabellenkalkulationen verwendet. PowerPoint bietet Präsentationen. Outlook ist jedoch eine App mit vielen Hüten.
Die Standardansicht von Outlook ist der Posteingang. Oben befindet sich die Multifunktionsleiste, die in dieser Ansicht verborgen ist, um Speicherplatz zu sparen.
Sie lieben oder hassen sie. Bänder sind überall in Office zu finden. Wir müssen nicht mehr Zeit damit verbringen, die relativen Vorzüge ihrer Existenz durchzugehen, offensichtlich sind sie hier, um zu bleiben. Denken Sie immer daran, wenn Sie die Multifunktionsleiste schnell ein- oder ausblenden möchten, verwenden Sie einfach STRG + F1.
Wenn Sie oben auf eine der Menüfunktionen klicken, wird in der Multifunktionsleiste angezeigt, und Sie können Funktionen und Werkzeuge auswählen. Wenn Sie möchten, dass das Menüband erhalten bleibt, können Sie „STRG + F1“ verwenden oder auf das kleine Symbol in der unteren rechten Ecke klicken.
Die Registerkarte "Start" auf der Multifunktionsleiste ändert sich je nach Modus in dem Kontext. In der Abbildung oben sehen Sie unsere Optionen für E-Mail.
Unten wurde die Registerkarte "Start" entsprechend den Optionen des Kalenders geändert. Beachten Sie, dass das Menüband festgesteckt ist, sodass der Pin in einen Pfeil geändert wurde, falls Sie ihn erneut ausblenden möchten (oder verwenden Sie „STRG + F1“)..
Die verbleibenden Ribbon-Registerkarten - Senden / Empfangen, Ordner, Ansicht und natürlich Datei - sind für den jeweiligen Modus weitgehend konsistent. Wir werden uns alle im nächsten Abschnitt genauer ansehen.
Sehen wir uns kurz an, wie Sie zwischen den Modi wechseln und Ihre Ansicht ändern können. Am linken Rand sehen Sie den Ordnerbereich. Am unteren Rand dieses Bereichs befinden sich Verknüpfungen zu den Outlook-Modi. In diesem Beispiel werden Symbole für Posteingang, Kalender, Personen, Aufgaben usw. angezeigt.
Wenn Sie auf den Pfeil oben im Navigationsbereich klicken, wird der Bereich erweitert, wodurch die Ordnerstruktur für Ihr E-Mail-Konto angezeigt wird.
Wenn Sie in den Kalendermodus wechseln, wird die entsprechende Ansicht im Ordnerfenster angezeigt.
Klicken Sie auf die drei Punkte, um auf weitere Outlook-Modi wie Notes, Ordner und Outlook-Verknüpfungen zuzugreifen. Wählen Sie die "Navigationsoptionen" und Sie können die Reihenfolge ändern, in der die Navigationselemente angezeigt werden.
Wenn Sie „Kompaktnavigation“ deaktivieren, werden Benutzer mit Anzeigen mit höherer Auflösung angesprochen. Sie können auch erhöhen oder verringern, wie viele Elemente angezeigt werden und in welcher Reihenfolge sie angezeigt werden.
Senden empfangen
Die Registerkarte Senden / Empfangen ist speziell auf die Funktionen des Posteingangs ausgerichtet. Sie wird jedoch auch in den anderen Modi (Kalender, Aufgaben usw.) angezeigt, obwohl sie nicht die gleiche Funktionalität haben.
Hier sehen Sie zum Beispiel die Registerkarte Senden / Empfangen des Kalenders, die den Abschnitt Server nicht zulässt.
Abhängig von der Art des verwendeten Mail-Protokolls (im ersten Screenshot arbeiten wir mit einem IMAP-Konto), haben Sie möglicherweise nicht nur die Möglichkeit, Kopfzeilen herunterzuladen oder Nachrichten zum Downloaden zu markieren.
Die Sende- / Empfangsoptionen hängen also davon ab, wie Sie Ihre E-Mail-Konten einrichten, aber um es kurz zu machen: Wir empfehlen IMAP.
Mappe
Insgesamt ist die Registerkarte "Ordner" in allen Modi ziemlich einheitlich, mit Ausnahme des Kalenders. Unten sehen Sie die Registerkarte Ordner für den Posteingang, auf der Sie alle Arten der Ordnerverwaltung ausführen können (wenn Sie kein IMAP-Konto verwenden, wird die Registerkarte IMAP nicht angezeigt.).
Die Schaltfläche AutoArchivierungseinstellungen ist etwas verwirrend, da sie nicht wirklich beeinflusst, wie Ihr Posteingang alte E-Mails automatisch archiviert. Wenn Sie Ihren Mail-Footprint klein halten und einfacher verwalten möchten, müssen Sie die Optionen öffnen und die AutoArchivierung-Einstellung dort beachten. Öffnen Sie die Optionen und wählen Sie die Kategorie "Erweitert" aus.
Wenn Sie die AutoArchivierungsoption gefunden haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „AutoArchivierungseinstellungen…“, um ein viel hilfreicheres Dialogfeld zu öffnen, als Sie von der Multifunktionsleiste erhalten.
Wie bereits erwähnt, sind die meisten Ordnerregisterkarten in Outlook ziemlich konsistent, mit Ausnahme des Kalenders, der kalenderspezifische Funktionen bietet. Beispielsweise kopieren oder verschieben Sie keine Ordner, Sie kopieren oder verschieben Kalender usw..
In den meisten Fällen erledigen Sie die Ordnerverwaltung in Bezug auf Ihren Posteingang sehr stark, da E-Mails natürlich schnell unhandlich und überwältigend werden können, wenn Sie nicht über eine gute Ordnerstruktur und Organisation verfügen.
Aussicht
Die Ansichtsoptionen enthalten die folgenden wesentlichen Funktionen. Dies ist die Registerkarte Ansicht aus dem Posteingang.
Beachten Sie die Schaltfläche Erinnerungsfenster, die Sie jederzeit öffnen können, um Ihre Erinnerungen zu überprüfen, z. B. ob Sie eine verpasst haben oder abwesend eine andere abgewiesen haben. Wenn Sie Erinnerungen anzeigen, können Sie jede einzelne Person schließen, auf die Schlummer-Taste drücken oder einfach alles auf einmal löschen.
Die anderen Ansichts-Registerkarten variieren je nach Modus. Folgendes wird dem Kalender zugeordnet, der die Möglichkeit bietet, die aktuelle Ansicht, Anordnung, Farbe und das Layout zu ändern. Der Layout-Abschnitt hat in Outlook eine Menge ähnlicher Funktionen. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass dies nicht universell ist. Daher wird das, was Sie im Aufgaben-, Kalender- oder E-Mail-Modus aktivieren, nicht in der gesamten Anwendung repliziert.
Es ist auch wichtig, auf den Arrangement-Abschnitt zu achten. So sieht der Arrangement-Abschnitt im Aufgabenmodus aus. Beachten Sie, wie Sie die Aufgabenansicht für maximale Wirkung sortieren und ändern können.
Wenn Sie die Registerkarte Ansicht nach Ihren Präferenzen verwenden, können Sie die Informationen schnell durchschneiden und sortieren, da sie sich im Laufe der Zeit immer mehr erhöhen und aufbauen. Ihr Kalender bleibt nicht leer, Ihre Aufgaben werden immer größer, die Anzahl der E-Mails steigt, und durch die Verwendung verschiedener Arrangements und Layouts können Sie wesentlich produktiver sein, anstatt blind herumzuspielen.
Funktionsbänder
Lassen Sie uns nun besprechen, wie sich Ihre Optionen von Funktion zu Funktion ändern. Hier finden Sie alles, was Sie benötigen, um eine grundlegende E-Mail-Nachricht abzurufen, Anhänge und Tags hinzuzufügen und Ihren Text zu formatieren. Es ist nichts übermäßig kompliziert und Sie sollten in der Lage sein, eine erstaunliche E-Mail-Nachricht zu erstellen.
Vergleichen Sie dies mit der Taskleiste, auf die Sie durch Starten oder Öffnen einer Task zugreifen können. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um festzustellen, wie unterschiedlich es von der Nachrichtenleiste ist.
Vergleichen Sie das mit der Registerkarte Einfügen. Die Registerkarte Einfügen ist in ganz Outlook statisch. Sie können den Inhalt Ihrer Nachricht, Ihrer Aufgaben, Ihres Kalenderereignisses usw. mit denselben Optionen und Funktionen beeinflussen.
E-Mail-Nachrichten fügen eine Registerkarte "Optionen" hinzu, die einige nützliche Funktionen enthält. Neben den Themen, die für Sie möglicherweise nützlich sind oder nicht, gibt es die Option BCC (Blind Carbon Copy, wenn Sie Empfänger aus dem E-Mail-Header ausblenden möchten) und Tracking-Funktionen. Insgesamt ist hier nichts von entscheidender Bedeutung, aber wenn Sie jemals eine Lieferung anfordern oder eine Quittung lesen müssen, ist die Registerkarte Optionen der richtige Ort.
Die Registerkarte Text formatieren ist gleich, unabhängig von der Funktion, mit der Sie arbeiten, und es gibt nicht viel zu besprechen. Diese Registerkarte hat eine auffallende Ähnlichkeit mit den Formatierungsfunktionen in Word. Wenn Sie also Word zum Schreiben und Formatieren von Dokumenten verwenden, sind diese Steuerelemente Ihnen wahrscheinlich bekannt.
Schließlich ist die Registerkarte "Überprüfen" die Registerkarte "Just-in-case". Sie können die Korrekturhilfen dieser Registerkarte verwenden, um Ihre Rechtschreibung und Grammatik zu überprüfen, ein besseres Wort zu finden und einfach herauszufinden, wie viele Wörter in Ihrer E-Mail / Aufgabe / Besprechung enthalten sind.
Die Registerkarte "Überprüfen" ist in der gesamten Outlook-Anwendung gleich. Beachten Sie auch, dass es Sprachfunktionen enthält. Hier können Sie Ihre Spracheinstellungen und Korrektureinstellungen festlegen. Sie können auch Elemente übersetzen, wenn Sie mit einem ausländischen Partner korrespondieren oder jemand etwas Text in einer anderen Sprache sendet.
Das ist ein großer Teil der weiteren Funktionalität in Outlook. Offensichtlich haben wir viele Details übersprungen, aber wir haben das Gefühl, sobald Sie die Natur des Ribbon-Systems verstanden haben. Wenn Sie eine Funktion verwenden möchten, wissen Sie, wo Sie danach suchen müssen.
Einrichten Ihres E-Mail-Kontos automatisch und manuell
Lassen Sie uns kurz besprechen, wie Sie ein E-Mail-Konto automatisch und manuell einrichten. Wenn Sie Outlook zum ersten Mal starten, müssen Sie ein Konto einrichten.
Sie haben die Wahl, Sie können Outlook sofort mit einem E-Mail-Konto einrichten oder diesen Teil überspringen und später ein Konto hinzufügen.
Wenn Sie "Nein" wählen, wird eine Warnmeldung angezeigt, die Sie im Grunde informiert, dass Outlook ohne mindestens ein E-Mail-Konto ziemlich lahm ist. Natürlich können Sie damit immer noch Aufgaben, Notizen verfolgen, einen Kalender und andere Dinge verwalten, aber Outlook ist wirklich eine E-Mail-basierte Erfahrung.
In diesem Sinne richten wir Outlook mit einem E-Mail-Konto ein. Sie können zunächst versuchen, dies automatisch zu tun, indem Sie einige flüchtige Informationen zu Ihrem Konto eingeben und die Anwendung versucht, die Einstellungen automatisch zu ermitteln.
Manchmal funktioniert das, etwas nicht. Wenn dies der Fall ist, gewinnen Sie und Sie können mit dem nächsten Abschnitt fortfahren. Wenn dies nicht der Fall ist oder Sie wissen, dass Sie einen zusätzlichen Servertyp einrichten müssen, wählen Sie die Option "Manuelles Setup" und klicken Sie auf "Next", um fortzufahren.
Der Zweckmäßigkeit halber richten wir ein bereits bestehendes Konto mit der automatischen Methode ein. Manuelle Methoden werden in wenigen Schritten beschrieben. Wenn Sie ein Konto manuell einrichten müssen, empfehlen wir Ihnen, zu diesem Abschnitt zu springen. In der Zwischenzeit haben wir einfach ein Outlook.com-Konto verwendet, unser Kennwort angegeben und Sie sehen das Ergebnis unten.
Die Verwendung von Outlook.com ist eine einfache Möglichkeit, wenn Sie E-Mails von anderen Herstellern als Microsoft einrichten möchten, müssen Sie sie wahrscheinlich manuell konfigurieren. Wenn Sie nicht wissen, wie das geht, empfehlen wir Ihnen, nach dem Einrichten von Outlook mit Ihrer bestimmten E-Mail zu suchen.
In unserem einfachen Beispiel klicken wir jedoch auf "Fertig stellen" und Outlook öffnet sich dann für unseren neuen Posteingang.
Manuelle Kontoeinrichtung
Nachdem Sie sich mit den grundlegenden Funktionen von Outlook ziemlich gut auskennen, gehen wir zurück und besprechen Sie, wie Sie weitere E-Mail-Konten einrichten. Es besteht eine gute Chance, dass Sie wie viele andere Leute sind und zwei oder mehr E-Mail-Konten haben. Glücklicherweise können Sie Outlook so einrichten, dass es mit vielen verschiedenen E-Mail-Konten einschließlich POP und IMAP arbeitet, und Sie können so viele Konten einrichten, wie Sie persönlich bearbeiten können.
POP und IMAP?
Was meinen wir also mit POP und IMAP??
POP oder Post Office Protocol gibt es schon immer, und wenn Sie jemals einen E-Mail-Client verwendet haben, um eine Verbindung zu Ihrer vom ISP bereitgestellten E-Mail herzustellen oder Ihre E-Mail von einem Webmail-Dienst abzurufen, stehen die Chancen wahrscheinlich, dass Sie über POP eine Verbindung hergestellt haben. POP eignet sich hervorragend zum Herunterladen Ihrer Nachrichten.
Wenn Sie Ihr Konto für die Arbeit mit IMAP einrichten, kopiert Outlook Ihre Online-Ordnerstruktur und synchronisiert normalerweise nur die E-Mails einiger Wochen. Ihre E-Mail wird nicht vom Server entfernt, und Sie können einfach nur Nachrichtenkopfzeilen herunterladen, was fantastisch ist, wenn Sie Tausende von Nachrichten in Ihren Ordnern haben.
Sie haben also POP, das obsolet ist und so etwas wie eine Machete zu Ihrer E-Mail bringt, und dann gibt es IMAP, das raffinierter, moderner und besser geeignet ist, wenn Sie den gleichen Posteingang online und offline verwenden möchten.
Wie gesagt, wir denken, dass IMAP die weit überlegene Methode ist.
Mehrere E-Mail-Konten hinzufügen und verwalten
Das Hinzufügen und Verwalten mehrerer E-Mail-Konten in Outlook ist sehr einfach. Wenn Sie ein neues E-Mail-Konto hinzufügen möchten, klicken Sie auf der Multifunktionsleiste auf die Registerkarte "Datei" und anschließend auf "Konto hinzufügen". Der Bildschirm "Auto Account Setup" wird angezeigt. Wenn Sie Ihr Konto manuell einrichten möchten (oder benötigen), wählen Sie „Manuelle Einrichtung“ und klicken Sie auf „Weiter“.
Wie bereits erwähnt, werden Sie wahrscheinlich zwischen den Kontotypen POP oder IMAP wählen. Das Einrichten Ihres Kontos als das eine oder das andere wird in der Regel von Ihrem E-Mail-Anbieter festgelegt. Das heißt, wenn Sie Google Mail oder Yahoo! verwenden oder sogar die E-Mail, die Sie von Ihrem Internetanbieter erhalten haben, sollten Sie diese oder das Internet konsultieren, um spezifische Anweisungen und Einstellungen zu erhalten, die Sie für die Verwendung mit Outlook benötigen.
Wenn Sie jedoch Outlook.com oder einen anderen Exchange ActiveSync-Dienst verwenden, sind die Informationen relativ einfach bereitzustellen.
Wenn Sie Ihre Konten hinzugefügt haben, können Sie sie in der Dropdown-Liste oben auf der Seite "Kontoinformationen" auf der Registerkarte "Datei" auswählen.
Klicken Sie erneut auf "Kontoeinstellungen" und "Kontoeinstellungen". Im daraufhin angezeigten Fenster können Sie ein neues Konto erstellen, ein aktuelles Konto reparieren, es entfernen, als Standard festlegen (wenn Sie mehr als ein Konto haben) und natürlich ggf. Einstellungen ändern.
Hier sehen wir die Einstellungen für ein Outlook.com-Konto. Wir können nicht viel dagegen tun, aber wenn Sie kürzlich Ihr Passwort geändert haben, können Sie es hier schnell beheben.
Nachfolgend finden Sie ein IMAP-Setup, das von Hand gemäß den von Google bereitgestellten Einstellungen konfiguriert wurde.
Whoa, da ist noch viel mehr los und wir müssen uns sogar mit „More Settings…“ auseinandersetzen, um mit Server-Ports herumzuspielen.
Denken Sie daran, dass Sie diese Dinge nur einmal machen müssen und dann vergessen. Wenn Sie später kein Kennwort ändern oder ein Konto hinzufügen oder entfernen möchten, ist Ihre Arbeit mit den E-Mail-Kontoeinstellungen effektiv abgeschlossen.
Wenn Sie mehr über das Hinzufügen von Google Mail-IMAP-Konten zu Outlook erfahren möchten, haben wir eine praktische kleine Anleitung, die Ihnen dabei helfen wird.
Bereit, Satz, E-Mail!
Sie sind möglicherweise mit Google Mail oder Yahoo! zufrieden. Mail für den täglichen Gebrauch, wenn Sie mehrere E-Mail-Konten verwenden, z. B. ein persönliches Konto, ein professionelles Konto und / oder ein Arbeitskonto. Wenn Sie einen E-Mail-Client wie Outlook verwenden, kann das Umschalten zwischen Konten, das Einfügen von Terminen in Ihren Kalender oder das Verwalten von Aufgaben entfallen.
Es handelt sich um eine echte, praktikable All-in-One-Produktivitätslösung. Angesichts des erneuerten Fokus von Microsoft auf die Office-Suite bleibt er für viele Benutzer ein wichtiger Bestandteil des Tagesablaufs.
Sobald Ihre E-Mail-Konten eingerichtet und bereit sind, können Sie Outlook verwenden und alle Funktionen erkunden. Sie finden es wahrscheinlich ziemlich einfach zu bedienen, und es gibt noch viel mehr, was How-to-Geek Ihnen bei vorherigen Artikeln oder bei Fragen in unserem Diskussionsforum helfen kann.
