Zeit sparen mit benutzerdefinierten Suchordnern in Microsoft Outlook

Die Suche in Outlook ist ziemlich einfach, aber warum sollten Sie die gleichen Suchvorgänge immer wieder eingeben, wenn Sie sie regelmäßig ausführen? Mit benutzerdefinierten Suchordnern können Sie diese benutzerdefinierten Suchvorgänge speichern, sodass Sie sie mit nur ein paar Klicks wieder aufrufen können.

Und obwohl es verführerisch ist, die benutzerdefinierten Suchordner nur als gespeicherte Suche zu betrachten, sind sie tatsächlich cooler. Da sie automatisch aktualisiert werden, funktionieren sie tatsächlich eher wie virtuelle Ordner - ähnlich wie die Labels-Funktion in Google Mail, mit Ausnahme der leistungsfähigeren Funktionen. Wünschen Sie einen Ordner, in dem nur Nachrichten angezeigt werden, die von einer bestimmten Person ungelesen sind und über einen oder mehrere Anhänge verfügen? Kein Problem.

Lassen Sie uns einen Blick auf die Einrichtung werfen.

Erstellen Sie einen vordefinierten Suchordner in Outlook

Outlook verfügt bereits über eine Reihe vordefinierter Suchordner, die Sie verwenden können. Sie können diese nicht weiter anpassen, aber es lohnt sich, zuerst einen Blick darauf zu werfen, falls sie Ihre Anforderungen erfüllen.

Zunächst finden Sie Ihre Suchordner unten in der Liste der Ordner in Ihrer Outlook-Datendatei auf der linken Seite des Fensters. Jede Datendatei verfügt über einen eigenen Suchordner. Wenn Sie also mit Outlook mehrere Konten prüfen, können Sie für jedes Konto unterschiedliche Suchordner einrichten.

Sie können den Ordner "Suchordner" jedoch erst dann auswählen, wenn Sie Ihren ersten Suchordner erstellt haben. Um einen Suchordner zu erstellen, wechseln Sie auf der Multifunktionsleiste zur Registerkarte "Ordner" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Neuer Suchordner".

Das Fenster "Neuer Suchordner" wird geöffnet. Es gibt eine Reihe vordefinierter Suchordner, die in Kategorien wie Lesen von E-Mail, E-Mail von Personen und Listen und Organisieren von E-Mails organisiert sind. Die meisten Ordner sind ziemlich selbsterklärend, daher werden wir sie nicht ausführlich behandeln - Sie können sie einfach durchsehen.

Hier erstellen wir einen neuen Suchordner, der ungelesene E-Mails anzeigt. Es ist ein sehr praktischer Suchordner, da alle Ihre ungelesenen E-Mails angezeigt werden, egal in welchem Ordner sie gespeichert sind. Klicken Sie einfach auf den Suchordner, den Sie erstellen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche "OK".

Ganz einfach, richtig? Lassen Sie uns nun einen Blick auf die Erstellung Ihrer eigenen benutzerdefinierten Suchordner werfen, die wesentlich leistungsfähiger sind.

Erstellen Sie einen benutzerdefinierten Suchordner in Outlook

Benutzerdefinierte Suchordner ermöglichen Ihnen zusätzliche Kriterien, die in den vordefinierten Suchordnern nicht enthalten sind. Sie können so ziemlich jedes Feld durchsuchen, das eine Outlook-Nachricht enthält. Noch wichtiger ist, Sie können einen benutzerdefinierten Suchordner erstellen, in dem Nachrichten nach mehreren Kriterien ausgewählt werden. Beispielsweise könnten Sie nur eine Nachricht von bestimmten Personen anzeigen lassen und bestimmte Wörter in der Betreffzeile haben.

Um einen Suchordner zu erstellen, wechseln Sie auf der Multifunktionsleiste zur Registerkarte "Ordner" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Neuer Suchordner".

Scrollen Sie im Fenster "Neuer Suchordner" bis zum Ende der Liste, wählen Sie die Option "Benutzerdefinierten Suchordner erstellen" aus und klicken Sie auf die Schaltfläche "Auswählen".

Geben Sie im Fenster Benutzerdefinierter Suchordner einen Namen für Ihren Ordner ein.

Als Nächstes legen Sie die Kriterien für die Suche fest. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Kriterien".

Im Fenster "Suchordnerkriterien" können Sie Ihre Suche wirklich anpassen und beliebig viele Kriterien auswählen.

Die Registerkarte "Nachrichten" enthält grundlegende Kriterien, nach denen Sie im Betreff oder im Nachrichtentext, in den Absendern und Empfängern nach bestimmten Wörtern suchen können. Sie können die Suche auch auf Nachrichten beschränken, bei denen Sie die einzige Person in der Zeile "An" oder in der Zeile "An" oder "Cc" mit anderen Personen sind.

Sie können sogar einen Zeitbereich für die Nachrichten festlegen, der darauf basiert, wann sie empfangen, gesendet, geändert wurden usw. So konnten Sie beispielsweise nur Nachrichten anzeigen, die in den letzten sieben Tagen empfangen wurden.

Die Registerkarte "Weitere Optionen" enthält noch mehr Kriterien, um Ihre Suche einzugrenzen. Sie können nach Nachrichten in bestimmten Kategorien suchen, die ungelesen sind oder Anhänge enthalten, nach der Wichtigkeit der Nachricht, nach markierten oder nicht gekennzeichneten Nachrichten und sogar nach der tatsächlichen Größe der Nachricht. Letzteres kann übrigens hilfreich sein, um große Anhänge zu finden und zu löschen.

Auf der Registerkarte "Erweitert" können Sie Kriterien hinzufügen, die auf allen Feldern basieren, die ein Outlook-Objekt speichern kann. Es gibt eine Menge davon, deshalb werden wir sie hier nicht behandeln. Wenn Sie jedoch nach etwas suchen müssen, das Sie auf den anderen Registerkarten nicht gefunden haben, besteht die Möglichkeit, dass Sie es finden, indem Sie auf die Schaltfläche "Feld" klicken und die Menüs durchsuchen.

Wenn Sie alle gewünschten Kriterien für diese drei Registerkarten festgelegt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "OK", um zum Fenster "Benutzerdefinierter Suchordner" zurückzukehren. Es gibt noch eine weitere Sache, die Sie hier konfigurieren möchten, bevor Sie fertig sind.

Standardmäßig wird die von Ihnen erstellte benutzerdefinierte Suche aus allen Ordnern in Ihrer Outlook-Datendatei abgerufen. Wenn Sie dies auf bestimmte Ordner beschränken möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche "Durchsuchen".

Wählen Sie im Fenster "Ordner auswählen" die Ordner aus, die in die Suche einbezogen werden sollen, und klicken Sie auf die Schaltfläche "OK".

Gehen Sie dann wieder zurück in das Hauptfenster und klicken Sie erneut auf „OK“.

Outlook erstellt den benutzerdefinierten Suchordner und fügt ihn Ihrer Ordneransicht hinzu.

Sobald Sie sich mit der Anwendung vertraut gemacht haben, ist die Funktion "Benutzerdefinierter Suchordner" ziemlich leistungsfähig. Hier nur einige Beispiele, für die Sie Suchordner verwenden könnten:

Mitteilungen an und von Ihrem Chef
Nachrichten mit nicht aufgelösten Folge-Flags nach Kategorie (Sie könnten beispielsweise nur nach den nicht aufgelösten Elementen in der persönlichen Kategorie suchen.)
Nachrichten mit hoher Bedeutung
Nachrichten an und von einem Client (Sie können sogar ihre vollständige Domäne im Suchfeld verwenden und alle Felder durchsuchen).
Nachrichten mit Anhängen, die eine bestimmte Größe überschreiten (ideal, um große Anhänge zu entfernen und die Größe Ihrer Datendatei zu reduzieren)

Und das kratzt nur an der Oberfläche. Welche Arten von Suchordnern erstellen Sie? Lass es uns in den Kommentaren wissen!