So verwenden Sie den Signatur-Editor in Outlook 2013

Mit dem Signatur-Editor in Outlook 2013 können Sie eine benutzerdefinierte Signatur aus Text, Grafiken oder Visitenkarten erstellen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die verschiedenen Funktionen des Signatur-Editors verwenden, um Ihre Signaturen anzupassen.

Um den Signatur-Editor zu öffnen, klicken Sie auf die Registerkarte Datei und wählen Sie Optionen auf der linken Seite des Bildschirms Kontoinformationen aus. Klicken Sie dann links im Dialogfeld Optionen auf E-Mail und klicken Sie auf die Schaltfläche Signaturen. Weitere Informationen finden Sie in einem der oben genannten Artikel.

Das Ändern der Schriftart für Ihre Signatur ist ziemlich selbsterklärend. Wählen Sie den Text aus, für den Sie die Schriftart ändern möchten, und wählen Sie die gewünschte Schriftart aus der Dropdown-Liste aus.

Sie können die Ausrichtung (links, zentriert, rechts) für jede Textzeile auch separat festlegen. In der Dropdown-Liste mit der Standardeinstellung Automatisch können Sie die Farbe des ausgewählten Textes ändern. Klicken Sie auf OK, um Ihre Änderungen zu akzeptieren und das Dialogfeld "Unterschriften und Briefpapier" zu schließen.

Um Ihre Signatur in einer E-Mail anzuzeigen, klicken Sie in der Navigationsleiste auf E-Mail.

Klicken Sie auf der Registerkarte Startseite auf Neue E-Mail.

Das Nachrichtenfenster wird angezeigt und Ihre Standardsignatur wird in den E-Mail-Text eingefügt.

HINWEIS: Sie sollten keine ungewöhnlichen Schriftarten in Ihren Signaturen verwenden. Damit der Empfänger Ihre Signatur wie gewünscht sehen kann, muss die von Ihnen gewählte Schriftart auch auf dem Computer des Empfängers installiert werden. Wenn die Schriftart nicht installiert ist, werden dem Empfänger eine andere Schriftart, falsche Zeichen oder sogar Platzhalterzeichen angezeigt, bei denen es sich um leere quadratische Felder handelt.

Schließen Sie das Nachrichtenfenster über die Registerkarte Datei oder die Schaltfläche X in der rechten oberen Ecke des Nachrichtenfensters. Sie können es als Entwurf speichern, wenn Sie möchten, aber es ist nicht notwendig.

Wenn Sie sich für eine nicht gebräuchliche Schriftart entscheiden, wäre es besser, eine Signatur als Bild oder Logo zu erstellen. Erstellen Sie Ihr Bild oder Logo in einem Bildbearbeitungsprogramm, und stellen Sie es auf die Größe ein, die Sie für Ihre Signatur verwenden möchten. Speichern Sie das Bild in einer möglichst kleinen Dateigröße. Das JPG-Format eignet sich gut für Bilder, das PNG-Format für detaillierte Grafiken und das GIF-Format für einfache Grafiken. Das .gif-Format erzeugt im Allgemeinen die kleinsten Dateien.

Um ein Bild in Ihre Signatur einzufügen, öffnen Sie das Dialogfeld "Signatures and Stationery" erneut. Löschen Sie gegebenenfalls den aktuell im Editor vorhandenen Text oder erstellen Sie eine neue Signatur. Klicken Sie dann auf die Bildschaltfläche in der Werkzeugleiste des Editors.

Navigieren Sie im Dialogfeld Bild einfügen zum Speicherort Ihres Bildes, wählen Sie die Datei aus und klicken Sie auf Einfügen.

Wenn Sie ein Bild aus dem Web einfügen möchten, müssen Sie die vollständige URL für das Bild in das Bearbeitungsfeld Dateiname (anstelle des lokalen Dateinamens) eingeben. Zum Beispiel http://www.somedomain.com/images/signaturepic.gif. Wenn Sie unter der angegebenen URL eine Verknüpfung zum Bild herstellen möchten, müssen Sie auch in der Dropdown-Liste Einfügen die Option Verknüpfung mit Datei auswählen, um die URL-Referenz beizubehalten.

Das Bild wird in das Feld Signatur bearbeiten eingefügt. Klicken Sie auf OK, um Ihre Änderungen zu akzeptieren und das Dialogfeld "Unterschriften und Briefpapier" zu schließen.

Erstellen Sie erneut eine neue E-Mail-Nachricht. Sie werden feststellen, dass das in die Signatur eingefügte Bild im Nachrichtentext angezeigt wird. Schließen Sie das Nachrichtenfenster über die Registerkarte Datei oder die Schaltfläche X in der rechten oberen Ecke des Nachrichtenfensters.

Sie können einen Link zu einer Webseite oder einen E-Mail-Link in Ihre Signatur einfügen. Öffnen Sie dazu erneut das Dialogfeld Signaturen und Briefpapier. Geben Sie den anzuzeigenden Text ein, markieren Sie den Text und klicken Sie in der Symbolleiste des Editors auf die Schaltfläche Hyperlink.

Wählen Sie im Dialogfeld Hyperlink einfügen den Typ des Links aus der Liste links aus und geben Sie die Webseite, E-Mail-Adresse oder einen anderen Adresstyp in das Adressfeld ein. Sie können den Text ändern, der in der Signatur für den Link im Bearbeitungsfeld Text angezeigt wird. Klicken Sie auf OK, um Ihre Änderungen zu übernehmen und das Dialogfeld zu schließen.

Der Link wird im Editor mit dem standardmäßig blauen, unterstrichenen Text angezeigt. Klicken Sie auf OK, um Ihre Änderungen zu akzeptieren und das Dialogfeld "Unterschriften und Briefpapier" zu schließen.

Hier ist ein Beispiel einer E-Mail-Nachricht mit einem Link in der Signatur. Schließen Sie das Nachrichtenfenster über die Registerkarte Datei oder die Schaltfläche X in der rechten oberen Ecke des Nachrichtenfensters.

Sie können Ihre Kontaktinformationen auch als Visitenkarte in Ihre Unterschrift einfügen. Klicken Sie dazu in der Symbolleiste des Editors auf Visitenkarte.

Wählen Sie im Dialogfeld Visitenkarte einfügen den Kontakt aus, den Sie als Visitenkarte einfügen möchten. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Größe eine Größe für das Visitenkartenbild aus. OK klicken.

Das Visitenkartenbild wird im Signatur-Editor angezeigt. Klicken Sie auf OK, um Ihre Änderungen zu akzeptieren und das Dialogfeld "Unterschriften und Briefpapier" zu schließen.

Wenn Sie eine Visitenkarte in Ihre Unterschrift einfügen, wird das Bild der Visitenkarte im Nachrichtentext der E-Mail-Nachricht angezeigt und eine .vcf-Datei mit Ihren Kontaktinformationen wird an die E-Mail angehängt. Diese VCF-Datei kann in Programme wie Outlook importiert werden, die dieses Format unterstützen.

Schließen Sie das Nachrichtenfenster über die Registerkarte Datei oder die Schaltfläche X in der rechten oberen Ecke des Nachrichtenfensters.

Sie können Ihre Visitenkarte auch ohne das Bild oder ohne die .vcf-Datei in Ihre Signatur einfügen.

Wenn Sie Empfängern Ihre Kontaktinformationen in einer VCF-Datei zur Verfügung stellen möchten, diese jedoch nicht an jede E-Mail anhängen möchten, können Sie die VCF-Datei an einen Speicherort im Internet hochladen und der Datei einen Link hinzufügen, z als "Get my vCard" in Ihrer Signatur.

HINWEIS: Wenn Sie Ihre Visitenkarte bearbeiten möchten, z. B. eine andere Vorlage darauf anwenden möchten, müssen Sie eine andere Ansicht als Personen für Ihren Kontakteordner auswählen, damit Sie das vollständige Bearbeitungsfenster für Kontakte öffnen können.