So verwenden Sie Regeln zum Verwalten Ihrer Outlook.com-E-Mail

Wenn Sie ein Benutzer von Outlook.com sind, möchten Sie vielleicht wissen, dass das Einrichten von Regeln zum Verwalten eingehender und ausgehender E-Mails Ihr Leben wesentlich einfacher machen kann.

Was sind Regeln??

In ihrer einfachsten Form sind Outlook-Regeln Aktionen, die Ihr E-Mail-Konto automatisch basierend auf den von Ihnen festgelegten Richtlinien ausführt. Es gibt zwei Hauptkategorien von Regeln, die Sie erstellen können. Dies sind Organisationsregeln und Benachrichtigungsregeln. Diese Regeln sind nicht rückwirkend, dh sie gelten nur für ungelesene Nachrichten.

1. Organisieren Sie Ihre E-Mails - Diese Regeln beziehen sich auf das Ablegen und Organisieren von Nachrichten auf der Grundlage von Absendern, Schlagwortwörtern und Ordnern in Ihrem Outlook-Konto. Dies ist hilfreich, um E-Mails in relevante Ordner oder Kategorien zu legen.
2. Bleiben Sie auf dem Laufenden - Diese Regeln senden Ihnen Benachrichtigungen zu Ihren eingehenden Nachrichten. Dies ist nützlich, wenn Sie Benachrichtigungen über neue E-Mails an Ihre mobilen Geräte erhalten möchten.

Neue Regeln in Outlook.com erstellen

Wenn Sie bei Ihrem Outlook.com-E-Mail-Konto angemeldet sind, klicken Sie auf die Schaltfläche "Einstellungen" und dann auf die Option "Regeln verwalten", um eine neue Regel zu erstellen.

Klicken Sie nun auf die Schaltfläche "Neu", um Ihre erste Regel zu erstellen. Wie Sie sehen, gibt es zwei Hauptabschnitte. Auf der linken Seite weisen Sie eine oder mehrere Bedingungen zu, um die E-Mails zu identifizieren, auf die Ihre neue Regel angewendet wird. Auf der rechten Seite definieren Sie, welche Aktion Outlook mit Ihren E-Mails ausführen soll.

In diesem Beispiel werden wir zwei der neun Bedingungen auswählen, die die E-Mail erfüllen muss, sowie zwei der acht Aktionen.

BEDINGUNGEN AKTIONEN

Wir werden zuerst auf den Link zu den Bedingungen klicken, um eine zweite Bedingung hinzuzufügen. Angenommen, alle E-Mails von "[email protected]", die das Wort "Apfel" in der Betreffzeile enthalten, sollten an einen Ordner mit dem Namen "Apple E-Mails" gesendet werden und müssen als "WICHTIG !!!" eingestuft werden.

Bearbeiten Sie dazu Ihre Regel, bis die beiden Abschnitte wie die Bilder unten aussehen.

Klicken Sie abschließend auf "Regel erstellen" und lassen Sie sie wirksam werden. Von nun an werden alle E-Mails von [email protected], die das Wort Apfel enthalten, als wichtig eingestuft und in Ihren Ordner "Apple E-Mails" verschoben.

Wenn Sie eine der zuvor erstellten Regeln bearbeiten möchten, klicken Sie einfach auf die Regel und bearbeiten Sie sie in dem sich öffnenden Fenster. Um eine Regel zu löschen, klicken Sie einfach auf den kleinen Papierkorb neben der Regel.

Erstellen Sie Regeln aus E-Mail-Nachrichten

Die Seite "Regeln verwalten" ist nicht die einzige Möglichkeit, Regeln für Ihre E-Mails zu erstellen. Wenn Sie eine Regel basierend auf einer erhaltenen E-Mail erstellen möchten, finden Sie sie einfach in Ihrem Posteingang und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf. Wählen Sie anschließend die Option "Regel erstellen".

Alternativ können Sie auf die E-Mail klicken, um sie zu öffnen, und eine Regel erstellen, indem Sie die Option aus dem „Erweiterten Menü“ auswählen.

Sobald Sie dies getan haben, wird ein Popup-Fenster angezeigt, in dem Sie die Regel nach Bedarf anpassen können.

Organisieren Sie Ihre Regeln

Beachten Sie, dass Outlook.com die von Ihnen definierten Regeln automatisch auswählt und in der Reihenfolge einführt, in der sie in Ihrer Liste der Regeln aufgeführt sind. Aus diesem Grund ist es wichtig, Ihre Regeln in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit zu ordnen. Klicken Sie einfach auf die Auf- und Abwärtspfeile neben den Regeln, um sie nach Bedarf zu ordnen.

Regelgrenzen

Da Sie nun wissen, wie Sie Ihre Regeln erstellen und organisieren, müssen Sie wissen, dass die Regeln in der Outlook.com-Webanwendung auch Einschränkungen unterliegen. Es gibt eine Begrenzung für die Anzahl der Regeln, die Sie erstellen können. Aus irgendeinem Grund werden Ihnen nur 64 KB für Ihre Outlook.com-Regeln zugewiesen. Es gibt keine endgültige Antwort darauf, wie viele Regeln Sie erstellen können, da die Größe der Regeln abhängig von der Länge der Regel und der Anzahl der definierten Bedingungen und Aktionen variiert. Sobald Sie Ihr Limit erreicht haben, informiert Sie Outlook.com darüber, dass Sie keine weiteren Regeln erstellen können. In diesem Fall müssen Sie Regeln konsolidieren oder alte Regeln löschen, die nicht mehr benötigt werden.

Wenn Sie die Microsoft Outlook-Desktopanwendung zusammen mit Regeln verwenden, wird zusätzlich zum Limit für die Anzahl der Regeln, die Sie erstellen dürfen, eine Warnung angezeigt, dass Ihre Regeln mit den Regeln der Desktopanwendung in Konflikt stehen. Sie müssen überprüfen, ob Sie die in Konflikt stehenden Regeln deaktivieren oder sie gegebenenfalls löschen können.

Glückwunsch, Sie wissen jetzt so ziemlich alles, was Sie zum Erstellen, Bearbeiten und Verwenden von Regeln in der Microsoft Outlook-Webanwendung wissen müssen. Viel Spaß beim Verwalten Ihrer digitalen Kommunikation auf Outlook.com.