Verwendung von Offlinedateien in Windows zum Offline-Caching Ihrer Netzwerkdateien

Das Problem beim Speichern all Ihrer Dateien auf einem Dateiserver oder einer Netzwerkmaschine ist, dass Sie beim Verlassen des Netzwerks auf Ihre Dateien zugreifen können. Anstelle eines VPN oder einer Dropbox können Sie die in Windows integrierte Funktion für Offlinedateien verwenden.

Hinweis: Sie sollten dieses Handbuch wahrscheinlich nicht verwenden, um Ihre 2-Terabyte-Filmsammlung offline verfügbar zu machen. Dies kann zwar funktionieren. Es wird nicht empfohlen, nur weil die Offlinedateien-Funktion nicht für das Offline-Speichern großer Datenmengen vorgesehen ist.

Offline-Dateien einrichten

Wenn Sie sich mit dem Netzwerk noch nicht auskennen, lesen Sie bitte unser Handbuch zum Netzwerkbetrieb von Windows 7 mit XP oder Vista oder das Handbuch zum Freigeben von Dateien und Druckern zwischen Windows 7 und XP.

Zuerst möchten Sie eine Verbindung zu dem PC herstellen, auf dem sich der freigegebene Ordner befindet. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, dies zu tun, aber eine einfache Methode ist die Verwendung der Windows + R-Tastenkombination, um das Feld Ausführen aufzurufen. Geben Sie dann zwei umgekehrte Schrägstriche und die IP-Adresse oder den Hostnamen des PCs ein, zu dem Sie eine Verbindung herstellen möchten. Sie können das natürlich auch im Windows Explorer-Feld "Standort" tun.

Wenn Sie sich mit dem Computer verbunden haben (je nach Einrichtung Ihres Netzwerks müssen Sie möglicherweise einen Benutzernamen und ein Kennwort eingeben), werden die Ordner angezeigt, die auf dem anderen Computer freigegeben sind. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen Sie Netzwerklaufwerk zuordnen. Auf dem nächsten Bildschirm werden Sie aufgefordert, einen Laufwerksbuchstaben auszuwählen und optional andere Anmeldeinformationen zu verwenden.

Hinweis: Wenn Sie möchten, können Sie das Laufwerk auch auf eine andere Weise abbilden.

Wenn Sie ein Laufwerk zugeordnet und in Windows Explorer geöffnet haben, können Sie in einen beliebigen Unterordner des Laufwerks gehen und im Kontextmenü „Immer offline verfügbar“ wählen.

Sobald alle Dateien verarbeitet wurden, erhalten Sie eine Meldung, dass sie offline verfügbar sind.

Zum Beispiel habe ich einen einzelnen Ordner namens "Persönlich" offline zur Verfügung gestellt, der eine einzelne Textdatei namens Meine Pläne enthält, die "Text Text Text Text" enthält, wie unten gezeigt.

Wenn Sie nun die Verbindung zum Netzwerk trennen, sollten Sie immer noch auf Ihr Dokument zugreifen können, wie in der folgenden Abbildung dargestellt:

Hinweis: Sie können eine Liste der anderen Ordner anzeigen, da eine Liste der Ordner zwischengespeichert wurde. Wenn Sie jedoch versuchen, einen Ordner zu öffnen, den Sie nicht offline verfügbar gemacht haben, ist er leer, bis Sie sich mit dem Ordner verbinden wieder Netzwerk.

Nun, da Offline-Dateien eingerichtet sind, können Sie Ihre Dateien öffnen und Änderungen daran vornehmen.

Manuelles Einleiten einer Synchronisierung

Während Sie die Synchronisierung meistens automatisch durchführen möchten, können Sie dies auch manuell tun, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner klicken, der Offlinedateien enthält, und dann im Kontextmenü die Option Synchronisieren -> Ausgewählte Offlinedateien synchronisieren auswählen. Sie können dies alternativ auch pro Laufwerk tun.

Planen von Synchronisierungsaufträgen

Wenn Sie die Dinge lieber automatisieren möchten, können Sie die Synchronisierung so einrichten, dass sie automatisch abläuft. Geben Sie dazu Sync Center in das Startmenü ein und drücken Sie die Eingabetaste. Wenn das Synchronisierungscenter geöffnet wird, klicken Sie links auf den Link Synchronisierungspartnerschaften anzeigen. Doppelklicken Sie anschließend auf die Offlinedateien auf der rechten Seite, um eine Liste der offline verfügbaren Dateien anzuzeigen.

Nachdem Sie den Ordner ausgewählt haben, für den die Synchronisierung geplant werden soll, wird die Schaltfläche Zeitplan in der Menüleiste verfügbar. Nach der Auswahl wird ein Bildschirm mit der Frage angezeigt, für welche Ordner Sie einen Zeitplan erstellen möchten. Ein Assistent führt Sie durch den Rest des Vorgangs, um den Zeitplan zu konfigurieren.

Konflikte lösen

Wenn Sie eine Datei bearbeiten, während Sie offline sind und eine andere Person in Ihrem Netzwerk dieselbe Datei bearbeitet, liegt ein Konflikt vor, der gelöst werden muss. Windows überspringt die Synchronisierung dieser Dateien und markiert sie als Konflikt, aber das lässt sich leicht beheben.

Geben Sie Sync Center in das Startmenü ein und drücken Sie die Eingabetaste.

Klicken Sie beim Öffnen des Synchronisierungscenters auf den Link Synchronisierungskonflikte anzeigen auf der linken Seite. Dort finden Sie eine Liste aller Dateien, die nicht synchronisiert wurden.

Um den Konflikt zu lösen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie im Kontextmenü Optionen zum Auflösen anzeigen.

Dadurch haben Sie die Möglichkeit, entweder die Version, die Sie während Ihrer Abwesenheit erstellt haben, beizubehalten, die Version auf dem Server zu belassen, die jemand anderes während Ihrer Abwesenheit bearbeitet hat, oder beide Versionen beizubehalten und die von Ihnen erstellte Version umzubenennen.

Sicherheit hinzufügen

Sie können Ihren Offlinedateien eine Sicherheitsstufe hinzufügen, indem Sie EFS (Encrypting File System) verwenden, das standardmäßig deaktiviert ist und aktiviert werden muss. Hinweis: Dadurch werden nur Ihre Offlinedateien und nicht die Dateien auf dem Server verschlüsselt.

Um Offlinedateien zu aktivieren, geben Sie Sync Center in das Startmenü ein und drücken Sie die Eingabetaste. Wenn das Synchronisierungscenter geöffnet wird, klicken Sie auf den Link Offline-Dateien verwalten auf der linken Seite. Daraufhin wird ein Dialogfeld angezeigt. Sie müssen zur Registerkarte "Verschlüsselung" wechseln und dann auf die Schaltfläche "Verschlüsseln" klicken.

Die Funktion für Offlinedateien ist zwar nicht dasselbe wie Dropbox, aber sie ist definitiv eine nützliche Funktion, die einen Blick wert ist, wenn Sie Netzwerkordner verwenden.