So verwenden Sie die Postfachbereinigung, um Ihre Outlook-Ordner von Abfall zu entfernen

Die Postfachbereinigung in Outlook besteht aus einer Reihe von Tools, die dazu dienen, den Müll aus Ihrer Mailbox zu entfernen. Sie können es verwenden, um die Größe Ihrer Mailbox zu überprüfen, Elemente automatisch nach Größe und Datum zu entfernen und einige andere Funktionen auszuführen. Lasst uns durchgehen und einen Blick darauf werfen.

Zuerst müssen Sie das Tool öffnen. Gehen Sie zu Datei> Tools und klicken Sie auf Mailbox-Bereinigung.

Es stehen einige Tools zur Verfügung, und wir schauen uns zunächst die Datenmenge in Ihrer Mailbox an.

Überprüfen Sie die Größe Ihrer Mailbox

Ihr Outlook-Postfach besteht aus den Ordnern "Posteingang", "Gesendete Objekte", "Archiv" und so weiter. Durch Kenntnis der Größe der Ordner können Sie feststellen, wo sich Ihre E-Mails befinden. Um dies herauszufinden, klicken Sie auf "Postfachgröße anzeigen".

Dies öffnet das Fenster "Ordnergröße", in dem Sie die Größe jedes Ordners sehen. Standardmäßig wird es auf der Registerkarte Lokale Daten geöffnet. Lokale Daten sind die Daten, die auf Ihrem Computer in Ihren PST- und OST-Dateien gespeichert sind.

In den Spalten werden der Name, die Größe und die Gesamtgröße des Ordners angezeigt (dies ist die Größe einschließlich der Unterordner). Das Beste an dieser Ansicht ist, dass Ordner angezeigt werden, die Sie normalerweise nicht berücksichtigen, z. B. den Kalender. Wenn Sie mehrere Jahre mit Terminen und Besprechungsanfragen haben, können Sie leicht einen anständigen Kilobyte-Block im Kalender haben, den Sie bereinigen können, indem Sie alte Ereignisse löschen.

Wenn Sie die Größe der Ordner auf dem Mail-Server anzeigen möchten, klicken Sie auf die Registerkarte „Server Data“. Wenn Sie diese Registerkarte zum ersten Mal öffnen, dauert es möglicherweise etwas, bis die Daten ausgefüllt sind. Dies ist darauf zurückzuführen, dass Outlook den Exchange-Server kontaktiert, nach den Daten in Ihren Dateien fragt (die direkt berechnet werden), und dann die Ergebnisse herunterlädt und anzeigt.

Jedes Mal, wenn Sie diese Registerkarte öffnen, wird der Datenabruf viel schneller durchgeführt, da Exchange nur eine Differenzanalyse durchführen muss und die meisten Ordner die Größe nicht sehr ändern. Sobald die Registerkarte geladen ist, werden die Ordnergrößen auf dem Exchange-Server angezeigt. Diese Größe stimmt möglicherweise nicht mit der Größe auf der Registerkarte Lokale Daten überein, da Outlook nicht notwendigerweise alle Nachrichten auf Ihren Computer herunterlädt.

Auf der Registerkarte "Lokale Daten" beträgt die Gesamtgröße des Archivordners beispielsweise 116805 KB, auf der Registerkarte "Serverdaten" beträgt die Gesamtgröße 363399 KB - eine Differenz von 246594 KB (265 MB). Das ist eine Menge Mails, die in den lokalen Daten nicht sichtbar sind. Was ist los?

Standardmäßig speichert Outlook nur eine bestimmte Mailmenge auf Ihrem lokalen Client, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail nicht zu viel Speicherplatz beansprucht. Auf Computern mit einer Festplatte, die größer als 64 GB ist (was heute meistens der Fall ist), speichert Outlook nur E-Mails des letzten Jahres auf Ihrem Computer. Ältere E-Mails werden auf dem E-Mail-Server gespeichert und Sie können darauf zugreifen. Sie können die älteren Mails herunterladen und diese Standardeinstellung ändern, wenn Sie möchten. Beachten Sie, dass Sie die Standardeinstellungen so ändern können, dass sie heruntergeladen werden Weniger Mail auch, wenn Sie also um Platz kämpfen, sollten Sie die Standardeinstellung von 1 Jahr auf 6 Monate (oder weniger) ändern..

(Hinweis: Dies betrifft nur Konten, die einen Microsoft Exchange-Server wie Hotmail, Live.com, O365 und einige Unternehmenskonten verwenden. Wenn Sie Outlook zum Herunterladen von E-Mails von anderen Anbietern wie Google oder Yahoo verwenden, wird diese Einstellung und alle ignoriert Mail wird heruntergeladen.)

Da Sie nun wissen, wie viele Daten Ihre Ordner enthalten, können Sie Prioritäten für die Bereinigung festlegen.

Alte oder große Mail suchen

Wenn Sie Mails in vielen verschiedenen Ordnern haben, können Sie Ihre gesamte Mailbox nach älteren oder größeren Mails durchsuchen.

Dies ist sehr nützlich, wenn Sie E-Mails mit großen Anhängen suchen, die Sie entweder löschen oder von Outlook auf eine Festplatte oder einen Cloud-Dienst verschieben können. Wenn Sie beispielsweise alle Mails mit einer Größe von mehr als 5 MB suchen möchten, können Sie das Feld "Artikel suchen größer als" in 5000 KB ändern und dann auf die Schaltfläche "Suchen" klicken.

Das Standard-Suchfeld von Outlook enthält eine Liste von E-Mails mit mindestens 5 MB.

Diese Ergebnisse geben nur E-Mails zurück. Sie können jedoch das Feld "Look" in einen bestimmten Dateityp ändern, wenn Sie ein breiteres Netz erstellen möchten.

In den Suchergebnissen können Sie jede E-Mail öffnen und löschen oder die Anhänge entfernen. Vergessen Sie nicht, die Anhänge vor dem Löschen zu speichern oder zu löschen, wenn Sie sie speichern möchten.

AutoArchiv starten

Sie können Autoarchivierungsparameter für jeden einzelnen Ordner in Outlook festlegen. Dies wurde bereits im Rahmen eines umfassenderen Überblicks über den reibungslosen Betrieb von Outlook erläutert. Wenn Sie Autoarchivierungsregeln eingerichtet haben, können Sie sie in der Mailbox-Bereinigung starten, indem Sie auf die Schaltfläche "AutoArchivierung" klicken.

Dieser Prozess durchläuft alle Ordner in Outlook und wendet alle von Ihnen eingerichteten Regeln für die automatische Archivierung an. Wenn Sie noch keine eingerichtet haben, machen Sie sich vielleicht Sorgen, diese Schaltfläche aus Versehen zu treffen, aber machen Sie sich keine Sorgen. Die Standardregel für das automatische Archivieren besteht darin, nichts zu tun.

Gelöschte Objekte anzeigen und leeren

Wenn Sie Ihre E-Mails "weich löschen" möchten, indem Sie sie in den Ordner "Gelöschte Objekte" verschieben und Sie sie selten leeren, ist diese Option für Sie.

Hinweis: Manche Leute verwenden ihren Ordner "Gelöschte Objekte" gerne als eine Art Archiv, werfen Dinge hinein und leeren den Ordner niemals. Dies ist keine gute Idee, da es viele Möglichkeiten gibt, den Ordner "Gelöschte Objekte" zu leicht zu leeren. Wenn Sie eine Nachricht behalten möchten, richten Sie ein Archiv ein!

Klicken Sie auf "Größe der gelöschten Elemente anzeigen", um zu sehen, wie viel Speicherplatz Ihre gelöschten Elemente beanspruchen. Atmen Sie tief ein und klicken Sie auf "Leer".

Dadurch werden alle Elemente aus dem Ordner "Gelöschte Objekte" gelöscht. Wenn Ihnen das Angst macht, nehmen Sie auf jeden Fall einen Moment Zeit, um alle wichtigen E-Mails zuerst in Ihr Archiv zu verschieben, aber Sie sollten Ihre gelöschten Elemente wirklich regelmäßig leeren nicht Verwenden Sie es als Archiv.

Konflikt-Mails anzeigen und löschen

Die letzte Option in Mailbox Cleanup ist das Löschen von Konfliktnachrichten. Hierbei handelt es sich um E-Mails, bei denen Outlook davon ausgeht, dass sie mit einer vorhandenen E-Mail in Konflikt stehen, da sie die gleichen Headerinformationen haben. Normalerweise liegt dies an temporären Synchronisierungsproblemen mit dem Exchange-Server, und Sie sollten in der Lage sein, diese E-Mails problemlos zu löschen. Um zu sehen, ob sich im Ordner Conflict E-Mails befinden, klicken Sie auf die Schaltfläche "View Conflicts Size", um eine gefilterte Version des Fensters "Folder Sizes" anzuzeigen.

Wenn sich dort E-Mails befinden, schließen Sie das Fenster "Ordnergröße" und klicken Sie im Fenster "Mailbox-Bereinigung" auf die Schaltfläche "Löschen".

Das ist das Mailbox Cleanup-Tool. Es ist nicht besonders auffällig, aber effektiv und nützlich.