So testen Sie die Lesbarkeit Ihres Schreibens in Microsoft Word oder Outlook

Microsoft Word und Outlook bieten seit langem die Möglichkeit, "Lesbarkeitsstatistiken" für das, was Sie schreiben, anzuzeigen, sodass Sie wissen, wie einfach oder komplex Sie schreiben. Dies kann dazu beitragen, dass Ihr Schreiben für Ihre Zielgruppe ausreichend lesbar ist.

In älteren Versionen von Word war die Funktion nur einen Klick von Ihrer Statusleiste entfernt. In Versionen, die mit 2013 beginnen, müssen Sie zuerst die Funktion aktivieren und dann durch eine Rechtschreib- und Grammatikprüfung darauf zugreifen.

Die Überprüfung von Rechtschreibung und Grammatik in Word und Outlook findet im Korrekturbereich statt und bietet eine recht solide Möglichkeit, Dokumente zu prüfen. Es gibt einige bessere Add-Ins für die Grammatikprüfung für Office, aber selbst wenn Sie diese aktiviert haben, müssen Sie die integrierte Grammatikprüfung aktivieren, um die Lesbarkeitsstatistiken verwenden zu können. Ob es sich lohnt, liegt ganz bei Ihnen. Wenn es Ihnen nichts ausmacht, die Grammatikprüfung zu aktivieren, sondern sich während der Arbeit nicht von den wackligen Unterstrichen ablenken lassen möchten, können Sie während der Eingabe die Rechtschreibprüfung und die Grammatikprüfung deaktivieren.

So aktivieren Sie die Lesbarkeitsstatistik

Um auf die Lesbarkeitsstatistik in Word zugreifen zu können, müssen Sie zuerst die Funktion aktivieren. Klicken Sie in Word auf die Registerkarte Datei und dann auf Optionen. Wählen Sie im Fenster "Optionen" die Registerkarte "Korrektur". Aktivieren Sie die Kontrollkästchen "Grammatik mit Rechtschreibung prüfen" und "Lesbarkeitsstatistik anzeigen". Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind.

Der Vorgang ist in Outlook ähnlich. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und dann auf Optionen. Wählen Sie im Fenster "Optionen" die Registerkarte "E-Mail" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Rechtschreibung und Autokorrektur".

Wählen Sie im Fenster Editor-Optionen die Registerkarte Korrektur. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen "Grammatik mit Rechtschreibung prüfen" und "Lesbarkeitsstatistik anzeigen", und klicken Sie dann auf OK.

Beachten Sie, dass Sie sowohl in Word als auch in Outlook die Optionen zum Prüfen von Rechtschreib- und Grammatikfehlern während der Eingabe deaktivieren können, wenn Sie dies als störend empfinden.

Anzeigen der Lesbarkeitsstatistik

Nachdem Sie das Lesen von Statistiken aktiviert haben, ist das Überprüfen der Lesbarkeitsbewertung eines Dokuments oder einer Textauswahl sehr einfach. Alles, was Sie tun müssen, ist eine Prüfung auf Rechtschreibprüfung und Grammatik. Sie können einen bestimmten zu prüfenden Text auswählen oder sicherstellen, dass nichts ausgewählt ist, um das gesamte Dokument zu prüfen. Starten Sie eine Rechtschreib- und Grammatikprüfung, indem Sie F7 drücken oder auf die Schaltfläche Prüfen in der Statusleiste am unteren Rand des Fensters klicken.

Führen Sie die Rechtschreib- und Grammatikprüfung durch. Wenn Sie fertig sind, wird das Fenster Readability Statistics angezeigt.

Das Fenster zeigt einige grundlegende Statistiken wie die Anzahl der Wörter und Buchstaben sowie einige Durchschnittswerte wie Sätze pro Absatz. Im Abschnitt Lesbarkeit werden zwei Bewertungen angezeigt: Flesch Reading Ease und Flesch-Kincaid-Bewertungsstufe. Beide Bewertungen basieren auf Formeln, die die durchschnittliche Satzlänge (ASL) und die durchschnittliche Silbersprache pro Wort (ASW) berücksichtigen..

• Flesch Lesegut. Mit dieser Bewertung wird die Lesbarkeit Ihres Textes auf einer 100-Punkte-Skala bewertet, wobei höhere Bewertungen leichter lesbar sind. Scores von 0-60 werden normalerweise als College- oder College-Abschluss betrachtet und sind ziemlich schwer zu lesen. Noten von 60-80 gelten als ziemlich einfach zu lesen und in Klartext geschrieben. Die meisten professionellen Dokumente fallen in diesen Bereich. Höhere Punktzahlen als 80 gelten für Kinder als leicht lesbar.
• Flesch-Kincaid-Notenstufe. Dies bewertet die Lesbarkeit von Text basierend auf den Schulnoten der USA. Ein Wert von 4,0 bedeutet beispielsweise Schreiben, das von einem vierten Schüler verstanden werden kann. Die meisten professionellen Dokumente liegen irgendwo im Bereich von 7.0-11.0.

Wenn Sie die mathematischen Hintergründe kennen lernen möchten, lautet die Formel zur Bestimmung des Flesch Reading Ease-Scores:

206,835 - (1,015 x ASL) - (84,6 x ASW)

Die Formel zur Bestimmung des Flesch-Kincaid-Notensystems lautet:

(0,39 x ASL) + (11,8 x ASW) - 15,59

Und das ist es! Es ist eine einfache Funktion, die aktiviert und verwendet werden kann. Auch wenn Sie nicht alles, was Sie schreiben, auf Lesbarkeitswerten basieren möchten, können sie dennoch ein praktisches Werkzeug sein, um sicherzustellen, dass Sie beim Schreiben die richtige Zielgruppe erreichen.