So speichern Sie E-Mails (und andere Elemente) als Dateien in Microsoft Outlook

Sie können Ihre Outlook-E-Mails, -Kontakte und -Termine als einzelne Dateien speichern. Wenn Sie diese Elemente speichern, können Sie später schneller auf sie zugreifen. Dies ist eine bequeme Methode, um bestimmte Nachrichten zu sichern, weiterzugeben oder einfach zugänglich zu machen.

So speichern Sie eine E-Mail-Nachricht als Datei

Sehen wir uns zunächst an, wie Nachrichten in Outlook als Dateien gespeichert werden. Dies kann nützlich sein, wenn Sie eine Sicherungskopie der E-Mail auf Ihrem Computer erstellen möchten (oder auf einen anderen Computer kopieren möchten) oder wenn Sie die Nachricht später als Vorlage für zukünftige Nachrichten verwenden möchten.

Öffnen Sie zunächst die Nachricht, die Sie speichern möchten. Klicken Sie im E-Mail-Fenster auf der Multifunktionsleiste auf das Menü "Datei".

Wählen Sie den Befehl "Speichern unter".

Navigieren Sie im Menü "Speichern unter" zu dem Speicherort, an dem Sie die Datei speichern möchten, und geben Sie einen Namen für die Datei ein. Standardmäßig benennt Outlook es mit der Betreffzeile der Nachricht. Sie können dies jedoch beliebig ändern.

Sie können eine Nachricht auch über das Dropdown-Menü „Dateityp“ als verschiedene Dateitypen speichern. Der Standard ist das Outlook-Nachrichtenformat. Wenn Sie sich dafür entscheiden, können Sie einfach auf die Datei doppelklicken, um sie erneut in Outlook zu öffnen. Es gibt jedoch auch einige andere Optionen, aus denen Sie wählen können:

Nur Text: Wenn Sie Ihre Nachricht als Nur-Text-Datei speichern, speichern Sie nur die Wörter, keine Formatierungen oder Bilder.
Outlook-VorlageWenn Sie Ihre Nachricht als Outlook-Vorlage speichern, können Sie die Formatierung auf zukünftige E-Mails anwenden. Wenn Sie die Datei öffnen, erstellt Outlook eine neue Nachricht mit dem Inhalt der Datei, die Sie anschließend ansprechen und senden können.
HTML: Wenn Sie Ihre Nachricht als HTML-Dokument speichern, speichern Sie Ihre E-Mails, um sie auf einer Webseite anzuzeigen. Sie können die Nachricht in einem beliebigen Webbrowser öffnen.
MHT: Eine MHT-Datei ist eine Webseitenarchivdatei. Wie eine HTML-Datei soll sie in einem Webbrowser angezeigt werden. Im Gegensatz zu einer MHT-Datei speichert eine HTML-Datei den gesamten Text, Code, Bilder und andere Medien in einer einzigen Datei.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern".

Ihre Nachricht wird jetzt als Datei gespeichert.

So speichern Sie eine E-Mail-Nachricht als PDF

Sie können Ihre E-Mails auch mit dem in Microsoft Office integrierten PDF-Drucker als PDF speichern. Beim Speichern als PDF können Sie eine Sicherungskopie einer Nachricht speichern, die Sie mit der richtigen Formatierung lesen können.

Klicken Sie im Nachrichtenfenster auf der Multifunktionsleiste auf das Menü "Datei".

Klicken Sie auf den Befehl "Drucken".

Klicken Sie auf das Dropdown-Menü "Drucker" und wählen Sie dann die Option "Microsoft Print to PDF".

Wenn Sie eine andere App zum Erstellen von PDF-Dateien auf Ihrem Computer installiert haben (oder wenn Sie macOS verwenden), können sich die Optionen hier unterscheiden. Wenn Sie beispielsweise Adobe installiert haben, wird wahrscheinlich die Option "Adobe PDF" angezeigt. Das wird genauso gut funktionieren.

Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "Drucken".

Wählen Sie im sich öffnenden Fenster "PDF speichern unter" den Speicherort Ihrer PDF-Datei aus, geben Sie einen Dateinamen ein und klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern".

Sie haben Ihre E-Mail jetzt als PDF gespeichert.

Beachten Sie, dass derselbe Trick beim Speichern von PDF-Rendering-Engines auf dieselbe Weise zum Speichern von Elementen in Outlook (Kontakte, Termine usw.) in PDF verwendet wird.

So speichern Sie einen Kontakt als Datei

Sie können Kontakte auch mit Outlook als Dateien speichern. Es funktioniert fast genauso wie das Speichern von Nachrichten und kann nützlich sein, um einzelne Kontakte zu sichern oder sie auf einen neuen Computer zu verschieben. Kontakte werden auch als Vcard-Dateien (CVF) gespeichert - ein Format, das von vielen anderen Apps verwendet wird, die mit Kontakten arbeiten. Dies macht es auch einfach, einen Kontakt an eine andere App zu übertragen oder die Informationen eines Kontakts an eine andere Person zu senden, damit er sie in jede von ihnen verwendete App importieren kann.

Klicken Sie im Kontaktfenster im Hauptmenü auf "Datei".

Klicken Sie auf den Befehl "Speichern unter".

Navigieren Sie im Fenster "Speichern unter" zu dem Ort, an dem die Kontaktdatei gespeichert werden soll, und ändern Sie ggf. den Namen.

Wie bei Mitteilungen können Sie hier aus dem Dropdown-Menü "Dateityp" einige Dateiformate auswählen:

Nur Text: Wenn Sie Ihren Kontakt als Nur-Text-Datei speichern, speichern Sie nur die Wörter, keine Formatierungen oder Bilder.
Rich-text-Format: Wenn Sie Ihren Kontakt als Rich-Text-Datei speichern, können Sie verschiedene Formatierungsarten wie Fett- und Kursivformatierungen sowie Bilder in Ihrer Datei speichern. Dieses Format kann nützlich sein, wenn Sie mit Ihrer Visitenkarte ein Bild haben.
Outlook-NachrichtenformatWenn Sie Ihren Kontakt im Outlook-Nachrichtenformat speichern, können Sie ihn in Outlook (auch auf einem anderen Computer) öffnen. Er funktioniert wie jeder andere Outlook-Kontakt. Allerdings verhält es sich genauso, wenn Sie es im Standard-VCF-Format speichern, so dass hier kein großer Vorteil entsteht.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern".

Sie haben Ihren Kontakt jetzt als Datei gespeichert.

So speichern Sie einen Termin (oder Ihren gesamten Kalender) als Datei

Und wie bei anderen Outlook-Elementen können Sie Ihre Termine auch als Dateien speichern. Das Sichern gespeicherter Kopien von einzelnen Terminen ist zwar bei weitem nicht so nützlich, aber Outlook unterstützt den vCalendar-Standard. Das bedeutet, dass Sie einen Termin speichern, an eine andere Person senden und dann in eine andere unterstützte App importieren können.

Öffnen Sie den Termin, den Sie speichern möchten. Klicken Sie im Terminfenster auf der Multifunktionsleiste auf das Menü "Datei".

Klicken Sie auf den Befehl "Speichern unter".

Navigieren Sie zu dem Ort, an dem Sie die Termindatei speichern möchten, und geben Sie ihr einen Namen.

Wie bei Mitteilungen und Kontakten können Sie hier aus dem Dropdown-Menü "Dateityp" einige Dateiformate auswählen:

Nur Text: Wenn Sie Ihren Termin als Nur-Text-Datei speichern, speichern Sie nur die Wörter, keine Formatierungen oder Bilder.
Outlook-Vorlage: Wenn Sie Ihren Termin als Outlook-Vorlage speichern, können Sie die Formatierung auf zukünftige Kalender oder Kalendertermine anwenden.
Outlook-NachrichtenformatWenn Sie Ihren Termin im Outlook-Nachrichtenformat speichern, können Sie ihn erneut in Outlook öffnen, auch auf einem anderen Computer.
HTML: Wenn Sie Ihre Nachricht als HTML-Dokument speichern, speichern Sie Ihren Termin, um ihn auf einer Webseite anzuzeigen.
MHT: Eine MHT-Datei ist eine Webseitenarchivdatei. Wie eine HTML-Datei soll sie in einem Webbrowser angezeigt werden. Im Gegensatz zu einer MHT-Datei speichert eine HTML-Datei den gesamten Text, Code, Bilder und andere Medien in einer einzigen Datei.
iCalendar-Format: iCalendar ist ein weiterer Kalenderstandard, mit dem Sie Kalenderinformationen an verschiedene Kalenderanwendungen übertragen können.

Wählen Sie aus, ob Sie einen einzelnen Termin oder Ihren gesamten Kalender speichern möchten. Wenn Sie Ihren gesamten Kalender speichern, werden alle Daten in Ihrem aktuellen Outlook-Kalender gespeichert.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern".

Jetzt haben Sie Ihren Termin oder Kalender erfolgreich gespeichert.