So reduzieren Sie die Größe Ihrer Outlook-Datendatei

Outlook-Datendateien können mit der Zeit sehr umfangreich werden, insbesondere wenn Sie viele Anhänge erhalten. Selbst wenn Sie alte Nachrichten löschen, wird die Größe Ihrer Outlook-Datendatei nicht entsprechend reduziert.

Ihre Outlook-Datendateien (PST- und OST-Dateien) umfassen alle Ihre E-Mails (in allen Ordnern einschließlich gesendeter E-Mails), Kontakte, Kalendertermine, Aufgaben und Notizen sowie die zugehörigen Dateianhänge. Wenn Sie weitere E-Mails und Anhänge senden und empfangen, Ihrem Kalender weitere Termine hinzufügen und weitere Aufgaben und Notizen erstellen, können Ihre Outlook-Datendateien problemlos mehrere Gigabyte groß werden. Meins ist ein Gigabyte, aber das ist immer noch ziemlich groß.

Auch wenn Sie den Ordner "Gelöschte Objekte" leeren oder beim Beenden von Outlook automatisch leeren lassen, wird der in der Datendatei belegte Speicherplatz nicht freigegeben. Sie können diesen Speicherplatz jedoch durch zurückfordern Verdichten Ihre Outlook-Datendatei. So machen Sie das.

Schritt 1: Untersuchen Sie Ihre Konten und löschen Sie, was Sie nicht benötigen

Bevor Sie den Verdichtungsprozess durchlaufen, sollten Sie Outlook durchgehen und alles löschen, was Sie nicht benötigen. Wir empfehlen, zu überprüfen, wie groß Ihre verschiedenen Ordner sind, damit Sie wissen, welche Elemente den meisten Speicherplatz freigeben. Denken Sie daran, dass Sie neben E-Mails auch Kalender-, Aufgaben- und Notizenelemente löschen können. Um die Größe Ihrer Ordner zu überprüfen, wählen Sie den Posteingang (oder einen anderen Ordner) in dem Konto (Outlook-Datendatei) aus, das Sie komprimieren möchten, und klicken Sie auf die Registerkarte "Datei".

Klicken Sie im Backstage-Bildschirm auf "Extras" und wählen Sie "Mailbox-Bereinigung" aus dem Dropdown-Menü.

Klicken Sie im Dialogfeld "Mailbox-Bereinigung" auf "Postfachgröße anzeigen"..

Im Dialogfeld Ordnergröße wird die Größe jedes Ordners im aktuell ausgewählten Konto angezeigt. Blättern Sie durch und sehen Sie, welche Ordner größer sind und wo Sie Elemente löschen möchten. Klicken Sie auf "Schließen", wenn Sie fertig sind.

Klicken Sie auf "Größe der gelöschten Objekte anzeigen", um die Größe des Ordners "Gelöschte Objekte" anzuzeigen..

Unser Ordner für gelöschte Objekte ist nicht sehr groß, aber wir sollten ihn trotzdem leeren, bevor wir unsere Datendatei komprimieren. Klicken Sie auf "Schließen"..

Sie kehren zum Dialogfeld Mailbox-Bereinigung zurück. Wenn Sie weitere Elemente aus Ihrem Konto löschen möchten, klicken Sie auf „Schließen“, um zu Ihrem Konto zurückzukehren. Wählen Sie beliebige E-Mails, Kalender, Aufgaben und Notizen aus, die Sie nicht möchten, und drücken Sie Löschen. Sie können auch die Tastenkombination Umschalt + Löschen drücken, um die ausgewählten Elemente dauerhaft zu löschen. Dabei wird der Ordner "Gelöschte Objekte" umgangen.

Zweiter Schritt: Leeren Sie den Ordner für gelöschte Objekte

Sie sollten auch den Papierkorb oder den Ordner "Gelöschte Objekte" leeren, bevor Sie fortfahren. Wenn sich noch Elemente im Ordner "Gelöschte Objekte" befinden, gibt es zwei Möglichkeiten, den Ordner zu leeren. Eine Möglichkeit besteht darin, im Dialogfeld "Mailbox-Bereinigung" auf "Leer" zu klicken, sofern diese noch geöffnet ist.

Ein Bestätigungsdialogfeld wird angezeigt, in dem Sie sicherstellen, dass Sie die Elemente im Ordner "Gelöschte Objekte" dauerhaft löschen möchten. Klicken Sie auf "Ja"..

Wenn das Dialogfeld "Mailbox-Bereinigung" nicht geöffnet ist, können Sie den Ordner "Gelöschte Objekte" auch direkt in Ihrem Konto im Bereich "Mail" leeren. Stellen Sie dazu zunächst sicher, dass der Mailbereich aktiv ist. Drücken Sie Strg + 1, um den Mailbereich zu öffnen, falls dies nicht der Fall ist. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf den Ordner "Gelöschte Objekte" in dem Konto, das Sie komprimieren möchten, und wählen Sie im Popup-Menü "Leerer Ordner" aus. Das gleiche Bestätigungsdialogfeld wird oben angezeigt.

Schritt 3: Komprimieren Sie Ihre Outlook-Datendatei

Nachdem Sie nun nicht mehr benötigte Elemente gelöscht und den Ordner "Gelöschte Objekte" geleert haben, können Sie Ihre Outlook-Datendatei komprimieren. Klicken Sie im Hauptfenster von Outlook erneut auf die Registerkarte "Datei". Stellen Sie dann sicher, dass der Bildschirm Kontoinformationen aktiviert ist. Falls nicht, klicken Sie links in der Liste der Elemente auf "Info". Klicken Sie auf "Kontoeinstellungen" und wählen Sie dann "Kontoeinstellungen" aus dem Dropdown-Menü.

Klicken Sie im Dialogfeld Kontoeinstellungen auf die Registerkarte "Datendateien".

Wählen Sie die Outlook-Datendatei aus, die Sie komprimieren möchten, und klicken Sie auf "Einstellungen"..

Wenn das aktuell ausgewählte Konto ein POP3-Konto (PST-Datei) ist, wird das folgende Dialogfeld angezeigt. Klicken Sie auf "Jetzt kompakt"..

Wenn das ausgewählte Konto ein IMAP-Konto (OST-Datei) ist, wird das folgende Dialogfeld angezeigt. Klicken Sie auf "Jetzt kompakt"..

Das folgende Dialogfeld wird angezeigt, während die Outlook-Datendatei komprimiert ist.

Wenn der Komprimierungsvorgang abgeschlossen ist, kehren Sie zum Dialogfeld Outlook-Datendatei (oder Outlook-Datendateieinstellungen) zurück. Klicken Sie auf "OK" oder "Abbrechen", um es zu schließen.

Klicken Sie im Dialogfeld "Kontoeinstellungen" auf "Schließen".

Unsere Outlook-Datendatei ging von etwa 951 MB auf etwa 845 MB zurück, so dass wir etwas mehr als 100 MB Speicherplatz zurückbekamen. Je größer Ihre Datendatei ist, desto mehr Speicherplatz erhalten Sie wahrscheinlich zurück.

Durch das Komprimieren Ihrer Outlook-Datendateien können Sie nicht nur Speicherplatz sparen, sondern auch die Leistung von Outlook verbessern. Eine große Outlook-Datendatei kann dazu führen, dass Outlook länger braucht, um zu starten, zu arbeiten und herunterzufahren. Das regelmäßige Komprimieren Ihrer Outlook-Datendatei ist daher eine clevere Sache.