So reduzieren Sie die Größe von Microsoft Office-Dokumenten, die Bilder enthalten

Auch in Zeiten schneller Internetverbindungen, großer Festplatten und einer Menge kostenlosen Cloud-Speichers spielt die Dateigröße manchmal eine Rolle. Möglicherweise haben Sie eine Begrenzung für die Größe der Dateien, die Sie per E-Mail senden oder empfangen können, oder es ist nur noch wenig Speicherplatz auf dem Laufwerk vorhanden. Wenn Sie über Office-Dokumente verfügen, die Bilder enthalten, können Sie möglicherweise die Größe dieser Dateien erheblich verringern.

Office arbeitet bereits hinter den Kulissen, um die Dateigröße gering zu halten. Der neuere DOCX-Dateityp fungiert im Wesentlichen als ZIP-Datei und komprimiert den Inhalt der Datei. Bilder und Text, die in einem Dokument mehrfach vorkommen, werden nur einmal in der eigentlichen Datei gespeichert. Zumindest in neueren Versionen von Office-Apps stellen Sie fest, dass große Dateigrößen in der Regel auf eine Vielzahl unterschiedlicher Bilder in Ihren Dokumenten zurückzuführen sind.

Die gute Nachricht ist, dass Office-Apps auch einige nützliche Tools enthalten, um diese Bildgrößen in Schach zu halten. In diesem Artikel verwenden wir Office 2016 (genauer gesagt Word 2016) als unser Beispiel. Sie finden jedoch dieselben Tools, die wir in anderen Office-Apps wie Excel und PowerPoint und in früheren Office-Versionen bereits ab Office 2010 behandeln.

Bilder in Ihrem Office-Dokument komprimieren

Der erste Schritt beim Versuch, die Dateigröße eines Dokuments mit Bildern zu reduzieren, ist das Komprimieren dieser Bilder. Jede Office-App bietet dazu ein praktisches Werkzeug. Wir verwenden hier Word (und darauf beziehen wir uns in den folgenden Schritten), aber Sie finden die Funktionen in anderen Office-Anwendungen an derselben Stelle.

Klicken Sie in Ihrem Dokument auf ein Bild, um es auszuwählen. Klicken Sie auf das Menü Format, das auf der Office-Symbolleiste angezeigt wird, wenn Sie ein Bild auswählen.

Klicken Sie im Menü Format auf die Schaltfläche Bilder komprimieren.

Klicken Sie im Fenster "Bilder komprimieren" auf "Nur auf dieses Bild anwenden", wenn Sie nur das ausgewählte Bild komprimieren möchten. Wenn diese Option nicht aktiviert ist, gelten Ihre Aktionen für alle Bilder im Dokument. Wählen Sie "Ausgeschnittene Bildbereiche löschen", wenn Sie Bilder in Ihrem Dokument zugeschnitten haben und die ausgeschnittenen Bereiche entfernen möchten. Beachten Sie nur, dass Sie bei Auswahl dieser Option das Zuschneiden später nicht rückgängig machen können, wenn Sie das Originalbild nicht erneut einfügen. Sie können auch eine Auflösung wählen, in die Bilder komprimiert werden sollen. Wählen Sie die niedrigste Auflösung, die Ihre Anforderungen erfüllt. Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind.

Abhängig von der Anzahl der Bilder in Ihrem Dokument kann es einige Moment dauern, bis Word alle Bilder komprimiert. Wenn Sie fertig sind, speichern Sie Ihr Dokument und überprüfen Sie die neue Dateigröße. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie die Änderungen beibehalten möchten, können Sie Ihr Dokument immer als neue Datei speichern und dann die Dateigröße mit der Originalversion vergleichen.

Bearbeitungsinformationen aus Bildern entfernen

Office-Apps bieten alle Arten großartiger eingebauter Werkzeuge zur Bildbearbeitung. Wenn Sie sie verwenden, behält Word das Originalbild bei und behält die von Ihnen vorgenommenen Änderungen im Auge, so dass Sie sie rückgängig machen oder bei Bedarf zum Originalbild zurückkehren können . Wenn Sie mit der Art und Weise, wie Sie Ihre Bilder formatiert haben, zufrieden sind, wird die Größe Ihrer Datei durch alle gespeicherten Bearbeitungsinformationen erhöht. Wenn das Komprimieren der Bilder in Ihrem Dokument die Dateigröße nicht weit genug verringert hat, können Sie Word auch die gespeicherten Formatierungsinformationen löschen lassen. Möglicherweise möchten Sie das Dokument als neue Datei speichern, bevor Sie beginnen, damit Sie bei Bedarf zum Original zurückkehren können.

Klicken Sie bei geöffnetem Dokument auf das Menü Datei.

Klicken Sie im Menü Datei auf Optionen.

Klicken Sie im Fenster Word-Optionen in der Auswahl links auf Erweitert.

Scrollen Sie im Fenster "Erweiterte Word-Optionen" auf der rechten Seite zum Abschnitt "Bildgröße und -qualität". Wählen Sie die Option "Bearbeitungsdaten verwerfen" aus, damit Word die Formatierungsinformationen beim Speichern der Datei löscht. Mit den anderen Optionen in diesem Abschnitt können Sie das Dokument gegen das Komprimieren von Bildern schützen und eine Standardauflösung für das Komprimieren von Bildern auswählen (obwohl Sie beim Komprimieren immer eine neue Auflösung auswählen können.).

Wenn Sie dies getan haben, speichern Sie Ihre Datei (oder speichern Sie sie als neue Datei) und checken Sie die neue Dateigröße aus. Es wird wahrscheinlich einiges nachgelassen haben.

In unserem Beispiel haben wir eine Word-Datei („Datei 1.docx“ im folgenden Bild) aufgenommen, die etwa 20 Bilder guter Qualität enthält und fast 48 MB groß ist. Viele dieser Bilder wurden zugeschnitten, einige wurden in der Größe geändert und einige wurden auf andere Weise bearbeitet. Nach dem Komprimieren der Bilder und dem Entfernen der gespeicherten Formatierungsinformationen ist die neue Datei ("Datei 2 (komprimiert) .docx" im folgenden Bild) jetzt knapp 35 MB groß, was eine Reduzierung der Dateigröße um 27% bedeutet. Und um die eingebaute Komprimierung im DOCX-Format zu veranschaulichen, haben wir diese Datei auch komprimiert. Wie Sie sehen, ist der Größenunterschied zwischen den gezippten und den entpackten Dateien vernachlässigbar.

Und das ist es! Bilder sind groß und können die Größe Ihrer Office-Dokumente schnell erhöhen. Durch die Verwendung der integrierten Komprimierungswerkzeuge in Office-Apps und das Entfernen alter Bearbeitungsinformationen können Sie die Größe von Office-Dokumenten, die Bilder enthalten, ohne großen Aufwand erheblich reduzieren.