So schützen Sie Dokumente und PDF-Dateien mit Besitzer- und Benutzerkennwörtern in LibreOffice

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine PDF-Datei zu schützen: ein Besitzerkennwort und ein Benutzerkennwort. Wir erläutern den Zweck und zeigen Ihnen, wie Sie diese auf Ihre PDF-Dateien anwenden können.

Mit dem Kennwort des Eigentümers oder der Berechtigungen können Sie einer PDF-Datei Berechtigungen zuweisen. Wenn Sie beispielsweise nicht zulassen möchten, dass eine PDF-Datei gedruckt wird oder Seiten extrahiert werden, können Sie auswählen, was Sie zulassen möchten, und kein Besitzerkennwort für die PDF-Datei zulassen. Das Besitzerpasswort kann auch als Masterpasswort bezeichnet werden. Das erlaubt Ihnen, diese Berechtigungen zu ändern.

Mit dem Benutzer- oder Öffnen-Kennwort können Sie vom Benutzer die Eingabe eines Kennworts verlangen, um die PDF-Datei anzuzeigen. Wenn sie nicht das richtige Passwort eingeben, wird die PDF-Datei nicht geöffnet.

Es gibt mehrere Online-Dienste zum Schutz von PDF-Dateien, beispielsweise PDFProtect. Wenn Sie jedoch ein vertrauliches Dokument mit einem Kennwort versehen möchten, können Sie es wahrscheinlich nicht bei einem Dienst hochladen, den Sie nicht kennen. Daher konzentrieren wir uns auf die beste Offline-Option in diesem Handbuch.

Wir haben beschrieben, wie Sie eine kennwortgeschützte PDF-Datei in Microsoft Word erstellen, dies fügt jedoch nur ein Benutzerkennwort hinzu. Es gibt keine Option zum Hinzufügen eines Besitzerkennworts. Wir haben etwas recherchiert und die beste Option zum Offline-Schutz Ihrer PDF-Dateien gefunden, ist die kostenlose Office-Suite LibreOffice. Wir zeigen Ihnen, wie Sie ein Microsoft Word- oder LibreOffice Writer-Dokument mit einem Kennwort schützen und eine passwortgeschützte PDF-Datei aus einem Dokument erstellen.

HINWEIS: Wir verwenden in unserem Beispiel eine Word-Datei, aber Sie können dasselbe mit LibreOffice Writer-Dokumenten (.odt-Dateien) tun. Sie können PDF-Dateien auch in LibreOffice öffnen. Sie werden in LibreOffice Draw geöffnet, auch wenn Sie sich in Writer, Calc oder Impress befinden. Die Prozedur für den Kennwortschutz in Draw ist jedoch dieselbe wie in den anderen LibreOffice-Programmen und wird unter „So konvertieren Sie ein Dokument in ein Abschnitt "Kennwortgeschützte PDF-Datei" weiter unten. Sie würden eine ungeschützte PDF-Datei in eine passwortgeschützte konvertieren.

Hinzufügen von Öffnungs- und Berechtigungskennwörtern zu einem Dokument

Bevor Sie beginnen, laden Sie LibreOffice herunter und installieren Sie es. Sie können auch die portable Version herunterladen, wenn Sie LibreOffice nicht installieren möchten. Öffnen Sie LibreOffice Writer und anschließend eine Word-Datei. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche "Speichern" und wählen Sie "Speichern unter" aus dem Dropdown-Menü.

Navigieren Sie im Dialogfeld Speichern unter zu dem Speicherort, an dem Sie das geschützte Dokument speichern möchten. In unserem Beispiel ersetzen wir das Originaldokument. Wenn Sie das geschützte Dokument als neue Datei speichern möchten, geben Sie im Feld "Dateiname" einen anderen Namen für die Datei ein. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Mit Kennwort speichern", um das Dokument mit einem Kennwort zu schützen. Klicken Sie dann auf "Speichern"..

Wenn Sie die Originaldatei ersetzen, wird das Dialogfeld Confirm Save As angezeigt. Klicken Sie auf "Ja", um die Datei zu ersetzen.

Im Dialogfeld Kennwort festlegen können Sie zwei Arten von Kennwörtern angeben, genau wie die Benutzer- und Besitzerkennwörter für PDF-Dateien. Wenn der Benutzer zur Anzeige des Dokuments ein Kennwort eingeben muss (z. B. das Benutzerkennwort), geben Sie ein Kennwort in das Feld "Kennwort zum Öffnen eingeben" und das Feld "Kennwort bestätigen" unter "Kennwort für die Dateiverschlüsselung" ein. Wenn Sie das Dokument auch vor der Bearbeitung schützen möchten (z. B. das Besitzerkennwort), klicken Sie in der Mitte des Dialogfelds auf "Optionen" und geben Sie ein Kennwort in das Feld "Kennwort eingeben, um die Bearbeitung zuzulassen" und unter "Kennwort bestätigen" ein Passwort für die Dateifreigabe.

HINWEIS: Das Dateifreigabe-Passwort funktioniert nur für LibreOffice Writer-Dokumente, nicht für Word-Dokumente. Wenn Sie das Dateifreigabe-Passwort verwenden möchten, speichern Sie Ihr Dokument als .odt-Datei. Dies ist die erste Option in der Dropdown-Liste "Dateityp" im oben abgebildeten Dialogfeld "Speichern unter".

Wenn Sie ein Kennwort eingeben, um die Bearbeitung automatisch zuzulassen, wird das Dokument im schreibgeschützten Modus geöffnet. Wenn Sie die Datei standardmäßig im schreibgeschützten Modus ohne Kennwort öffnen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Datei schreibgeschützt" und lassen Sie die Kennwortfelder unter "Dateifreigabe-Kennwort" leer.

OK klicken".

Wenn Sie dem Dokument ein offenes Kennwort zugewiesen haben, werden Sie beim nächsten Öffnen der Datei aufgefordert, das offene Kennwort einzugeben.

Wenn es sich bei Ihrer Datei um ein LibreOffice Writer-Dokument (.odt) handelt und Sie ein Dateifreigabekennwort zugewiesen haben, wird das Dokument schreibgeschützt geöffnet. Um das Dokument zu bearbeiten, klicken Sie in der gelben Leiste auf die Schaltfläche "Dokument bearbeiten".

Sie werden aufgefordert, das Dateifreigabe-Passwort einzugeben, um die Datei ändern zu können.

So konvertieren Sie ein Dokument in eine kennwortgeschützte PDF-Datei

Sie können auch ein Word-Dokument oder ein LibreOffice-Dokument in eine kennwortgeschützte PDF-Datei konvertieren und Benutzer- und Besitzerkennwörter darauf anwenden. Öffnen Sie dazu das Dokument und wählen Sie im Menü Datei den Befehl „Als PDF exportieren“.

Klicken Sie im Dialogfeld "PDF-Optionen" auf die Registerkarte "Sicherheit".

Unter Dateiverschlüsselung und -berechtigung gibt es zunächst "Kein offenes Kennwort festgelegt" (Benutzerpasswort) und "Kein Berechtigungskennwort festgelegt" (Eigentümerkennwort). Um diese Kennwörter festzulegen, klicken Sie auf "Kennwörter festlegen"..

Geben Sie im Dialogfeld Kennwörter festlegen unter Offenes Kennwort festlegen das Benutzerpasswort zweimal ein, das zum Anzeigen der PDF-Datei erforderlich ist. Geben Sie unter Berechtigungskennwort festlegen das Besitzerkennwort ein, das verhindert, dass die PDF-Datei gedruckt, bearbeitet oder Inhalt daraus extrahiert wird. OK klicken".

HINWEIS: Sie müssen nicht beide Kennwörter verwenden. Wir empfehlen jedoch, die Sicherheit zu erhöhen. Eine PDF-Datei, bei der nur eines der beiden Passwörter verwendet wird (eines), ist nicht so sicher wie eines, bei dem beide Passwörter angewendet werden. Planet PDF erklärt, warum zwei Kennwörter beim Sichern von PDF-Dateien besser sind als eines.

Sie kehren zum Dialogfeld "PDF-Optionen" zurück, und der Status der von Ihnen festgelegten Kennwörter wird unter der Schaltfläche "Kennwörter festlegen" angezeigt. Wenn Sie ein Berechtigungskennwort (Eigentümer) festlegen, werden die Optionen auf der rechten Seite des Dialogfelds aktiviert. Wenn Sie nicht möchten, dass das Dokument gedruckt wird oder Änderungen am Dokument vorgenommen werden, wählen Sie unter "Drucken und Änderungen" die Option "Nicht zulässig". Wenn Sie nur den Drucktyp und die möglichen Änderungen begrenzen möchten, wählen Sie eine andere Option unter Drucken und Änderungen. Wenn Sie nicht möchten, dass jemand Inhalte aus Ihrer PDF-Datei kopiert, stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen "Kopieren von Inhalt aktivieren" deaktiviert ist. Aus Gründen der Barrierefreiheit empfiehlt es sich, das Kontrollkästchen "Textzugriff für Eingabehilfen aktivieren" aktiviert zu lassen. Klicken Sie auf "Exportieren"..

Navigieren Sie im Dialogfeld "Exportieren" zu dem Ordner, in dem Sie die kennwortgeschützte PDF-Datei speichern möchten. Geben Sie im Feld "Dateiname" einen Namen für die Datei ein und klicken Sie auf "Speichern"..

Wenn Sie der PDF-Datei ein offenes (Benutzer-) Kennwort zugewiesen haben, werden Sie beim nächsten Öffnen nach dem Kennwort gefragt.

In der Titelleiste wird rechts neben dem Dateinamen "(SECURED)" angezeigt, um anzuzeigen, dass es sich um eine verschlüsselte PDF-Datei handelt.

Wenn Sie der PDF-Datei ein Berechtigungskennwort (Besitzer) zugewiesen haben und das Drucken nicht zulassen, wird die Option „Drucken“ abgeblendet, wenn Sie auf die Registerkarte „Datei“ klicken.

Die Verfahren zum Hinzufügen von offenen und Berechtigungskennwörtern zu einem Dokument und zum Konvertieren eines Dokuments in eine kennwortgeschützte PDF-Datei sind in LibreOffice Calc, Impress und Draw gleich.