Exportieren und Importieren von Regeln in Outlook

Wenn Sie Outlook über einen längeren Zeitraum hinweg verwendet haben, haben Sie wahrscheinlich einige Regeln eingerichtet, die Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Flutwelle von E-Mails helfen. Wenn Sie einen neuen Computer haben oder Windows neu installieren, müssen Sie sie nicht erneut einrichten, sondern nur exportieren.

Eine Regel in Outlook besteht aus einer Reihe von Schritten, die Sie automatisch einrichten, sobald E-Mail-Nachrichten empfangen werden. Sie können beispielsweise automatisch eine Benachrichtigung anzeigen, wenn Sie wichtige E-Mails erhalten, ähnliche E-Mails in einen bestimmten Ordner verschieben oder eine Nachricht zu einem bestimmten Zeitpunkt für die Nachverfolgung kennzeichnen.

Zum Glück hat Outlook eine Möglichkeit, diese Regeln zu sichern. Dies ist nützlich, wenn Sie Windows neu installieren, Outlook auf einem neuen Computer einrichten oder Ihre Regeln für andere Personen freigeben müssen.

So exportieren Sie Ihre Outlook-Regeln

Vergewissern Sie sich zunächst, dass die Registerkarte „Home“ aktiv ist. Klicken Sie im Abschnitt "Verschieben" auf "Regeln" und wählen Sie im Dropdown-Menü "Regeln und Warnungen verwalten" aus.

HINWEIS: Sie können auch auf die Regeln und Warnungen zugreifen, indem Sie auf die Registerkarte „Datei“ und dann auf die Schaltfläche „Regeln und Warnungen verwalten“ im Bildschirm „Kontoinformationen“ klicken.

Das Dialogfeld "Regeln und Warnungen" wird angezeigt. Klicken Sie auf der Registerkarte "E-Mail-Regeln" in der Symbolleiste über der Liste der von Ihnen erstellten Regeln auf "Optionen".

HINWEIS: Alle hier aufgeführten Regeln werden gesichert, nicht nur ausgewählte Regeln.

Klicken Sie im Dialogfeld "Optionen" auf "Regeln exportieren"..

Das Dialogfeld "Exportierte Regeln speichern unter" wird angezeigt. Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie Ihre Regelsicherungsdatei speichern möchten. Geben Sie einen Namen für Ihre Sicherungsdatei in das Bearbeitungsfeld "Dateiname" ein. In der Dropdown-Liste "Dateityp" ist standardmäßig der Typ "Regel-Assistent-Regeln (* .rwz)" ausgewählt, und die Erweiterung .rwz wird automatisch zur Datei hinzugefügt. Wenn Sie Ihre Regeln für andere Personen freigeben, die dieselbe Version von Outlook wie Sie verwenden, klicken Sie auf "Speichern". Wenn Sie Ihre Regeldatei für jemanden freigeben, der eine ältere Version von Outlook verwendet, müssen Sie vor dem Speichern der Datei einen anderen Typ von Regeldatei auswählen (siehe unten).

Neben dem Regeldateiformat für die aktuelle Version von Outlook bietet die Dropdown-Liste "Dateityp" drei zusätzliche Formate für die Regeldatei für Benutzer, die noch Outlook 2002, 2000 oder 98 verwenden. Wählen Sie eines von diese Optionen nach Bedarf und klicken Sie auf "OK", um die Regeldatei zu speichern.

HINWEIS: Wenn Sie Ihre Regeln für mehrere Personen freigeben, die verschiedene ältere Versionen von Outlook verwenden, wählen Sie die früheste Version aus, da ältere Regeldateien immer in neueren Versionen von Outlook geöffnet werden können.

Nachdem Sie Ihre Regeldatei exportiert haben, klicken Sie in den Dialogfeldern „Optionen“ und „Regeln und Warnungen“ auf „OK“, um zum Hauptbildschirm von Mail (oder dem Bildschirm „Kontoinformationen“, je nachdem, wo Sie begonnen haben) zurückzukehren..

Jetzt können Sie die resultierende .rwz-Datei auf einem externen Laufwerk oder auf einem Netzlaufwerk sichern oder für andere Personen freigeben.

So importieren Sie Ihre Outlook-Regeln

Angenommen, Sie haben Ihren neuen Computer eingerichtet, Office installiert und die gesicherte Outlook-Datendatei (Regeln werden nicht in Outlook-Datendateien gespeichert) von Ihrem alten Computer importiert, und Sie sind bereit, die E-Mails zu überprüfen. Lassen Sie uns die von Ihnen erstellten und gesicherten Regeln importieren, damit Outlook beim Eintreffen von E-Mails automatisch Maßnahmen ergreifen kann. Öffnen Sie das Dialogfeld „Regeln und Warnungen“ auf eine der beiden zuvor genannten Arten. Beachten Sie, dass die Liste der Regeln leer ist. Klicken Sie auf "Optionen", um das Problem zu beheben und Ihre Regeln zu importieren..

Klicken Sie im Dialogfeld "Optionen" auf "Regeln importieren"..

Das Dialogfeld "Regeln importieren aus" wird angezeigt. Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie Ihre Regel-Sicherungsdatei gespeichert haben, wählen Sie die .rwz-Datei aus und klicken Sie auf "Öffnen"..

Sie werden feststellen, dass die Liste der Regeln im Dialogfeld "Regeln und Warnungen" hinter dem noch geöffneten Dialogfeld "Optionen" Ihre benutzerdefinierten Regeln enthält. Klicken Sie im Dialogfeld "Optionen" auf "OK", um es zu schließen und zum Dialogfeld "Regeln und Warnungen" zurückzukehren.

Wenn Sie die E-Mails vor dem Importieren Ihrer Regeln abgerufen haben, können Sie Ihre Regeln jetzt für die bereits erhaltene E-Mail ausführen. Klicken Sie dazu in der Symbolleiste über der Liste der Regeln im Dialogfeld "Regeln und Warnungen" auf "Regeln jetzt ausführen".

Wählen Sie im Dialogfeld "Regeln jetzt ausführen" die Regeln aus, die Sie ausführen möchten, und klicken Sie auf "Jetzt ausführen". Nachdem die Regeln ausgeführt wurden, klicken Sie auf „Schließen“ und dann im Dialogfeld „Regeln und Warnungen“ auf „OK“, um sie zu schließen. Jetzt werden Ihre Regeln automatisch ausgeführt. Sie überprüfen die E-Mails, die Sie erhalten, und führen die von Ihnen angegebenen Aktionen im Hintergrund aus.

HINWEIS: Einige Regeln funktionieren möglicherweise nicht auf anderen Computern, wenn in den auf dem ursprünglichen Computer erstellten Regeln bestimmte Ordner, Personen usw. verwendet werden, die jedoch auf den anderen Computern nicht verfügbar sind.