So senden Sie Ihrem Professor eine E-Mail und erhalten Sie eine schnelle Antwort

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Professoren sind einige der geschäftigsten Menschen in der Umgebung. Sie müssen Vorträge halten, Sprechstunden halten, mit Doktoranden und Kollegen zusammenarbeiten, an Konferenzen und anderen öffentlichen Veranstaltungen teilnehmen und Forschungsarbeiten durchführen, veröffentlichen und präsentieren. Auch wenn die Zeit knapp ist, gibt es Möglichkeiten, mit ihnen per E-Mail zu kommunizieren und eine zeitnahe Antwort zu erhalten, sodass Sie Ihre Arbeit mit weniger Rückschlägen fortsetzen können.

Geben Sie dem Namen ein Gesicht

Es ist ideal, Ihren Professor persönlich zu treffen, bevor Sie die erste E-Mail versenden. Stellen Sie sich in der ersten Schulwoche vor. Informieren Sie Ihren Professor über Ihre Interessen, Ihre Fragen oder etwas anderes, das für Sie einzigartig ist. Wenn Sie zeigen, dass Sie sich genug darum kümmern, sie persönlich kennenzulernen, ermutigen Sie sie, rechtzeitig auf Ihre Anfragen zu reagieren. Je besser der Eindruck, den Sie hinterlassen, desto besser können sie sich an Sie erinnern.

Wenn es an der Zeit ist, diese erste E-Mail mit Fragen zu einem Auftrag zu senden, kann Ihr Professor Ihrem Namen Ihr Gesicht geben. Das hilft ihnen, Ihre E-Mail in einen Kontext zu stellen. Wenn sie in der Vergangenheit bereits erfolgreich mit Ihnen kommuniziert haben, sind sie eher bereit, ohne zu zögern wieder zu kommunizieren. Und vielleicht vertrauen sie bereits darauf, dass Sie ein ernsthafter Student sind.

Verwenden Sie eine detaillierte Betreffzeile

Die Betreffzeile ist alles, wenn es darum geht, rechtzeitig auf E-Mails zu antworten. Erstens, wenn Leute E-Mails von Absendern erhalten, die sie nicht kennen, suchen sie im Betreff nach Hinweisen. Allein aufgrund der Betreffzeile löschen sie möglicherweise E-Mails, die als Spam erscheinen oder für sie einfach unwichtig sind.

Nun sind Professoren verpflichtet, auf die E-Mail-Adresse der Studenten in administrativen und klassenbezogenen Angelegenheiten zu antworten. Die Betreffzeile ist jedoch immer noch wichtig, um schnell zu Ihrem Professor zu gelangen. Machen Sie eine Betreffzeile so, dass Ihr Professor sie sofort öffnet und liest, anstatt sie zum späteren Lesen einzureichen. (Das nächste Ziel ist es, die E-Mail so zu gestalten, dass Ihr Professor direkt nach dem Lesen sofort antwortet, aber wir werden darauf in einem späteren Abschnitt näher eingehen.)

Bevor Sie Ihre E-Mail senden, müssen Sie sie auf den jeweiligen Zweck eingrenzen. Geben Sie diesen Zweck so direkt wie möglich in der Betreffzeile an.

Anstelle der Verwendung von "Ich möchte mich für Ihre Klasse einschreiben", geben Sie den Klassennamen an und wie er Ihnen bei der Einschreibung helfen kann:

Je spezifischer Sie sein können, desto leichter machen Sie es für Ihren Professor. Eine ganz bestimmte Überschrift lässt sie auf einen Blick wissen, was von ihnen erwartet wird.

Sei höflich und förmlich

Nachdem Sie eine gute Betreffzeile verwendet haben, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Professor die vollständige Nachricht nicht durch das Öffnen der Nachricht lesen kann. Sie möchten nicht "Hey" sagen und dann Ihre Nachricht fortsetzen. Dies setzt einen unprofessionellen Ton, der eine effektive Kommunikation behindern kann. Sie möchten auf der Seite der Höflichkeit irren.

Schreiben Sie Ihre Nachricht so höflich und respektvoll wie möglich, auch wenn dies Ungenauigkeiten zulässt. Nehmen wir an, Sie nehmen im Sommer einen Community-College-Kurs an, um die allgemeinen Anforderungen zu erfüllen. Ihr Lehrer ist eigentlich kein Professor, hat aber gerade dieses Jahr angefangen, Teilzeit zu unterrichten.

Sie möchten sie immer noch als „Professor“ ansprechen, weil sie formell und höflich ist und zeigt, dass Sie bestrebt sind, eine gute Kommunikation herzustellen. Ich bin auf der Seite der Höflichkeit, bis sie korrigiert wird - wenn Ihr Lehrer Sie darauf drängt, sie als „Mr. Bob ”oder“ Joey ”.

Hier sind einige andere Möglichkeiten, um Ihre Nachricht höflich zu halten:

• Melden Sie sich immer mit Ihrem Namen ab - vorzugsweise zuerst und zuletzt, wenn viele Schüler in der Klasse sind.
• Schließen Sie mit einem Satz oder Satz, der Ihre Wertschätzung für das Lesen Ihrer Nachricht zeigt. Es kann ein Satz sein, bevor Sie Ihren Namen unterschreiben, z. B. „Ich schätze Ihren Blick auf diesen Professor John.“ Oder es kann einfach ein „Danke“ sein, gefolgt von Ihrem Namen.
• Bleib beim Thema; Wenn Sie sich mit Tangenten beschäftigen, bedeutet das, dass Sie ihre Zeit nicht wirklich respektieren, da sie wahrscheinlich Hunderte anderer E-Mails haben.
• Gehen Sie nicht davon aus, dass sie tun werden, was Sie wollen. Es gibt einige Dinge, die Professoren für Studenten tun müssen, z. B. die Erlaubnis, an einem Kurs teilzunehmen, wenn Sie die Voraussetzungen erfüllen. Gehen Sie jedoch nicht davon aus, dass sie tun, was Sie wollen. Sie möchten keine Respektlosigkeit zeigen oder ihnen Grund geben, noch einmal zu überdenken, wie und ob sie Ihnen helfen möchten. Fragen Sie also höflich und geben Sie so wenig Annahmen wie möglich an.

Verwenden Sie richtige Namen und Bezeichnungen

Verwenden Sie, wie bereits erwähnt, die richtigen Etiketten innerhalb Ihres Betreffs und wenden Sie sich höflich an Ihren Professor. Stellen Sie sicher, dass Etiketten, Zahlen, Datumsangaben und Zeiten korrekt sind. Wenn Sie sich bezüglich einer Besprechungszeit nicht sicher sind oder aus Versehen auf einen falschen Test verweisen, muss Ihr Professor zusätzliche Zeit aufwenden, um Sie nochmals zu überprüfen und möglicherweise erneut per E-Mail zu senden, um Klarheit zu schaffen. Dies führt zu einer möglicherweise schnellen Antwort auf eine Konversation, die sich über mehrere E-Mails erstreckt.

Bleib bei der Sache

Wenn Sie sich in einer E-Mail tangieren oder mehr (persönliche) Informationen preisgeben, als für die vorliegende Aufgabe erforderlich ist, verschwendet dies letztendlich die kostbare Lesezeit Ihres Professors - und auch Ihre eigene Zeit. Das Festhalten an diesem Punkt ist eine von mehreren Möglichkeiten, um den Zeitaufwand für das Versenden von E-Mails zu reduzieren und die Notwendigkeit, zur Klarstellung zusätzliche E-Mails zu schreiben, zu reduzieren.

Streichen Sie unnötige Wörter und Ausdrücke wie "Ich habe mich gefragt, ob" oder "Glauben Sie, dass Sie möglicherweise ..." Stattdessen einfach die Frage stellen könnten. Es mag einschüchternd sein, so offen mit Ihrem Professor zu sein, aber mit der Praxis wird es nicht lange der Fall sein. Weil Sie lernen, den Punkt auf professionelle Weise zu verstehen, und das schafft Vertrauen.

Hier ist ein Beispiel für eine Nachricht, deren Lesen länger dauert und in ihrer längeren Form ablenkender ist:

Wie Sie sehen, vermittelt das komprimierte Formular die Botschaft effektiver:

Halt dich kurz

Wenn man es kurz hält, ist es ähnlich, auf dem Punkt zu bleiben. Idealerweise möchten Sie nicht mehr als drei bis vier Sätze in einem Absatz. Und Sie möchten nicht eine Nachricht mit zu vielen Absätzen füllen. Es sei denn, Sie teilen Feedback oder eine persönliche Geschichte, die Ihrem Professor helfen wird, Sie kennenzulernen und besser zu verstehen, wie er Ihnen helfen kann.

Machen Sie eine direkte Anfrage

Selbst wenn Sie eine großartige Betreffzeile haben, müssen Sie in der Nachricht selbst nachbearbeiten. Sie machen dies, indem Sie Ihre Anfrage direkt stellen. Es kann klarer sein, wenn Sie die Anfrage als Frage formulieren. Oder wenn Sie den Opener von „Please… [request here]“ verwenden. Denken Sie daran, wenn Sie Ihren Professor per E-Mail benachrichtigen, nur um seine Meinung zu einem Thema zu erfahren, ist dies immer noch eine Anfrage, da Sie sich die Zeit nehmen, dies zu teilen was sie wissen.

Machen Sie Ihre Anfrage so klar, dass Ihr Professor keine Fragen dazu hat, was Sie von ihm verlangen. Wenn Sie diesen wichtigen Schritt ausführen können, können Sie Ihrem Professor helfen, sofort nach dem Lesen Ihrer E-Mail-Maßnahmen Maßnahmen zu ergreifen. Und Sie erhalten nicht nur eine schnelle Antwort von ihnen, sondern Sie werden auch viel früher in diese wartende Klasse einsteigen.

Nachverfolgen

Selbst wenn Sie die oben genannten Grundsätze erfolgreich anwenden, um Ihren Professor per E-Mail zu senden, und Sie keine rechtzeitige Antwort erhalten, kann es sein, dass Ihr Professor noch nicht an Ihre E-Mail-Adresse gelangt ist oder momentan für eine bestimmte Zeit nicht erreichbar ist. Machen Sie sich keine Sorgen über die Gründe. Folgen Sie einfach höflich, wenn Sie seit mehr als zwei Tagen nichts von ihnen hören. Verschiedene Hochschulen haben unterschiedliche Richtlinien oder Kulturen (auch wenn sie ungeschrieben sind), was als rechtzeitige Reaktion angesehen wird. Dies kann je nach Institution oder Kontext variieren.

Wenden Sie die oben aufgeführten Beispielprinzipien für Ihre Folge-E-Mail an. Wenn Sie aus irgendeinem Grund immer noch nicht durchkommen, ist möglicherweise nach drei bis vier Tagen eine weitere Folge-E-Mail angebracht (je nach Situation). Oder es könnte Zeit sein, persönlich mit Ihrem Professor zu sprechen. Wenn dies der Fall ist, stellen Sie sicher, dass Sie herausfinden, wie Sie am besten per E-Mail kommunizieren können.

Die effektive Kommunikation mit Ihrem Professor bei Bedarf verbessert Ihre Chancen auf Erfolg in einer bestimmten Klasse. Halten Sie diese Kommunikation zeitnah, reibungslos und produktiv, damit Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren können.