So signieren Sie PDF-Dokumente elektronisch, ohne sie zu drucken und zu scannen

Sie haben ein Dokument per E-Mail erhalten und müssen es unterschreiben und zurückschicken. Sie können das Dokument ausdrucken, unterschreiben und anschließend wieder einscannen und per E-Mail versenden. Aber es gibt einen besseren, schnelleren Weg.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Signatur schnell in ein PDF-Dokument einfügen und als Standard-PDF-Datei speichern, die Sie überall lesen können. Sie können dies auf Windows, Mac, iPad, iPhone, Android, Chrome OS oder Linux tun, egal welche Plattform Sie bevorzugen.

Elektronische Unterschriften, keine digitalen Unterschriften

1. Windows: Öffnen Sie die PDF-Datei in Adobe Reader und klicken Sie im rechten Fensterbereich auf die Schaltfläche "Fill & Sign".
2. Mac: Öffnen Sie die PDF in der Vorschau, klicken Sie auf die Schaltfläche Toolbox und dann auf Signieren
3. iPhone und iPad: Öffnen Sie den PDF-Anhang in Mail und klicken Sie dann zum Signieren auf "Markup and Reply".
4. iPhone und Android: Laden Sie Adobe Fill & Sign herunter, öffnen Sie die PDF-Datei und tippen Sie auf die Schaltfläche Signatur.
5. Chrom: Installieren Sie die HelloSign-Erweiterung, laden Sie Ihre PDF-Datei hoch und klicken Sie auf die Schaltfläche Signatur.

Lassen Sie uns zunächst einige Begriffe klären. Dieser Artikel befasst sich mit elektronisch Unterschriften nicht Digital Unterschriften, die etwas ganz anderes sind. Eine digitale Signatur ist kryptografisch sicher und überprüft, ob jemand mit Ihrem privaten Signaturschlüssel (mit anderen Worten: Sie) das Dokument gesehen und autorisiert hat. Es ist sehr sicher, aber auch kompliziert.

Bei einer elektronischen Signatur handelt es sich dagegen lediglich um ein Bild Ihrer Signatur, das auf ein PDF-Dokument gelegt wird. Sie können dies mit allen Arten von Apps tun, und das wird von den meisten Leuten benötigt, wenn Sie ein Dokument zum Signieren senden. Senden Sie ihnen eine PDF-Datei mit einer digitalen Signatur, und sie wissen nicht, was sie davon machen sollen. Für viele Unternehmen ist es ein großer technologischer Sprung, signierte Dokumente einfach per E-Mail zu akzeptieren, anstatt sie zum Faxen zu zwingen.

Die unten beschriebenen Methoden sind also nicht absolut sicher - aber auch nicht etwas drucken, mit einem Stift darüber kritzeln und dann erneut scannen. Zumindest ist das schneller!

Windows: Verwenden Sie Adobe Reader

Adobe Reader ist zwar nicht der einfachste PDF-Viewer, aber er ist einer der am stärksten mit Funktionen ausgestatteten und bietet hervorragende Unterstützung für das Signieren von PDF-Dokumenten. Andere PDF-Reader von Drittanbietern bieten diese Funktion zwar an, müssen jedoch vor dem Verwenden ihrer Signaturfeatures eine kostenpflichtige Version erwerben.

Um ein Dokument mit Adobe Reader zu signieren, öffnen Sie zunächst das PDF-Dokument in der Adobe Acrobat Reader DC-Anwendung. Klicken Sie im rechten Bereich auf die Schaltfläche "Füllen und unterschreiben".

Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche „Signieren“ und wählen Sie „Signatur hinzufügen“, um Ihre Signatur zu Adobe Acrobat Reader DC hinzuzufügen.

Wenn Sie dem Dokument andere Informationen hinzufügen möchten, können Sie dazu die anderen Schaltflächen in der Symbolleiste verwenden. Sie können beispielsweise Text eingeben oder Markierungen hinzufügen, um Formulare mithilfe der Schaltflächen in der Symbolleiste "Ausfüllen & Unterzeichnen" auszufüllen.

Sie können eine Signatur auf drei verschiedene Arten erstellen. Standardmäßig wählt Adobe Reader „Typ“, damit Sie Ihren Namen eingeben und ihn in eine Signatur konvertieren können. Das sieht nicht nach Ihrer echten Signatur aus, daher ist es wahrscheinlich nicht ideal.

Stattdessen möchten Sie wahrscheinlich „Zeichnen“ auswählen und dann mit Ihrer Maus oder einem Touchscreen Ihre Unterschrift zeichnen. Sie können auch „Bild“ auswählen, wenn Sie ein Blatt unterschreiben, mit einem Scanner scannen und Ihre schriftliche Unterschrift dann in Adobe Reader einfügen möchten. (Ja, dies erfordert ein Scannen, aber Sie müssen dies nur einmal tun. Danach können Sie diese Signatur für alle Dokumente verwenden, die Sie zukünftig elektronisch signieren.)

Klicken Sie nach dem Erstellen einer Signatur auf "Übernehmen", um sie auf das Dokument anzuwenden. Lassen Sie das Kontrollkästchen "Signatur speichern" aktiviert, und Sie können diese Signatur zukünftig schnell hinzufügen.

Positionieren Sie Ihre Signatur mit der Maus an der gewünschten Stelle und klicken Sie, um sie anzuwenden. Wenn Sie Ihre Signatur speichern möchten, können Sie sie später im Menü "Signieren" leicht zugänglich machen.

Um Ihr signiertes PDF-Dokument zu speichern, klicken Sie auf Datei> Speichern und wählen Sie einen Speicherort für die Datei.

Mac: Verwenden Sie die Vorschau

Mac-Benutzer haben mehr Glück als Windows-Benutzer. Die in macOS enthaltene Vorschau-Anwendung verfügt über integrierte Dokumentensignierungsfunktionen. Dank der hervorragenden Trackpads, die in MacBooks integriert sind, können Sie Ihre Signatur auf dem Trackpad mit einem Finger zeichnen, um sie in die Vorschau einzugeben. Bei einem neuen MacBook mit einem „Force Touch“ -Padpad ist dies sogar druckempfindlich und ermöglicht noch genauere Signaturen.

Sie können auch einfach ein Blatt Papier unterschreiben und mit Ihrer Webcam "scannen", wenn Sie es vorziehen, Ihre Signatur auf altmodische Weise zu erstellen (oder wenn Sie einen iMac ohne Trackpad haben)..

Um ein Dokument zu signieren, öffnen Sie ein PDF-Dokument in der Vorschau (dies sollte die Standard-App sein, die beim Doppelklicken auf eine PDF-Datei geöffnet wird, sofern Sie sie nicht geändert haben). Klicken Sie auf die Toolbox-förmige Schaltfläche "Markup-Symbolleiste anzeigen" und klicken Sie dann in der angezeigten Symbolleiste auf die Schaltfläche "Signieren".

Sie werden aufgefordert, entweder eine Signatur zu erstellen, indem Sie Ihren Finger über das Trackpad ziehen oder ein Blatt Papier signieren und mit Ihrer Webcam scannen. Erfassen Sie Ihre Unterschrift einmal und die Vorschau speichert sie für die Zukunft.

Wenn Sie eine Signatur erfasst haben, können Sie diese im Menü auswählen, das angezeigt wird, nachdem Sie auf die Schaltfläche "Signieren" geklickt haben. Ihre Signatur wird als Bild angewendet, das Sie ziehen und an das Dokument anpassen können.

Mit den anderen Optionen in der Symbolleiste können Sie Text eingeben und Formen in das Dokument zeichnen, sodass Sie bei Bedarf Formulare ausfüllen können.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Datei> Speichern, um die PDF-Datei zu speichern und Ihre Signatur auf die Datei anzuwenden. Sie können stattdessen auch auf Datei> Duplizieren klicken, um eine Kopie der PDF-Datei zu erstellen und Ihre Änderungen in einer neuen Kopie der Datei zu speichern, ohne das Original zu ändern.

Wenn Sie die Vorschau aus irgendeinem Grund nicht mögen, können Sie Adobe Reader DC auch auf einem Mac verwenden. Es funktioniert genauso wie das Signieren eines Dokuments unter Windows. Informationen hierzu finden Sie in den Anweisungen im Abschnitt Windows.

iPhone und iPad: Verwenden Sie Mail oder Adobe Fill & Sign

Auf einem iPhone oder iPad können Sie Dokumente mit der Markup-Funktion in der iOS Mail-App signieren. Wenn Sie über einen Mac verfügen und die Vorschau zum Signieren von Dokumenten verwenden, wird Ihre Signatur tatsächlich von Ihrem Mac mit Ihrem iPhone oder iPad synchronisiert, sodass Sie sie nicht noch einmal erstellen müssen.

Diese Funktion ist praktisch, funktioniert jedoch nur, wenn Sie Dokumente in der Mail-App signieren möchten. Beispielsweise können Sie ein PDF-Dokument per E-Mail erhalten und müssen es möglicherweise sofort unterschreiben und per E-Mail versenden.

Dazu müssen Sie eine E-Mail mit angehängter PDF-Datei erhalten, auf den PDF-Anhang tippen und auf das Toolbox-förmige Symbol „Markup and Reply“ in der rechten unteren Ecke des Bildschirms klicken, während Sie die PDF anzeigen.

Sie können dann eine Signatur hinzufügen, indem Sie auf die Signaturschaltfläche in der rechten unteren Ecke Ihres Bildschirms tippen. Sie können auch Text eingeben und in das Dokument zeichnen, wenn Sie möchten.

Wenn Sie auf "Fertig" tippen, erstellt die E-Mail-App automatisch eine Antwort auf die E-Mail mit Ihrem signierten Dokument. Sie können eine E-Mail-Nachricht eingeben und das signierte Dokument senden.

 

Dies ist zwar praktisch, funktioniert aber nur in der Mail-App und ist daher sehr eingeschränkt. Wenn Sie dies von einer anderen App aus tun möchten, benötigen Sie eine Signatur-App eines Drittanbieters.

Es gibt einige Optionen, aber wir mögen die Adobe Fill & Sign-App von Adobe, mit der Sie eine unbegrenzte Anzahl von Dokumenten kostenlos signieren können. Es können sogar Bilder von Papierdokumenten mit Ihrer Kamera aufgenommen werden, sodass Sie digitale Kopien von Papierformularen erstellen können. Sie können ein Dokument signieren, indem Sie mit einem Finger oder einem Stift auf Ihrem Touchscreen schreiben. Außerdem können Sie Text in PDF-Dokumente eingeben, um sie auszufüllen.

Um ein PDF-Dokument von einer anderen App in Adobe Fill & Sign abzurufen, suchen Sie die PDF-Datei in einer anderen App, tippen Sie auf die Schaltfläche „Share“ und wählen Sie die Adobe Fill & Sign-App. Sie können dann auf die Signaturschaltfläche tippen, um das Dokument einfach zu signieren. Wenn Sie fertig sind, tippen Sie in Adobe Fill & Sign auf die Schaltfläche "Share", um das signierte Dokument an eine andere App zu senden.

 

Wenn Sie auf der Suche nach einem umfassenderen Tool sind oder Adobe Sign & Fill einfach nicht mögen, mögen wir SignNow besonders. Es funktioniert sehr gut und ermöglicht das Signieren von Dokumenten mit dem Finger. Sie können bis zu fünf Dokumente pro Monat kostenlos unterzeichnen, danach ist jedoch eine monatliche Abonnementgebühr erforderlich. Es ist jedoch eine gute Alternative.

Android: Verwenden Sie Adobe Fill & Sign

Android verfügt nicht über eine integrierte App, die dies ermöglicht. Stattdessen müssen Sie eine Drittanbieter-App verwenden. Genau wie auf dem iPhone und dem iPad mögen wir Adobe Fill & Sign, mit dem Sie beliebig viele Dokumente pro Monat kostenlos unterschreiben können. Es können auch Bilder von Papierdokumenten mit Ihrer Kamera aufgenommen werden, sodass Sie diese elektronisch signieren können.

Nach der Installation der App können Sie PDF-Dokumente in der App öffnen und auf die Signatur-Schaltfläche tippen, um sie zu signieren. Sie können das signierte Dokument anschließend für eine andere App freigeben, indem Sie auf die Schaltfläche "Teilen" tippen.

 

Genau wie bei iOS empfehlen wir auch SignNow, wenn Sie etwas mehr Funktionen benötigen und bereit sind zu zahlen (da es nur bis zu fünf Unterschriften pro Monat kostenlos gibt)..

Chromebook: Verwenden Sie HelloSign

Auf einem Chromebook finden Sie verschiedene Web Signing-Dienste, die für Sie arbeiten. Wir mögen HelloSign, das eine gute Weboberfläche sowie eine Chrome-App bietet, die in Google Drive integriert ist. Sie können bis zu drei Dokumente pro Monat kostenlos unterschreiben.

Mit der grundlegenden Weboberfläche von HelloSign können Sie PDF-Dokumente einfach hochladen und signieren, indem Sie Ihre Signatur zeichnen oder ein Bild hochladen. Sie können das signierte Dokument dann direkt per E-Mail versenden oder das Dokument herunterladen und machen, was Sie möchten.

Wenn Sie HelloSign nicht mögen, funktioniert DocuSign auch auf einem Chromebook gut. Es bietet eine App, die zum Signieren in Google Drive integriert ist, und eine Browsererweiterung, mit der Sie Dokumente aus Google Mail signieren können. DocuSign bietet jedoch keine kostenlosen Signaturen an. SignNow bietet auch eine Chrome-App für Google Drive und eine Erweiterung für Google Mail. Die App und die Erweiterung werden jedoch nicht so gut bewertet.

Linux: Es ist kompliziert

Unter Linux ist dies etwas schwieriger, da die offizielle Version von Adobe Reader für Linux nicht mehr verfügbar ist. Sogar die alten, veralteten Versionen, die für Linux verfügbar sind, verfügen weder über diese Funktionalität noch über populäre integrierte PDF-Viewer wie Evince und Okular.

Sie können ein webbasiertes Tool wie HelloSign (siehe Chromebook-Abschnitt oben) ausprobieren, um die einfachste Anwendung zu gewährleisten.

Wenn Sie eine Desktop-App verwenden möchten, ist Xournal wahrscheinlich das bequemste Werkzeug zum Signieren von PDF-Dateien unter Linux. Es kann PDF-Dokumente kommentieren und Bilder hinzufügen. Zuerst müssen Sie ein Abbild Ihres Signaturzeichens erstellen, ein Stück Papier scannen, es in Ihr Linux-System einscannen und es bereinigen. Sie können möglicherweise auch nur ein Foto davon mit Ihrer Webcam oder der Kamera Ihres Smartphones aufnehmen. Sie können es in GIMP anpassen, damit es einen transparenten Hintergrund hat, oder Sie müssen nur ein weißes Blatt Papier unterschreiben, und der Hintergrund ist vollständig weiß.

Installieren Sie Xournal über das Softwareinstallationsprogramm Ihrer Linux-Distribution, öffnen Sie die PDF-Datei und klicken Sie auf die Menüoption Tools> Image. Auf diese Weise können Sie das Bild Ihrer Signatur einfügen, und Sie können es nach Bedarf neu positionieren und seine Größe ändern, sodass es in das Signaturfeld passt.

Das Scannen und Erstellen einer Bilddatei ist etwas ärgerlich, aber Sie können diese Methode verwenden, um Dokumente in der Zukunft schnell zu signieren, nachdem Sie ein gutes Bild Ihrer Signatur erhalten haben.

Bildnachweis: Tim Pierce auf Flickr