So erstellen Sie serverseitige Regeln in Outlook

Server-seitige Regeln werden auf dem Server und nicht im Outlook-Client ausgeführt, sodass Sie Regeln anwenden können, bevor Nachrichten in Ihr System gelangen. So funktionieren sie und was können Sie damit tun?.

Was sind serverseitige Regeln??

Wenn Sie normale Regeln in Outlook einrichten, funktionieren diese nur, wenn die Outlook-App auf Ihrem System geöffnet ist. Diese nennt man clientseitige Regeln weil sie in der Outlook-Client-App arbeiten. Sie eignen sich hervorragend für das Filtern von E-Mails in verschiedene Ordner, da die Regeln beim Öffnen von Outlook oder wenn Nachrichten in Ihren Posteingang gelangen, ausgelöst werden.

Was aber, wenn Sie möchten, dass Regeln ausgelöst werden, wenn Outlook geschlossen wird, z. B. das Weiterleiten von Nachrichten an einen Kollegen, während Sie im Urlaub sind? Dafür brauchst du serverseitige Regeln, welche auf dem Server arbeiten, der Ihre E-Mails verarbeitet, unabhängig davon, ob auf Ihrem Computer Outlook geöffnet ist. In Outlook können Sie auch diese erstellen. Lassen Sie uns den Prozess durchgehen.

Vorbehalt: Serverseitige Regeln funktionieren, wenn Sie Microsoft Exchange für Ihren E-Mail-Server (entweder Cloud-basiertes O365 oder einen lokalen Exchange-Server) verwenden, nicht jedoch, wenn Sie Outlook verwenden, um E-Mails von einem Provider wie Gmail oder Yahoo! Zu verarbeiten. Sie können immer noch eine Abwesenheitsantwort und Regeln für ein Nicht-Microsoft-Konto einrichten. Sie müssen jedoch Outlook aktiviert lassen und ausführen. Wenn es das ist, was Sie brauchen, haben wir Anweisungen für Sie.

So richten Sie serverseitige Regeln ein

Sie erstellen im Regel-Manager normale (clientseitige) Regeln, indem Sie zu Start> Regeln gehen. Diese werden jedoch nicht verwendet. Gehen Sie stattdessen zu Datei> Optionen und klicken Sie auf die Schaltfläche "Automatische Antworten".

Klicken Sie zum Erstellen einer serverseitigen Regel auf die Schaltfläche "Regeln".

Das Fenster Automatische Antwortregeln wird geöffnet. Wie Sie sehen, können Sie nicht viel tun, außer auf die Schaltfläche "Regel hinzufügen" zu klicken.

Im sich öffnenden Fenster Regel bearbeiten können Sie Ihre neue serverseitige Regel erstellen.

Sie sehen, dass die Optionen für diese Regeln viel einfacher sind als im Regel-Manager. Dies liegt daran, dass Sie auf Aktionen beschränkt sind, die vom Server ausgeführt werden können. Wenn Sie möchten, dass Outlook beim Eintreffen einer E-Mail von Ihrem Chef einen bestimmten Ton wiedergibt, können Sie dies nur mit einer clientseitigen Regel tun.

Nehmen wir an, ein Team ist abwesend und möchte, dass E-Mails über How-To-Geek in einen bestimmten Ordner verschoben und an eine bestimmte Person weitergeleitet werden. Zuerst würden sie die Option "Direkt an mich senden" wählen. Als nächstes geben sie "How-To-Geek" in die Betreffzeile ein. Sie wählen dann die Option "Kopieren nach" und wählen einen Ordner aus. Schließlich aktivieren sie die Option "Weiterleiten", wählen den Empfänger aus dem Adressbuch aus und klicken auf "OK".

Die Regel wird der Liste der serverseitigen Regeln hinzugefügt und unabhängig davon, ob Outlook geöffnet ist, ausgeführt.

Sie können beliebig viele dieser Regeln hinzufügen. Und natürlich können Sie mit ihnen mehr tun als mit dem einfachen Beispiel, das wir hier gezeigt haben. Sie können sie verwenden, um die Wichtigkeit von Nachrichten von bestimmten Kontakten zu ändern oder die bestimmte Wörter im Betreff enthalten. Oder Sie können eine serverseitige Regel dazu veranlassen, bestimmte Nachrichtentypen zu löschen, bevor sie Ihren Posteingang erreichen.