Erstellen und Anpassen einer Ordneransicht in Outlook

Wenn Sie in einem Büro arbeiten, besteht die Chance, dass Sie viel Zeit mit E-Mails verbringen, höchstwahrscheinlich in Microsoft Outlook. Es lohnt sich, etwas Zeit in Anspruch zu nehmen, damit Outlook die benötigten Informationen anzeigt. Bei E-Mails ist dies am besten mit Ordneransichten möglich. So funktionieren sie.

Was ist eine Ordneransicht??

An jedem Ort, an dem Sie Ihre E-Mails in Outlook aufbewahren, können Sie entweder einen Posteingang, gesendete Objekte, ein Archiv, gelöschte Objekte oder einen anderen Ort als Ordner verwenden. Jeder dieser Ordner sieht standardmäßig gleich aus, mit Spalten, die Metadaten zur E-Mail enthalten, z. B. Absender, Betreff, Datum und Uhrzeit des Empfangs usw. Outlook gruppiert die E-Mails nach Datum (wobei das späteste Datum oben ist), formatiert ungelesene Nachrichten in fettem blauem Text und zeigt Nachrichten, die Sie in einer normalen schwarzen Schrift gelesen haben.

Dies ist das Standardordneransicht.

Sie können diese Ansicht jedoch ändern, wenn Sie möchten. Sie können für jeden Ordner eine andere Ansicht erstellen oder eine beliebige Ordneransicht erstellen und auf jeden Ordner anwenden. Outlook hat sogar einige integrierte Ansichten, mit denen Sie beginnen können.

So wechseln Sie zu einer anderen integrierten Ansicht

Lassen Sie uns zunächst zu einer anderen integrierten Ansicht wechseln, indem Sie auf Ansicht> Ansicht ändern klicken.

Die Kompaktansicht ist die Standardansicht, die von jedem Ordner verwendet wird. Sie können jedoch eine der beiden anderen Optionen wählen:

• Single: Dadurch wird die Gruppierung nach Datum entfernt und alle Ihre Nachrichten werden in einer einfachen Liste angezeigt.
• Vorschau: Auf diese Weise wird das Vorschaufenster (etwas uninteressant) entfernt.

So passen Sie die vorhandene Ansicht an

Sie können die aktuelle Ordneransicht anpassen, indem Sie auf Ansicht> Einstellungen anzeigen klicken.

Daraufhin wird das Fenster Erweiterte Ansichtseinstellungen geöffnet, in dem Sie alle Aspekte der Ansicht ändern können.

Als Beispiel ändern wir die angezeigten Spalten und die Sortiereinstellungen. Klicken Sie auf "Columns", um das Fenster "Spalten anzeigen" zu öffnen.

Wählen Sie in der rechten Spalte "Hinweis" aus, klicken Sie auf die Schaltfläche "Entfernen" und anschließend auf "OK".

Klicken Sie im Fenster Erweiterte Ansichtseinstellungen auf die Schaltfläche "Sortieren", um das Sortierfenster zu öffnen.

Wählen Sie im Dropdown-Menü "Elemente sortieren nach" die Option "Von" und klicken Sie auf "OK".

Klicken Sie nun in den erweiterten Ansichtseinstellungen auf "OK". Die Ordneransicht wurde nun geändert, sodass die Spalte "Hinweis" ausgeblendet ist und der Ordner nach der Person sortiert ist, die die E-Mail gesendet hat.

Dies sind nur zwei Beispiele, was Sie tun können. Sie können viele verschiedene Spalten hinzufügen oder entfernen, Nachrichten auf verschiedene Arten gruppieren und sortieren und sogar die zur Anzeige von Nachrichten verwendeten Schriftarten und Stile ändern. Spielen Sie mit den verschiedenen Optionen, um herauszufinden, was für Sie am besten geeignet ist.

Wenden Sie eine Ansicht auf andere Ordner an

Wenn Sie Ihre Ansicht angepasst haben, können Sie dieselbe Ansicht auf jeden anderen Ordner anwenden, ohne jeden einzelnen Ordner anpassen zu müssen. Klicken Sie erneut auf Ansicht> Einstellungen anzeigen und klicken Sie dieses Mal auf den Befehl "Aktuelle Ansicht auf andere Ordner anwenden".

Wählen Sie die Ordner aus, auf die Sie die Ansicht anwenden möchten, und klicken Sie auf "OK".

Sie können beliebig viele Ordner (oder Unterordner) auswählen.

Speichern Sie eine benutzerdefinierte Ordneransicht

Sie können Ihre benutzerdefinierte Ansicht auch als Vorlage beibehalten, um sie zukünftig auf andere Ordner anwenden zu können. Klicken Sie erneut auf Ansicht> Einstellungen anzeigen und wählen Sie den Befehl "Aktuelle Ansicht als neue Ansicht speichern".

Das Fenster "Ansicht kopieren" wird geöffnet, in dem Sie Ihrer Ansicht einen Namen geben und auswählen können, wer die Ansicht anzeigen kann. Klicken Sie auf "OK", wenn Sie alles eingerichtet haben.

Wenn Sie erneut auf Ansicht> Einstellungen anzeigen klicken, zeigt Outlook Ihre neue Ansicht als verfügbare Option an. Klicken Sie auf "Ansichten verwalten", um alle Ansichten anzuzeigen, auf die Sie Zugriff haben.

Im Fenster Alle Ansichten verwalten können Sie Ansichten hinzufügen, bearbeiten und löschen sowie die Einstellungen sehen, die auf jede Ansicht angewendet werden.

Erstellen Sie eine Ansicht von Grund auf

Wenn Sie eine brandneue Ansicht erstellen möchten, klicken Sie im Fenster "Alle Ansicht verwalten" auf die Schaltfläche "Neu". Das Fenster "Neue Ansicht erstellen" wird geöffnet.

Wählen Sie die Art der Basisansicht aus, mit der Sie beginnen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche "OK". Das Fenster Erweiterte Ansichtseinstellungen wird geöffnet und Sie können Ihre Ansicht nach Ihren Wünschen anpassen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "OK", bis Sie zum Fenster "Alle Ansichten verwalten" zurückkehren. Klicken Sie anschließend auf "Ansicht übernehmen", um die Ansicht auf den aktuellen Ordner anzuwenden.

Nachdem Sie eine neue Ansicht erstellt haben, können Sie sie auf jeden anderen Ordner anwenden, weiter anpassen oder als Basis für eine andere neue Ansicht verwenden.

Entfernen Sie Anpassungen aus einer Ansicht

Wenn Sie einige Anpassungen an Ihrer vorhandenen Ansicht vorgenommen haben, können Sie die vorhandene Ansicht problemlos wiederherstellen. Dies ist eine gute Möglichkeit, Dinge auszuprobieren, ohne sich darum kümmern zu müssen, dass die Änderungen rückgängig gemacht werden, wenn die Änderungen für Sie nicht funktionieren. Klicken Sie auf Ansicht> Ansicht zurücksetzen, um nicht gespeicherte Anpassungen aus dem aktuellen Ordner zu entfernen.

Mit diesen Ansichtstools können Sie Ihre Ordner genau so einrichten, wie Sie es möchten, und die überfließende Nachrichtenliste zähmen.