So können Sie E-Mails in Outlook mit schnellen Schritten und Regeln besser verwalten

Wenn Sie wissen, dass E-Mails nicht mehr in Mode sind, bitten wir Sie, sich unsere Posteingänge anzusehen. In der Lage zu sein, das Durcheinander von Nachrichten, die täglich eintreffen, zu sortieren und zu organisieren, ist ziemlich wichtig für die Aufrechterhaltung der Vernunft am Arbeitsplatz.

Es geht auch nicht nur um Spam. Es gibt immer noch Spam, eine ärgerliche Tatsache des Lebens, aber es gibt Wege, damit umzugehen. Es ist der Schwarm anderer E-Mails, die wir erhalten - Updates zu Software, Einladungen zu Veranstaltungen und Mailinglisten, die wir [abonniert] haben, die Sie jedoch nie vergessen haben, sich abzumelden. Dies alles erfordert eine Möglichkeit, Nachrichten zu ordnen, zu sortieren und an ihrem richtigen Ort abzulegen ob es sich um einen bestimmten Ordner oder den Papierkorb handelt.

Wir haben viel über Outlook gesprochen, einschließlich E-Mail-Grundlagen wie Verfassen und Senden, Möglichkeiten zum Hinzufügen und Empfangen von Anhängen sowie zum Importieren von Kontakten und zum Verwalten von Adressbüchern. Wir möchten uns jetzt auf das Gesamtbild konzentrieren, indem wir uns auf das Posteingangsmanagement konzentrieren.

Beherrschen Ihres Outlook-Posteingangs

In Outlook sind zahlreiche Funktionen integriert, mit denen Sie Ihre E-Mails an den richtigen Stellen filtern können. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht oder eine Maus bis zur Multifunktionsleiste klicken, werden Sie feststellen, dass es eine Funktion mit dem Namen Quick Steps gibt.

Wenn wir es von der Multifunktionsleiste aus erweitern, können wir diese Funktion vollständig sehen.

Als erstes sollten Sie sich daran erinnern, dass Quick Steps grundsätzlich Regeln sind (es gibt eine Funktion namens Rules, die wir in Kürze besprechen werden). Die zweite Sache, die Sie sich merken sollten, ist, dass Quick Steps im Gegensatz zu Rules, die ohne Ihre Eingabe im Hintergrund arbeiten, auf Ihre Eingabe angewiesen ist.

Als erstes wählen Sie den zu erstellenden Quick Step aus. Lassen Sie uns einen einfachen Schritt machen, um unseren Standpunkt zu veranschaulichen.

In diesem Schnellschritt wählen wir eine Nachricht aus, die wir für verschieden halten, und klicken auf den Schnellschritt, wodurch die Nachricht in den Misc-Ordner verschoben wird und die Nachricht als Lesen markiert wird.

Wenn Sie auf die Schaltfläche „Optionen“ klicken, können Sie sehen, wie der Quick Step aufgebaut ist, und Sie können ihn auch bearbeiten, z. B. Teile hinzufügen oder daraus entfernen.

In diesem Screenshot können Sie beispielsweise den Schritt entfernen, in dem Nachrichten als Lesen markiert sind. Alles wird in den Ordner Verschiedenes verschoben, der Status bleibt jedoch unverändert.

So funktionieren Quick Steps. Wir könnten ziemlich viel Zeit darauf verwenden, Ihnen verschiedene Möglichkeiten aufzuzeigen, wie sie erstellt und implementiert werden können. Wir möchten jedoch zu Rules wechseln, um den Unterschied zu veranschaulichen.

Die Grundregeln

Wie bereits erwähnt, handelt es sich bei Quick Steps um etwas, auf das Sie reagieren, während Rules automatisch im Hintergrund nach den von Ihnen festgelegten Kriterien funktionieren. Wenn Sie auf die Schaltfläche "Regeln" klicken, sollten Sie "Regel erstellen ..." aus der Dropdown-Liste auswählen.

Die primären Bedingungen für die Regelerstellung sind ziemlich grundlegend und Sie müssen möglicherweise nicht einmal in erweiterte Optionen eintauchen. Lassen Sie uns nun einige ihrer einfacheren Aspekte untersuchen.

In der folgenden Abbildung sehen Sie, dass Sie E-Mails von bestimmten Absendern oder anhand des Betreffs oder an den Empfänger versenden können. Von dort können Sie sich von Outlook visuell und / oder mit einem Ton benachrichtigen lassen. Sie können die Nachricht auch in einen bestimmten Ordner verschieben, der im Gegensatz zur Verwendung eines Schnellschritts ohne Ihre Eingabe erfolgen würde.

Wenn Sie auf die Schaltfläche "Regel erstellen" klicken, wird das folgende Dialogfeld des Assistenten angezeigt.

Sie können auch im Fenster "Regeln und Benachrichtigungen" auf "Neue Regel" klicken.

Dadurch wird das erste Fenster des Regelassistenten geöffnet, das Sie durch den Prozess führt.

Regeln sind überraschend unkompliziert, wenn Sie bereits wissen, was die Regel tun soll. Klicken Sie auf "Erweiterte Optionen ..." und Sie werden sehen, was wir meinen. Sie sehen nicht nur die Optionen auf dem Bildschirm Regel erstellen, sondern Sie finden eine völlig neue Welt von anderen Regeln, die Sie verwenden können.

Stellen Sie sich vor, wir machen den Schnellschritt, den wir zuvor erstellt haben, und möchten ihn in eine Regel umwandeln. Wir möchten unsere Kriterien aus den oben gezeigten Optionen auswählen und dann auf "Weiter" klicken. In diesem Fall verschieben wir E-Mails, die an unser How-To-Geek-Konto gesendet werden.

Auf dem nächsten Bildschirm wählen wir die Option "In einen bestimmten Ordner verschieben" und klicken dann unten auf den unterstrichenen Link "In den angegebenen Ordner verschieben". Es werden dann Optionen angezeigt, mit denen wir E-Mails an was auch immer weiterleiten können Ordner, den wir wählen, in diesem Fall „Sonstiges“.

Wenn Sie auf „Weiter“ klicken, werden Sie gefragt, ob es Ausnahmen zu dieser neuen Regel gibt. Wenn dies nicht der Fall ist, können Sie auf "Weiter" klicken, und Sie gelangen zum letzten Bildschirm, in dem Sie aufgefordert werden, Ihre neue Regel zu benennen, ob Sie sie aktivieren möchten, sie nach Abschluss abschließen möchten und schließlich , können Sie es überprüfen.

Das ist es, klicken Sie auf "Fertig stellen" und Sie können loslegen. Sie können diese Regel anzeigen, indem Sie auf die Schaltfläche "Regeln" und dann in der Dropdown-Liste auf "Regeln und Benachrichtigungen verwalten" klicken.

Sie können jederzeit zurückkehren, um Ihre Regel zu ändern, neue hinzuzufügen, Kopien zu erstellen, zu löschen und andere Funktionen. Vergessen Sie nicht, wenn Sie eine Regel beibehalten möchten, aber nicht möchten, dass die Regel die ganze Zeit ausgeführt wird, können Sie das Kontrollkästchen daneben deaktivieren.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Nachrichten automatisch in einen bestimmten Ordner verschoben werden, sollten Sie diesen Artikel auschecken.

Löschen und Ignorieren von E-Mail-Nachrichten

Sie erhalten eine Menge E-Mails, die Sie nicht wollen oder brauchen, egal ob es sich um übertriebene Eltern handelt, oder um direkten Spam. Wenn Sie Ihren Posteingang gezähmt und gepflegt halten, ist dies eine große Herausforderung, wenn Sie dies nicht tun wissen, wie Sie die zur Verfügung stehenden Werkzeuge einsetzen.

Wie Sie auf der Multifunktionsleiste gut sichtbar sehen können, gibt es einen Abschnitt, der ausschließlich dem Löschen von Objekten gewidmet ist. Am bemerkenswertesten ist der große "Löschen" -Button und sein riesiges X. Sie können auch einfach eine Nachricht oder Gruppe von Nachrichten auswählen und auf diesen Button klicken Tippen Sie auf der Tastatur auf "Löschen".

Schauen wir uns den Abschnitt Löschen etwas genauer an und sehen wir uns an, was er sonst noch zu bieten hat. Erstens gibt es die Schaltfläche "Ignorieren".

Was macht Ignorieren? Wenn Sie eine Nachricht oder Konversation auswählen und auf "Ignorieren" klicken, wird ein Dialogfeld angezeigt.

Der Unterschied zwischen diesem Vorgang und dem einfachen Löschen einer Konversation besteht darin, dass das Ignorieren der Konversation für diese und alle zukünftigen Nachrichten gilt. Wenn Sie also auf einer Mailingliste stehen und die Befragten immer wieder alle antworten, werden Sie sie nicht mehr sehen, was ziemlich nützlich ist.

Die andere bemerkenswerte Option ist die Bereinigungsfunktion. Durch Klicken auf die Schaltfläche "Bereinigen" wird ein Dropdown-Menü mit den folgenden Optionen aufgerufen

Für welche Option Sie sich auch entscheiden, Sie werden ein Dialogfeld mit demselben Ergebnis sehen. Alle redundanten Nachrichten werden in den Papierkorb verschoben.

Wenn Sie auf die Schaltfläche "Einstellungen" klicken, werden Sie zu den Optionen zum Aufräumen der Konversation weitergeleitet. Wie Sie sehen, können Sie mit der Bereinigungsfunktion alte, redundante Unterhaltungen in einem alternativen Ordner archivieren. Dies ist wahrscheinlich die nützlichste Option hier. Es ist oft besser, Daten einfach zu archivieren, anstatt sie zu löschen, nur für den Fall, dass Sie zu einem späteren Zeitpunkt darauf zurückgreifen müssen.

Obwohl diese Funktionen großartig sind und wir den offensichtlichen Vorteil darin erkennen, werden sie auf diese unheiligen Inbox-Geißeln nicht viel Einfluss haben: Spam.

Spam, Spam verschwindet!!

Spam bekommt nicht die gleiche Art von Schlagzeilen wie früher, da moderne Spam-Filter zumeist ziemlich gute Arbeit leisten, um alles auszusondern. Wenn Sie Google Mail oder andere Webmail-Dienste verwenden, werden Sie wahrscheinlich nicht viel davon sehen. Dies bedeutet nicht, dass es nicht vorhanden ist. Dies gilt insbesondere, wenn Sie den unglücklichen Fehler machen, einer Firma Ihre Adresse mitteilen zu lassen mit ihren Vertriebspartnern oder Sie klicken auf das falsche Feld und melden sich fälschlicherweise als Verteiler an.

Der Punkt ist, Spam kommt immer noch vor, aber Outlook bietet Ihnen Möglichkeiten, den Spam mit Junk-Filtern hoffentlich weitgehend unter Kontrolle zu halten. Wenn Sie eine Nachricht erhalten, bei der es sich eindeutig um Junk oder Spam handelt, können Sie diese Nachricht auswählen und dann auf die Schaltfläche "Junk" klicken, um eine Dropdown-Liste mit Optionen anzuzeigen. Für unerwünschte Nachrichten wählen Sie „Sender blockieren“. Für alles andere möchten Sie die Junk-E-Mail-Optionen anpassen.

Je restriktiver Ihr Filterlevel ist, desto größer ist die Chance, dass etwas, das Sie tatsächlich sehen oder sehen möchten, versehentlich herausgefiltert wird. In diesem Fall müssen Sie die betroffenen E-Mails mit den Optionen des vorherigen Screenshots behandeln.

Es empfiehlt sich, einige Zeit mit der Erkundung der Junk-E-Mail-Optionen zu verbringen. Sie können Whitelists von bestimmten Absendern und bestimmten Empfängern einrichten, wobei Sie Absender explizit blockieren, von denen Sie wissen, dass Sie ihnen nicht vertrauen.

Um Ihren Posteingang schlank und gemein zu halten, sind Hingabe und Aufmerksamkeit für Details erforderlich. Um ehrlich zu sein, können ein paar gut durchdachte Regeln eine Menge Arbeit nachholen, aber es gibt immer neue Herausforderungen. Denken Sie an diese Tools - Schnelle Schritte, Regeln, Ignorieren und Junk-Filter -, und Sie sind auf dem besten Weg, Ihre E-Mail zu zähmen.

Lass uns jetzt von dir hören. Erzählen Sie uns von Ihren eigenen Favoriten Schnelle Schritte und Regeln oder wie Sie mit Spam umgehen. Unser Diskussionsforum ist offen, also leihen Sie uns Ihre Kommentare und Fragen.