Papierlos drucken Stoppen Sie alles und genießen Sie das digitale Leben

Das "papierlose Büro", das uns versprochen wurde, scheint für viele Menschen nie anzukommen. Die Realität ist jedoch, dass heute ein papierloses Büro hier ist, wenn Sie es nutzen möchten.

Wenn Sie noch jemand sind, der E-Mails, Webseiten und andere Dokumente druckt, können Sie jetzt aufhören. Es gibt bessere Möglichkeiten, Ihre Informationen zu verfolgen und schneller auf sie zuzugreifen - Sie können schließlich nicht nach Wörtern auf physischen Zettel suchen.

Der Fall gegen das Drucken

Das Drucken ist kostspielig und unpraktisch und erfordert häufig teure Tintenpatronen, Druckerpapier und neue Drucker, wenn dieser billige Tintenstrahldrucker unweigerlich ausfällt. Das gesamte Papier wird zu einem Durcheinander, das ordnungsgemäß organisiert sein muss, oder Sie werden nie das finden, wonach Sie suchen. Sie können nicht darauf zugreifen, wenn Sie sich nicht in Ihrem Büro befinden, Sie können nicht darüber suchen und Sie haben nur eine Kopie, sodass Sie in Schwierigkeiten geraten, falls jemals etwas passiert.

Drucken war notwendig, wenn Computer schwere Ziegelsteine waren, die an Schreibtischen befestigt waren. Wir laufen jetzt mit Computern in unseren Taschen herum, Tablets, die ungefähr die Größe eines Blattes haben, und Cloud-Services, die alle Ihre Dokumente auf allen Ihren Geräten sichern und synchronisieren können. Sie können nach den von Ihnen gespeicherten Dokumenten anhand der darin enthaltenen Wörter suchen, sodass Sie kein kompliziertes Ablagesystem einrichten und beherrschen müssen.

Wie kann ich nicht drucken?

Wir Geeks haben vielleicht schon lange nicht mehr gedruckt, aber es gibt viele Leute, die regelmäßig E-Mails und Webseiten drucken. Wir versuchen, Ihnen einige Tipps zu geben, die Sie vom Drucker wegführen und auf eine neue Art und Weise, Informationen zu speichern und zu organisieren, sinnvoll sein.

Erstellen Sie ein digitales Archiv: Zuerst möchten Sie entscheiden, wo Sie die Dinge speichern, anstatt sie zu drucken. Es hilft, einen einheitlichen Ort zu haben, an dem Sie alles speichern. Wir empfehlen eine Art Cloud-Service, der alle Ihre Geräte synchronisiert, sodass Sie auf Smartphones und Tablets sowie auf Ihren PC darauf zugreifen können. Viele Menschen verwenden Evernote als Archiv für alle ihre Notizen und Dokumente. Sie können jedoch auch in einem Cloud-Speicherdienst wie Dropbox, Google Drive oder Microsoft OneDrive speichern. Wenn Sie die lokale Speicherung wirklich bevorzugen, können Sie Ihre Dateien in einem einzigen Ordner auf Ihrem PC speichern. Sichern Sie sie jedoch unbedingt. Dies ist weniger praktisch, da Sie Dateien manuell auf Ihre anderen Geräte kopieren müssen, wenn Sie sie anderswo anzeigen möchten.
Drucken Sie als PDF: Alles, was Sie drucken möchten - ob Quittung, Dokument, E-Mail oder Webseite - kann als PDF-Datei gedruckt werden. Zunächst müssen Sie einen PDF-Drucker auf Ihrem Windows-Computer installieren. Sie können dann den Druckvorgang wie gewohnt durchlaufen und den virtuellen PDF-Drucker auswählen. Sie erhalten eine Datei, die Sie in Evernote oder Dropbox speichern können.

E-Mails drucken: E-Mails können auf dieselbe Weise als PDF gedruckt werden. Sie können auch versuchen, sie mit einem Sternchen zu versehen (wenn Sie Google Mail verwenden) oder sie einem speziellen Ordner oder Etikett hinzufügen, wo Sie später darauf zurückgreifen können. Sie können auf diese E-Mails später von jedem Gerät aus über einen E-Mail-Client zugreifen. Sie müssen nicht drucken.
Webseiten drucken: Wenn Sie Webseiten ausdrucken, um später darauf zu verweisen, können Sie sie stattdessen als PDF-Dokument drucken. Sie können sie auch mit einem Lesezeichen versehen, um sie später anzuzeigen (Ihre Lesezeichen können auf allen Ihren Geräten synchronisiert werden). Wenn Sie die Webseite später lesen möchten, erstellen Sie mit einem Dienst wie Pocket oder Instapaper eine Liste mit Dingen, die Sie lesen möchten. Bei diesen Diensten wird eine Webseite in einen lesbaren, reinen Textartikel konvertiert und sogar offline auf mobilen Geräten gespeichert, sodass Sie die Webseite später lesen können, ohne drucken zu müssen.
Karten drucken: Sie sollten keine Karten drucken müssen, wenn Sie ein Smartphone mit GPS haben. Wenn Sie Google Maps verwenden, können Sie sich bei der Google Maps-App anmelden und eine Liste der Suchen anzeigen, die Sie auf der Google Maps-Website auf Ihrem PC durchgeführt haben. Sie können die Karte natürlich auch einfach als PDF ausdrucken.
Dokumente faxen: Einige kalzifizierte alte Unternehmen verlangen immer noch Faxe. Sie können einen Dienst wie HelloFax verwenden, um Faxe über das Internet zu senden. HelloFax bietet fünf kostenlose Faxe pro Monat an - dies sollte für Heimanwender, die nur gelegentlich ein Unternehmen faxen müssen, mehr als ausreichend sein.
Wenn jemand auf gedruckten Dokumenten besteht: Leider bestehen einige Organisationen immer noch auf gedruckten Dokumenten. Es kommt einfach nicht herum. Wenn sie kein PDF per E-Mail erhalten, müssen Sie möglicherweise drucken.
Was Sie mit Ihren alten Papierdokumenten tun können: Es ist einfacher, papierlos voranzukommen, anstatt alle alten Papierdokumente methodisch in digitale Versionen zu konvertieren. Das kann viel Arbeit bedeuten. Sie können jedoch Ihre alten Dokumente mit einem Scanner in PDF-Dateien scannen.

Verwendung Ihrer digitalen Dateien

Ihr digitaler Arbeitsbereich bietet jetzt eine Reihe von Vorteilen, die Papier nicht bietet:

Backup: Ihre Dateien werden gesichert, wenn Sie sie mit einem Dienst wie Evernote, Dropbox, Google Drive oder SkyDrive gespeichert haben. Wenn Ihr Haus abbrennt, verlieren Sie Ihre wichtigen Dokumente nicht.
Suche: Sie können ganz einfach alle Ihre elektronischen Dokumente durchsuchen, um die Dokumente zu finden, die Sie benötigen, ohne durch Papierberge zu blättern. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive und sogar Windows - alle verfügen über Volltextsuchfunktionen.
Zugriff überall: Auf Ihre Papiere können Sie von jedem PC, Smartphone oder Tablet aus zugreifen. Wenn Sie unterwegs sind und nach etwas suchen müssen, können Sie dies von Ihrem Smartphone aus erledigen, anstatt nach Hause zu gehen und Ihre Papiere zu durchsuchen.
Kein Durcheinander: Sie müssen sich keine Gedanken darüber machen, Ihre Dokumente aufzubewahren, zu ordnen, Platz zu schaffen und sie zu leeren.
Keine Druckkosten: Wenn Sie keine teuren Tinten, billige Drucker und Stapel von Druckerpapier kaufen müssen, sparen Sie Geld.

Natürlich können einige Dokumente zu empfindlich sein, um online gespeichert zu werden. In solchen Situationen können Sie immer eine Verschlüsselung verwenden. Erstellen Sie einen verschlüsselten Container und speichern Sie ihn in einem Dienst wie Dropbox, Google Drive oder SkyDrive. Die Benutzer benötigen das Passwort, bevor sie auf Ihre Dokumente zugreifen können.

Bildnachweis: Sarah Kolb-Williams auf Flickr, cellanr auf Flickr, jeremyfoo auf Flickr