Color Code Outlook für einfacheres Management

Das Organisieren und Verfolgen zahlreicher E-Mails im Büro täglich kann eine Aufgabe für sich sein. Heute beschäftigen wir uns mit der Verwendung von Farbcodes, um das Erkennen von Betreffs und den Absender von Nachrichten zu erleichtern.

Diese Funktion war von Anfang an in Office 2007 verfügbar, wurde aber bisher noch nicht behandelt. Ich habe sie übersehen. Nachdem ich eine Weile damit herumgespielt hatte, stellte ich fest, dass dies eine gute Möglichkeit ist, um die vielen E-Mails zu verwalten, die ich täglich bekomme. Hier werden wir die Kontakte kolorieren, die Nachrichten senden, damit sie leichter zu erkennen sind. Die Unterteilung des Themas in verschiedene Farbgruppen scheint auch dabei zu helfen, die Dinge klar zu halten.

Farbcode-Sender

Öffnen Sie Outlook und markieren Sie die Nachricht, deren Code Sie farblich markieren möchten.

Gehen Sie zu Tools und dann Organisieren.

Die Möglichkeiten zum Organisieren des Posteingangs werden geöffnet, und Sie möchten auf Farben verwenden klicken. Jetzt können Sie die Farbe auswählen, die Sie diesem Kontakt zuordnen möchten. Sie können auch eine bestimmte Farbe für Nachrichten auswählen, die nur an Sie gesendet werden. Dies ist praktisch, um zwischen Gruppen- und persönlichen Nachrichten zu unterscheiden.

Hier ist ein Beispiel, was mit den Farben gemacht werden kann. Vielleicht möchten Sie jedoch nur ein paar Farben für den wichtigsten Absender erstellen. Ich habe dieses Beispiel etwas übertrieben.

Farbkategorien

Eine weitere hilfreiche Möglichkeit, Ihre Nachrichten visuell zu organisieren, ist das Hinzufügen von Farbkategorien. Sie können festlegen, welche E-Mail-Betreffs zu jeder Farbkategorie gehören.

Die Nachricht wird oben über der Kategorienfarbleiste angezeigt. Sie können mit der rechten Maustaste auf die Leiste klicken, um die Farbe zu ändern.

Sie können auch unter dem Abschnitt Kategorien mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht klicken, um die Kategorie zu ändern.

Sie können jede Kategorie in das umbenennen, was für Sie sinnvoll ist.

Möglicherweise möchten Sie eine neue Kategorie für verschiedene E-Mails erstellen. Gehen Sie zu Aktionen \ Kategorisieren und Alle Kategorien.

Klicken Sie im Bildschirm Farbkategorien auf Neu und geben Sie der Kategorie einen Namen und eine Farbe. Sie können ihr auch eine Tastenkombination zuweisen.

Jetzt können Sie Ihre E-Mail-Nachrichten nach dem Kategorietyp sortieren, in dem sie sich befinden.

Wenn Sie einen schnellen Überblick über Ihre E-Mails erhalten möchten, um sich ein Bild davon zu machen, was vorhanden ist, kann die Verwendung von Farbkategorien hilfreich sein. Hoffentlich können Sie so mit dem Organisieren Ihrer E-Mails beginnen, damit Sie wissen, was die Spitzhaar-Chefs möchten, dass Sie effektiver arbeiten.