Anfängerhandbuch zur Verwendung der Notes-Funktion in Outlook
Mit der Menge an E-Mails, die Sie an einem bestimmten Tag erhalten, ist es schwierig, alle aufgeräumt zu halten, unabhängig davon, wie Sie Ihren Posteingang organisieren. Heute zeigen wir Ihnen, wie Sie die Notes-Funktion verwenden, um die Organisation zu erleichtern.
Eine der Funktionen in Outlook, über die nicht viel gesprochen wird und die möglicherweise nicht ausreichend genutzt werden, ist Notes. Wenn Sie in Outlook Notizen verwenden, können Sie sich an wichtige Ideen erinnern und Ihre Arbeit organisieren. Im Folgenden wird die Verwendung von Notes in Outlook 2010 beschrieben. Die Funktion ist jedoch ab Office 2002 verfügbar.
Verwenden von Notes in Outlook 2010
Um auf die Notes-Funktion in Outlook 2010 zuzugreifen, klicken Sie im Navigationsbereich auf die Schaltfläche Notes.
Sie können auch auf die Pfeilschaltfläche klicken, um mehr oder weniger Elemente anzuzeigen. Auf diese Weise können Sie Notes als größere Schaltfläche anzeigen lassen, um den Zugriff zu erleichtern, wenn Sie sie häufig verwenden.
Die Notes-Funktion wird geöffnet und zum Erstellen eines neuen Notizenklicks erstellt Neue Notiz aus dem Band.
Nachdem Sie Ihre Notiz erstellt haben, schließen Sie sie einfach und sie wird automatisch in Ihrer Liste gespeichert.
In der Startansicht der aktuellen Ansicht können Sie die Anzeigeoptionen Ihrer Notizen ändern. Hier haben wir es eingestellt Notizenliste So können wir leicht den Inhalt der Notiz und andere detaillierte Informationen sehen.
Wenn Sie sie als Symbole anzeigen lassen, können Sie mit der Maus über die Notiz fahren und eine Vorschau des Inhalts anzeigen.
Sie können Ihre Notizen auch in der Symbolansicht alphabetisch sortieren. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen leeren Bereich im Fenster und wählen Sie im Kontextmenü die Option Sortieren.
Wählen Sie im Sortierbildschirm Artikel nach Betreff sortieren und wenn Sie möchten, dass es aufsteigend oder absteigend ist, und klicken Sie auf OK.
Da gehts! Ihre Notizen werden dann alphabetisch sortiert. Sie können sie auch nach Farbe, Kontakt, Symbol usw. sortieren.
Wenn Sie einige Notizen in Windows 7 geöffnet haben, können Sie über die Taskleiste zusammen mit allen anderen in Outlook geöffneten Informationen auf sie zugreifen.
Neue Notiz-Schaltfläche zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen
Wenn Sie feststellen, dass Sie die Notes-Funktion häufig verwenden, möchten Sie sie möglicherweise der Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen. Um es hinzuzufügen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie Weitere Befehle.
Die Outlook-Optionen werden geöffnet. Wählen Sie im Befehlsmenü die Option aus Alle Befehle.
Blättern Sie dann nach unten und markieren Sie Neue Notiz, und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.
Sie sollten es unter dem Abschnitt Anpassen der Symbolleiste für den Schnellzugriff anzeigen. Klicken Sie auf OK, um die Outlook-Optionen zu schließen.
Jetzt wird das Symbol "Neue Notiz" in der Symbolleiste für den Schnellzugriff angezeigt.
Klicken Sie darauf und Sie können eine neue Notiz erstellen, während Sie durch Ihren Posteingang blättern, ohne in den Notes-Bereich zu wechseln.
Email Anhang
Eine weitere nette Funktion von Notes in Outlook ist, dass Sie diese auch per E-Mail versenden können. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Notiz, die Sie senden möchten, und wählen Sie Weiterleiten.
Schicken Sie es jetzt wie jede andere E-Mail ab.
Sie können Notizen auch mit Ihren Kontakten verknüpfen. Öffnen Sie eine Notiz, klicken Sie auf das Symbol in der oberen linken Ecke und wählen Sie Kontakte.
Geben Sie nun den Namen des Kontakts ein, zu dem Sie die Notiz verknüpfen möchten, oder klicken Sie auf die Schaltfläche Kontakte, um Ihre Kontaktliste zu durchsuchen.
Verschieben oder Kopieren von Notizen in den Kalender oder in andere Ordner
Manchmal möchten Sie möglicherweise Ihre Notizen an einen anderen Ort in Outlook verschieben oder kopieren. Hier wollen wir eine Notiz in den Kalender kopieren. Wählen Sie in der Multifunktionsleiste das Dropdown-Menü "Verschieben" aus.
Wählen Sie aus, wohin Sie ihn verschieben oder kopieren möchten… in diesem Fall den Kalender, und klicken Sie dann auf OK.
Der Kalender wird geöffnet, und Sie können ihn dann nach Belieben durchgehen und planen
Passen Sie Ihre Notizen an
Wenn Sie mit dem typischen gelben Aussehen Ihrer Notizen nicht zufrieden sind, können Sie sie anpassen. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei, um auf die Backstage-Ansicht zuzugreifen, und klicken Sie auf Optionen.
Klicken Sie auf Notes und Journal und unter Notes-Optionen können Sie Farbe, Schrift und Größe anpassen.
Hier ist ein Beispiel für eine Notiz, nachdem wir Farbe, Größe und Schriftart angepasst haben.
Fazit
Wenn Sie während des Arbeitstages in Outlook leben und eine schnelle und einfache Möglichkeit haben möchten, Ihre Gedanken niederzuschreiben, kann die Verwendung der Notizfunktion hilfreich sein. In diesem Handbuch sollten Sie mit Sicherheit beginnen, Notes in Outlook zu verstehen und zu verwenden. Was ist mit dir? Verwenden Sie die Notes-Funktion? Finden Sie, dass sie ein hilfreiches Werkzeug sind, um Ihre Arbeit besser zu organisieren? Hinterlasse einen Kommentar und lass es uns wissen.
