Posteingangsverwaltung und Etiketten

In der heutigen Lektion erfahren Sie, wie Sie Ihren Posteingang besser kategorisieren und Ihre Nachrichten mit Beschriftungen und einigen vordefinierten, aber konfigurierbaren Registerkarten organisieren können.

SCHULNAVIGATION

1. Google Mail kennenlernen
2. Die mobile App, Verfassen von E-Mails und Konversationen
3. Posteingangsverwaltung und Etiketten
4. Mail-Filter und das Star-System
5. Anhänge, Unterschriften und Sicherheit
6. Einladungen und Urlaubsgäste
7. Verwenden Sie Google Mail als Aufgabenliste
8. Mehrere Konten, Tastenkombinationen und Fernabmeldung
9. Verwenden Sie Ihr Google Mail-Konto, um auf andere Konten zuzugreifen
10. Tipps und Gmail Labs

Sobald Ihr Google Mail-Konto an Fahrt gewinnt und Sie eine Reihe von Nachrichten erhalten, sollten Sie lernen, den Torrent in besser verwaltbare Streams zu zähmen. Mit den Filtern von Google Mail können Sie Ihre eingehenden E-Mail-Nachrichten verwalten. So können Sie Ihre weniger wichtigen E-Mails aus dem Weg räumen und in ein Label filtern. Bevor Sie mit den Filtern in Lektion 4 beginnen, müssen Sie lernen, wie Sie Google Mail-Entsprechungen für Ordner erstellen und kennzeichnen. Darüber werden wir heute sprechen.

Zunächst werden wir jedoch über die automatisierte Registerkarte von Google Mail, den Priority-Posteingang und alle darin enthaltenen Einstellungen sprechen.

Kategorisieren Sie Ihren Posteingang automatisch mit konfigurierbaren Registerkarten

Google Mail bietet jetzt automatisch tabulierte Kategorien für Ihren Posteingang. Diese Funktion unterteilt Ihren Posteingang in "Primary", "Social", "Promotions", "Updates" und "Foren". Wenn Sie an vielen Online-Diensten teilnehmen, kann diese Funktion hilfreich sein.

Grundsätzlich können Nachrichten, die für bestimmte Arten von Websites oder für einen bestimmten Inhalt empfangen werden, in verschiedenen Teilen Ihres Posteingangs gesammelt werden. Dies kann zu einem weniger überladenen Posteingang führen.

Wählen Sie aus, welche Registerkarten in Ihrem Posteingang sichtbar sind

Diese Registerkarten sind konfigurierbar, sodass Sie auswählen können, welche Registerkarten in Ihrem Posteingang verfügbar sein sollen. Um zu ändern, welche Registerkarten sichtbar sind, klicken Sie auf das Plussymbol rechts neben den Registerkarten.

Das Dialogfeld "Zu aktivierende Registerkarten auswählen" wird angezeigt. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Registerkarten, die in Ihrem Posteingang verfügbar sein sollen.

HINWEIS: Wenn Sie eine Registerkarte ausblenden, werden stattdessen Nachrichten aus dieser Kategorie auf der Registerkarte "Primär" angezeigt. Außerdem kann der Text auf den Registerkarten nicht geändert werden, und Sie können keine benutzerdefinierten Registerkarten hinzufügen. Verwenden Sie stattdessen benutzerdefinierte Beschriftungen (im nächsten Abschnitt beschrieben), um Ihre Nachrichten weiter zu kategorisieren.

Sie können auch auswählen, welche Registerkarten in Ihrem Posteingang auf der Registerkarte "Posteingang" im Bildschirm "Einstellungen" im Abschnitt "Kategorien" angezeigt werden sollen.

Organisieren Sie Ihre Nachrichten mithilfe von Posteingangsformaten und -einstellungen

Mithilfe von Posteingangsformaten können Sie Ihren Google Mail-Posteingang so organisieren, wie es Ihnen am besten passt. Sie können Ihren Posteingang mithilfe der konfigurierbaren Registerkarten organisieren, wie bereits erwähnt, oder in Abschnitten wie „Ungelesen“, „Markiert“ und „Wichtig“.

Ändern Sie Ihren Posteingangstyp

Um zu einem anderen Posteingangsstil zu wechseln, öffnen Sie den Bildschirm "Einstellungen" und klicken Sie auf die Registerkarte "Posteingang".

Wählen Sie im Abschnitt "Posteingangstyp" aus der Dropdown-Liste den Typ des Posteingangs aus, den Sie verwenden möchten.

Jeder Eingangstyp hat seine eigenen Einstellungen. Wenn Sie den "Eingangstyp" ausgewählt haben, werden die Einstellungen für diesen Typ unter der Auswahl "Eingangstyp" angezeigt. Nehmen Sie Ihre Änderungen an den Einstellungen vor und klicken Sie auf "Änderungen speichern".

Sie können auch einige der Einstellungen für den Posteingang-Stil direkt in Ihrem Posteingang ändern, indem Sie auf den Abwärtspfeil klicken, der sich ganz rechts neben den Abschnittsüberschriften befindet.

Die Google Mail-Hilfe enthält Beschreibungen der Inbox-Typen. Experimentieren Sie mit den verschiedenen Inbox-Styles, um herauszufinden, was für Sie am besten geeignet ist. Sie können jederzeit zur Standardeinstellung zurückkehren, wenn Sie Ihre Meinung ändern.

Sie können den Stil Ihres Posteingangs auch schnell ändern, indem Sie mit der Maus über die Bezeichnung "Posteingang" fahren und auf den angezeigten Abwärtspfeil klicken. Wählen Sie den gewünschten Posteingangsstil aus dem Dropdown-Menü "Posteingangstyp" aus. Wenn Sie die Maus über jeden Stil bewegen, wird eine kurze Beschreibung jedes Typs angezeigt.

Organisieren und kategorisieren Sie Ihre Nachrichten mithilfe von Etiketten

In Lektion 1 dieser Serie haben wir Sie kurz mit den Etiketten vertraut gemacht. Mit Labels können Sie Ihre E-Mail-Nachrichten in Kategorien einteilen. Sie ähneln den Ordnern. Im Gegensatz zu Ordnern können Sie einer einzelnen Nachricht jedoch mehr als ein Etikett zuweisen.

HINWEIS: Google Mail unterstützt maximal 5.000 Labels, einschließlich Unter-Labels. Wenn Sie dieses Limit überschreiten, werden Sie feststellen, dass Ihre Google Mail-Erfahrung langsamer ist, und es können Fehler auftreten. Entfernen Sie die Etiketten, die Sie möglicherweise nicht mehr verwenden. Beim Löschen von Etiketten werden keine Nachrichten gelöscht.

Erstellen Sie ein neues Label

Sie können Ihre eigenen benutzerdefinierten Etiketten erstellen, um Ihren Posteingang zu organisieren und sogar Nachrichten aus dem Posteingang in Ihre Etiketten zu verschieben (die als Ordner dienen). Wir zeigen Ihnen, wie Sie ein Label erstellen, das unter einem anderen Label verschachtelt ist, beispielsweise einem Unterordner in einem Ordner.

Klicken Sie in der Liste der Labels auf der linken Seite des Google Mail-Hauptbildschirms auf "Weitere", um ein neues benutzerdefiniertes Label als Hauptordner zu erstellen.

Wenn die Liste erweitert wird, klicken Sie auf den Link "Neues Etikett erstellen".

Geben Sie einen Namen für das Label in das Bearbeitungsfeld "Bitte geben Sie einen neuen Labelnamen ein" im Dialogfeld "Neues Label" ein. Klicken Sie auf „Erstellen“, um das Erstellen des neuen Labels abzuschließen.

HINWEIS: Da dies das übergeordnete Label ist, das das Unteretikett enthält, werden wir dieses Label nicht verschachteln.

Um ein untergeordnetes Label unter dem soeben erstellten übergeordneten Label zu erstellen, klicken Sie erneut auf "Neues Label erstellen".

Geben Sie im Dialogfeld "Neues Label" den Namen des zu erstellenden Unter-Labels in das Bearbeitungsfeld "Bitte geben Sie einen neuen Labelnamen ein" ein. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Label verschachteln unter", wählen Sie das soeben erstellte übergeordnete Label aus der Dropdown-Liste aus und klicken Sie auf "Erstellen".

Sie können eine verschachtelte Beschriftung auch erstellen, indem Sie die übergeordnete Beschriftung gefolgt von einem Schrägstrich (/) eingeben und dann den Namen der verschachtelten Beschriftung eingeben - alles im Bearbeitungsfeld „… neuer Beschriftungsname“. Zum Beispiel könnten wir "Personal / Freunde" in das Bearbeitungsfeld eingeben und nicht das Kontrollkästchen "Schachteln unter" aktivieren.

HINWEIS: Das übergeordnete Label muss bereits vorhanden sein, um ein verschachteltes Label darunter zu erstellen. Sie können nicht beide Labels gleichzeitig erstellen. In unserem Beispiel müssen wir zuerst das Label „Personal“ erstellen, bevor Sie das verschachtelte Label „Friends“ erstellen können.

Das verschachtelte Etikett sieht wie im folgenden Beispiel aus.

Das neue übergeordnete Label mit seinem verschachtelten Label wird auch der Liste der Labels hinzugefügt, die unter der Aktionsschaltfläche "Labels" verfügbar sind, sowie der Liste der Labels, die unter der Aktionsschaltfläche "Verschieben nach" verfügbar sind.

Etiketten auf Nachrichten anwenden

Es gibt zwei Möglichkeiten, Beschriftungen auf Nachrichten anzuwenden. Sie können Beschriftungen auf Nachrichten anwenden, während Sie die Nachrichten in Ihrem Posteingang lassen. Sie können Nachrichten auch auf Etiketten verschieben, als würden Sie sie in Ordnern verschieben. Wir zeigen Ihnen beide Methoden.

Wenden Sie Labels an Nachrichten an, während Sie sie in Ihrem Posteingang lassen.

Mit dieser Methode können Sie problemlos mehrere Beschriftungen auf eine einzelne Nachricht anwenden.

Um einer Nachricht ein Label hinzuzufügen, während Sie die Nachricht in Ihrem Posteingang behalten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben der Nachricht, um sie auszuwählen (oder die Nachricht zu öffnen). Klicken Sie dann auf die Aktionsschaltfläche „Labels“ und wählen Sie im Dropdown-Menü eine oder mehrere Labels aus.

Denken Sie daran, dass Sie einer Nachricht mehr als ein Etikett zuweisen können. Wenn Sie Ihre Etiketten auswählen, wird das Menü „Labels“ nicht mehr angezeigt. Sie können also mehrere Labels gleichzeitig auswählen.

Klicken Sie unten im Menü auf „Anwenden“, um die ausgewählten Beschriftungen auf die Nachrichten anzuwenden.

Die Beschriftungen werden dann links von der Betreffzeile der Nachricht angezeigt.

Wenn Sie über eine lange Liste von Labels verfügen, können Sie den Namen eines Labels eingeben, nachdem Sie auf die Aktionsschaltfläche „Labels“ geklickt haben, um das Label in der Liste zu finden.

Wenden Sie ein Label auf eine Nachricht an und verschieben Sie es aus Ihrem Posteingang

Um einer Nachricht ein Label zuzuordnen und die Nachricht gleichzeitig aus Ihrem Posteingang zu verschieben, ziehen Sie die Nachricht auf das gewünschte Label in der Liste links. Wenn Sie den Mauszeiger über die Liste bewegen, wird sie erweitert, um möglicherweise ausgeblendete Beschriftungen anzuzeigen.

Beachten Sie, dass Sie diese Methode verwenden können, um Nachrichten als Spam zu kennzeichnen, zusätzlich zur Aktionsschaltfläche "Spam melden". Ziehen Sie einfach die fehlerhaften Nachrichten in das "Spam" -Label.

Durch Verschieben einer Nachricht in den Papierkorb wird die Nachricht gelöscht. Dies ist dasselbe wie das Auswählen oder Öffnen einer Nachricht und das Klicken auf die Aktionsschaltfläche „Löschen“.

Öffnen Sie ein Label

Das Öffnen eines Etiketts ist wie das Öffnen eines Ordners. Alle mit diesem Label verknüpften Nachrichten werden aufgelistet. Klicken Sie zum Öffnen eines Labels auf das gewünschte Label in der Liste der Labels auf der linken Seite des Hauptbildschirms von Google Mail. Wenn das gewünschte Etikett nicht sichtbar ist, klicken Sie auf „Mehr“, um auf die vollständige Liste zuzugreifen.

Alle mit diesem Label verknüpften Nachrichten werden angezeigt. Beachten Sie den Suchbegriff im Feld "Suche". Google Mail füllt automatisch das Suchfeld mit dem entsprechenden Filter aus, um die ausgewählten Nachrichten anzuzeigen. Wir werden Filter später in dieser Lektion besprechen.

Wenn Sie einer Nachricht ein Label zuweisen, ohne die Nachricht in dieses Label zu verschieben (und aus dem Posteingang) und dann das Label öffnen, wird in der Nachricht das Etikett "Posteingang" angezeigt, was darauf hinweist, dass sich die Nachricht noch im Posteingang befindet.

Um zu Ihrem Posteingang zurückzukehren, klicken Sie links in der Liste auf die Bezeichnung "Posteingang".

Wenn Sie die Nachricht zurück in Ihren Posteingang verschieben möchten, öffnen Sie einfach den Etikettenordner, um auf die Nachricht zuzugreifen, und ziehen Sie die Nachricht zurück in den Posteingang. Beachten Sie, dass die Nachricht immer noch mit dem Label versehen ist.

Entfernen Sie ein Label aus einer Nachricht

Wenn Sie sich dafür entscheiden, dass kein bestimmtes Label mit einer Nachricht verknüpft werden soll, können Sie es leicht entfernen.

Wählen Sie dazu die Nachricht mit dem Kontrollkästchen links neben der Nachricht aus oder öffnen Sie die Nachricht. Klicken Sie auf die Aktionsschaltfläche "Labels", deaktivieren Sie das Label im Dropdown-Menü, das Sie aus der Nachricht entfernen möchten, und klicken Sie dann auf "Übernehmen".

HINWEIS: Sie können mehrere Beschriftungen gleichzeitig aus einer Nachricht entfernen. Wählen Sie einfach alle Etiketten aus, die Sie entfernen möchten, bevor Sie auf "Übernehmen" klicken.

Ändern Sie die Farbe eines Labels

Sie können Ihren Etiketten Farben zuweisen, um sie in Ihrem Posteingang leicht erkennen zu können. Standardmäßig sind alle Beschriftungen mit einem hellgrauen Hintergrund und dunkelgrauem Text eingefärbt. Die Beschriftung „Persönlich / Freunde“ in der Abbildung unten verwendet die Standardfarbe. Die anderen Bezeichnungen „HTG School“ und „Admin“ werden mit anderen Farben versehen.

Um die Farbe eines Etiketts zu ändern, bewegen Sie die Maus über das gewünschte Etikett. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil rechts neben der Beschriftung, um auf das Dropdown-Menü zuzugreifen.

Bewegen Sie die Maus über die Option "Beschriftungsfarbe" und wählen Sie eine Text- und Farbkombination aus, indem Sie darauf klicken.

Sie können auch die Option "Farbe entfernen" verwenden, um Farbe vom Etikett zu entfernen und den Standardwert wiederherzustellen.

Wenn Sie keine der angezeigten Kombinationen wünschen, können Sie eine benutzerdefinierte Kombination auswählen, indem Sie auf "Benutzerdefinierte Farbe hinzufügen" klicken. Wählen Sie im angezeigten Dialogfeld "Benutzerdefinierte Farbe hinzufügen" eine "Hintergrundfarbe" und eine "Textfarbe" aus.

Zeigen Sie eine Vorschau der ausgewählten Kombination dort an, wo "Etikettenfarbe der Vorschau" angezeigt wird.

Richten Sie One-Click-Zugriff auf Standard- und benutzerdefinierte Google Mail-Labels ein

Sie können auf einfache Weise einen einzigen Zugriff auf Etiketten erstellen.

Öffnen Sie dazu ein Etikett, wie wir es weiter oben in dieser Lektion besprochen haben, und ziehen Sie dann das Favicon der Seite aus der Adressleiste in die Lesezeichen-Symbolleiste. Jetzt können Sie auf dieses Lesezeichen klicken, um auf alle Ihre Nachrichten zuzugreifen, die diesem Label zugeordnet sind.

Labels in Google Mail ausblenden und anzeigen

Wenn Sie eine lange Liste von Labels in Google Mail haben, möchten Sie möglicherweise, dass bestimmte Labels sichtbar sind, die Sie häufiger verwenden, während Sie den Rest ausblenden.

Beschriftung ausblenden

Um ein Label in Google Mail auszublenden, klicken Sie in der Liste der Labels unter der Schaltfläche "Erstellen" auf das Label, das Sie ausblenden möchten, und ziehen Sie es auf den Link "Weitere" unter der Liste der sichtbaren Labels.

HINWEIS: Der Link "More" wird zum Link "Less", wenn Sie das Label darauf verschieben.

Die Beschriftung wird so verschoben, dass sie unter „Kategorien“ aufgeführt ist. Sie wird angezeigt, wenn Sie auf „Mehr“ klicken, um die Liste der Beschriftungen zu erweitern. Wenn der Link "Weniger" anstelle des Links "Mehr" verfügbar ist, können Sie die "Kategorien" anzeigen, indem Sie mit der Maus über die Liste der Labels fahren.

Machen Sie ein verstecktes Etikett sichtbar

Um ein ausgeblendetes Etikett sichtbar zu machen, klicken Sie auf "Mehr" (falls erforderlich), um den Abschnitt "Kategorien" anzuzeigen. Klicken Sie auf das gewünschte Etikett und ziehen Sie es aus dem Bereich "Kategorien" auf das Etikett "Posteingang".

Die Beschriftung wird in alphabetischer Reihenfolge zurück zur Hauptliste der Beschriftungen verschoben.

Blenden Sie voreingestellte System-Gmail-Labels aus, z. B. Markierte E-Mails, Entwürfe, Spam oder Papierkorb

Die voreingestellten Google Mail-Labels können auch ausgeblendet werden. Um eines dieser Labels auszublenden, klicken Sie unter der Label-Liste auf "Mehr".

Klicken Sie unter "Kategorien" auf "Etiketten verwalten".

Der Bildschirm „Etiketten“ wird angezeigt.

Suchen Sie im Abschnitt "Systemetiketten" nach der Systembeschriftung, die Sie ausblenden möchten, und klicken Sie auf den Link "Ausblenden" in der Spalte "In Etikettenliste anzeigen".

HINWEIS: Die Beschriftung wird nicht vollständig ausgeblendet, sondern unter den Link "Weitere" verschoben.

Greifen Sie im Einstellungsbildschirm auf Etiketteneinstellungen zu

Der Einstellungsbildschirm „Labels“ kann auch über die Schaltfläche „Settings“ aufgerufen werden. In dieser Serie wird auf verschiedene Teile des Bildschirms Einstellungen verwiesen. Der Zugriff auf „Einstellungen“ ist immer derselbe.

Um auf die Filterwerkzeuge im Bildschirm "Einstellungen" zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Einstellungen" (Zahnrad) oben rechts im Hauptfenster von Google Mail.

Wählen Sie dann "Einstellungen" aus dem Dropdown-Menü.

Im Bildschirm "Einstellungen" können Sie auf Einstellungen für "Labels", "Filter", "Posteingang", "Designs" und andere Teile und Funktionen von Google Mail zugreifen.

Labels mit keiner ungelesenen Mail automatisch in Google Mail ausblenden

Mit der Möglichkeit, Beschriftungen auszublenden und Nachrichten mithilfe von Filtern automatisch in diese Beschriftungen zu leiten (siehe nächster Abschnitt), fragen Sie sich möglicherweise, wie Sie schnell feststellen können, ob ungelesene Meldungen in den verborgenen Beschriftungen vorhanden sind. Sie können auf einfache Weise festlegen, dass ausgeblendete Beschriftungen angezeigt werden, wenn ungelesene Nachrichten darin enthalten sind. Auf diese Weise verpassen Sie keine wichtigen Nachrichten.

Um Google Mail so einzurichten, dass Etiketten nicht ausgeblendet werden, sofern sie ungelesene Nachrichten enthalten, rufen Sie den Bildschirm „Etiketten“ mit einer der zuvor genannten Methoden auf.

Klicken Sie für jedes System und jedes benutzerdefinierte Etikett, das ausgeblendet werden soll, wenn es keine ungelesenen E-Mails enthält, auf den Link "Bei ungelesenem anzeigen".

Beachten Sie, dass Sie in der Liste der "System" -Kennsätze die Kennzeichnungen "Entwurf" und "Spam" nur ausblenden können, wenn sie keine ungelesenen Nachrichten enthalten. Diese Funktion gilt nicht für "Kategorien" und "Kreise".

Sie können diese Einstellung schnell auf alle Ihre benutzerdefinierten Beschriftungen anwenden, indem Sie oben im Abschnitt „Beschriftungen“ auf den Abwärtspfeil neben „In Beschriftungsliste anzeigen“ klicken und im Dropdown-Menü die Option „Alle anzeigen, falls noch nicht gelesen“ auswählen.

Im Anschluss…

Damit sind wir am Ende von Lektion 3. Sie sollten ziemlich genau wissen, wie Sie Ihren Posteingang mithilfe verschiedener Registerkarten, Stile und Einstellungen organisieren können. Das Beste ist, Sie sind auf dem besten Weg, Ihre E-Mails mithilfe von Etiketten zu meistern!

In der nächsten Lektion werden die Beschriftungen mit Filtern erweitert. Dazu gehören Filter, z. B. die Verwendung von Filtern zum automatischen Anwenden von Beschriftungen sowie die Verwendung vorhandener Filter für den Export in ein anderes Google Mail-Konto.

Zum Abschluss führen wir das Sternensystem ein, mit dem Sie wichtige E-Mails nachverfolgen können.