Anhänge, Unterschriften und Sicherheit

In dieser Lektion konzentrieren wir uns auf Anhänge und darauf, wie Sie Ihre E-Mail-Nachrichten mit einer personalisierten Signatur verfeinern können.

SCHULNAVIGATION

1. Google Mail kennenlernen
2. Die mobile App, Verfassen von E-Mails und Konversationen
3. Posteingangsverwaltung und Etiketten
4. Mail-Filter und das Star-System
5. Anhänge, Unterschriften und Sicherheit
6. Einladungen und Urlaubsgäste
7. Verwenden Sie Google Mail als Aufgabenliste
8. Mehrere Konten, Tastenkombinationen und Fernabmeldung
9. Verwenden Sie Ihr Google Mail-Konto, um auf andere Konten zuzugreifen
10. Tipps und Gmail Labs

Wir schließen Dinge mit Informationen darüber, wie Sie Ihre Kontodaten am besten schützen und Ihre Daten lokal sichern, damit Sie sie immer haben, selbst wenn Sie Ihr Konto löschen.

Anlagen

Das Hinzufügen eines Anhangs zu einer E-Mail in Google Mail ist einfach. Das Beste ist, dass Sie mit Gmail die Peinlichkeit vermeiden können, eine Folge-E-Mail zu senden, wenn Sie vergessen, eine Datei anzufügen.

HINWEIS: Google Mail-Nachrichten können bis zu 25 Megabyte (MB) groß sein. Wenn Sie in der Nachricht Anhänge senden müssen, deren Größe größer als 25 MB ist, können Sie stattdessen Dateien von Google Drive einfügen. Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der pro Nachricht zulässigen Anhänge, solange Sie die Größenbeschränkung von 25 MB nicht überschreiten.

Klicken Sie unten im Fenster „Erstellen“ auf „Dateien anhängen“.

Wählen Sie im Dialogfeld "Öffnen" Ihre Dateien aus, die an die Nachricht angehängt werden sollen. Sie können mehrere Dateien gleichzeitig anhängen, indem Sie mehrere Dateien auf dieselbe Weise wie in Windows Explorer auswählen. Klicken Sie auf "Öffnen", um die ausgewählten Dateien anzuhängen.

Der Fortschritt der Dateianhänge wird am unteren Rand der Nachricht angezeigt.

Was ist, wenn Sie vergessen, Ihre Dateien anzufügen? Google Mail lässt Sie nicht vergessen. Google Mail erkennt, wenn Sie bestimmte Elemente in den Nachrichtentext geschrieben haben und bevor die Nachricht gesendet wird, wird eine Erinnerungsnachricht angezeigt.

Klicken Sie auf "Abbrechen" und hängen Sie die Dateien an, bevor Sie die Nachricht senden.

Einer der folgenden Ausdrücke fordert die Anzeige der Anlage auf.

• siehe Anhang
• siehe Anhang
• Siehe Anhang
• angehängt an diese Email
• Ich habe angehängt
• Ich habe angebracht
• Ich habe aufgenommen
• Ich habe aufgenommen
• angehängte Datei

Verwenden Sie Drag & Drop, um Dateien anzuhängen

Sie können Dateien auch per Drag-and-Drop in eine Nachricht einfügen, die Sie erstellen, um sie anzuhängen. Ziehen Sie einfach eine Datei aus einem Explorer-Fenster auf die Nachricht, die Sie erstellen.

Richten Sie eine E-Mail-Signatur in Google Mail Mobile ein

Mit einer E-Mail-Signatur können Sie am Ende jeder ausgehenden E-Mail-Nachricht automatisch einige Zeilen mit Kontaktinformationen (oder anderen Informationen) einfügen, sodass Sie Ihr Unternehmen oder sich selbst leicht bewerben können.

Mit Google Mail können Sie eine Signatur einrichten, die in von Ihnen verfasste Nachrichten enthalten ist.

Um eine Signatur einzurichten, die automatisch an E-Mails angehängt wird, die Sie in Google Mail verfasst haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Einstellungen" und wählen Sie "Einstellungen" aus dem Dropdown-Menü. Bleiben Sie auf der Registerkarte "Allgemein", scrollen Sie nach unten zum Abschnitt "Signatur" und wählen Sie die Option unter "Keine Signatur" aus, um die Funktion zu aktivieren.

Geben Sie den Text ein, den Sie als Signatur verwenden möchten. Wenn Sie ein Logo haben, können Sie dieses als Bild mit Ihrem Text oder als eigenständiger Text einfügen. Sie können auch Hyperlinks zu Text in Ihrer Signatur hinzufügen, indem Sie den Text für den Link auswählen und auf die Schaltfläche „Link“ in der Symbolleiste klicken.

HINWEIS: Wenn Sie Ihrer Signatur ein Bild hinzufügen möchten, müssen Sie ein Bild verwenden, das öffentlich im Web verfügbar ist. Um beispielsweise das Logo Ihres Unternehmens zu verwenden, können Sie es möglicherweise auf der Website Ihres Unternehmens finden und die URL von dort kopieren. Sie benötigen eine Web-URL, um ein Bild in Ihre Signatur aufzunehmen. Wenn das gewünschte Bild nicht bereits im Web verfügbar ist, können Sie Websites wie Blogger und Google Sites verwenden, um eine einfache Website zu erstellen und Ihr Bild darauf hochzuladen. Oder Sie können einen Image-Hosting-Service verwenden.

Geben Sie unter "Link to" an, ob der Link zu einer "Webadresse" oder einer "E-Mail-Adresse" besteht. Geben Sie die URL oder E-Mail-Adresse in das Feld "Zu welcher URL soll dieser Link gehen?" Ein. Wenn Sie den Link testen möchten, um sicherzustellen, dass er funktioniert, klicken Sie auf "Diesen Link testen". Wenn Sie zufrieden sind, klicken Sie auf "OK".

Der Link wird eingefügt. Wenn sich der Cursor auf einem der verknüpften Text befindet, werden zusätzliche Optionen angezeigt. Sie können "den Link [öffnen], den Link" ändern "oder den Link" entfernen ". Um diese Optionen auszublenden, klicken Sie entweder auf das „X“ auf der rechten Seite des Kästchens oder klicken Sie auf einen anderen nicht verknüpften Text in der Signatur.

Google Mail fügt automatisch zwei Bindestriche (-) über Ihrer Signatur ein und trennt sie wie unten dargestellt vom Hauptteil der E-Mail-Nachricht.

Sie können die Bindestriche auslassen. Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen "Diese Signatur vor Anführungszeichen in Antworten einfügen und die vorangestellte '-' - Zeile entfernen". Beachten Sie, dass bei dieser Option auch Ihre Signatur vor dem zitierten Text in den Antworten eingefügt wird.

Klicken Sie auf "Änderungen speichern".

Sie können die Signatur manuell bearbeiten oder löschen, sobald sie in eine neue Nachricht eingefügt wird.

Richten Sie eine E-Mail-Signatur in Google Mail Mobile ein

Mit der mobilen Google Mail-App können Sie eine Signatur für die Verwendung in der App einrichten, die sich von der Signatur unterscheidet, die Sie in Google Mail in einem Browser eingerichtet haben.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie eine Signatur auf einem Android-Telefon einrichten. Um in der Google Mail-App auf einem Android-Telefon eine Signatur hinzuzufügen, klicken Sie auf die Menüschaltfläche Ihres Handys und wählen Sie im Popup-Menü die Option „Einstellungen“.

Berühren Sie im Bildschirm "Einstellungen" die E-Mail-Adresse des Kontos, für das Sie eine Signatur einrichten möchten.

Berühren Sie die Option "Signatur" im Bildschirm "Einstellungen".

Geben Sie Ihre Signatur im Popup-Dialog "Signatur" ein und berühren Sie "OK".

HINWEIS: Sie können in der Signatur die Eingabetaste drücken, um den Signaturtext in mehreren Zeilen zu platzieren. Sie können jedoch keine Hyperlinks zum Text in Ihrer Signatur in der Google Mail-App hinzufügen.

Die Signatur wird unter der Option "Signatur" im Bildschirm "Einstellungen" angezeigt.

Drücken Sie zweimal die Taste "Zurück" an Ihrem Telefon, um zum Posteingang zurückzukehren. Berühren Sie die Schaltfläche „Verfassen“.

Die von Ihnen definierte Signatur wird automatisch zur neuen E-Mail-Nachricht hinzugefügt.

Mehrere Unterschriften einrichten

Sie können nur eine Signatur in Google Mail hinzufügen. Es gibt jedoch eine Möglichkeit, diese Einschränkung im Browser zu umgehen. Wenn Sie mehrere Signaturen in Google Mail benötigen, können Sie mithilfe der Funktion "Canned Responses" in Google Mail Labs weitere erstellen.

Wir werden diese Funktion in Lektion 10 behandeln, wenn wir über erweiterte Funktionen in Google Mail Labs sprechen.

Bewahren Sie Ihr Konto und Ihre Daten auf

Für den Rest dieser Lektion möchten wir ein wenig umstellen, um sich auf die Kontosicherheit und das Sichern Ihrer Daten zu konzentrieren. Da Sie in Ihrem Google Mail-Konto einen großen Teil Ihres Lebens (Kontakte, Kalender, Aufgaben usw.) speichern, ist es unerlässlich, dass Sie wissen, wie Sie es sicher aufbewahren und gegebenenfalls Ihre Daten sichern, falls dies erforderlich ist Zum Beispiel entscheiden Sie sich jemals, dass Sie Ihr Konto löschen möchten.

Sichern Sie Ihre Daten mithilfe der Google-Kontoeinstellungen

Sie können Ihr Kennwort, Optionen zur Kontowiederherstellung und Benachrichtigungen im Abschnitt "Sicherheit" des Abschnitts "Konten" ändern.

Um auf den Bildschirm „Konten“ zuzugreifen, klicken Sie auf die Zahnradschaltfläche „Einstellungen“ und wählen Sie „Einstellungen“ aus der Dropdown-Liste. Klicken Sie oben im Bildschirm „Einstellungen“ auf „Konten“.

Im Abschnitt "Kontoeinstellungen ändern" können Sie Ihr Passwort ändern, Ihre Kennwortwiederherstellungsoptionen ändern und auf andere "Google-Kontoeinstellungen" zugreifen.

Ändern Sie Ihr Google Mail-Passwort

Es ist eine gute Idee, Ihre Passwörter von Zeit zu Zeit zu ändern, um den unbefugten Zugriff auf Ihre Online-Konten, einschließlich Gmail, zu verhindern. Wenn Sie den Verdacht haben, dass jemand Zugriff auf Ihr Google Mail-Konto erhalten hat, sollten Sie Ihr Passwort sofort ändern.

Um Ihr Passwort zu ändern, rufen Sie wie oben beschrieben den Hauptbildschirm „Accounts“ auf. Klicken Sie im Abschnitt "Kontoeinstellungen ändern" auf den Link "Kennwort ändern".

Geben Sie im Bildschirm "Change your password" (Kennwort ändern) Ihr "Current password" (Neues Passwort) ein. Geben Sie dann unter "Confirm new password" (Neues Passwort bestätigen) erneut "New password" ein und klicken Sie auf "Change Password" (Passwort ändern), um die Änderung zu bestätigen.

Stellen Sie Ihr Google Mail-Passwort wieder her oder setzen Sie es zurück, wenn Sie es vergessen haben

Wenn Sie Ihr Google Mail-Passwort vergessen haben, gibt es mehrere Möglichkeiten, es wiederherzustellen oder zurückzusetzen.

Greifen Sie auf den Bildschirm „Einstellungen“ zu, wie zuvor beschrieben. Klicken Sie unter "Kontoeinstellungen ändern" auf den Link "Kennwort-Wiederherstellungsoptionen ändern".

Verwenden Sie den Bildschirm "Kontowiederherstellungsoptionen", um Ihr Google-Konto weiter zu schützen und Möglichkeiten für den Zugriff auf das Konto anzugeben, wenn Sie Ihr Passwort vergessen.

Sie können eine "Handy" -Nummer angeben, um Ihr Konto zu schützen, eine "Wiederherstellungs-E-Mail-Adresse", über die Google Sie bezüglich Änderungen an Ihrem Konto kontaktieren kann, und eine "Alternative E-Mail-Adresse", die eine weitere E-Mail-Adresse für die Wiederherstellung enthält Eine weitere Methode zur Anmeldung bei Ihrem Google-Konto.

Sie können Ihrem Konto auch eine "Sicherheitsfrage" zuweisen, um festzustellen, ob dies tatsächlich Ihr Konto ist, wenn Sie sich mit Google in Verbindung setzen.

Nehmen Sie die gewünschten Änderungen an den Optionen zur Kontowiederherstellung vor und klicken Sie auf "Speichern", wenn Sie fertig sind.

Holen Sie sich eine zusätzliche Sicherheitsebene durch die Bestätigung in zwei Schritten

Im Abschnitt „Sicherheit“ des Bildschirms „Konten“ können Sie außerdem die Bestätigung in zwei Schritten auf Ihr Konto anwenden, um eine zusätzliche Sicherheitsebene über Ihr Mobiltelefon bereitzustellen.

Kurz gesagt: Wenn Sie sich entscheiden, Ihrem Google-Konto die Bestätigung in zwei Schritten hinzuzufügen, sendet Google nach Eingabe Ihres Passworts einen numerischen Code an Ihr Mobiltelefon. Sie überprüfen dann Ihre Identität, indem Sie den Code im nächsten Bildschirm eingeben, d. H. Im zweiten Schritt.

Ausführliche Informationen zum Einrichten dieser Funktion finden Sie in unserem Artikel zum Sichern Ihres Google-Kontos mithilfe der Bestätigung in zwei Schritten.

Schützen Sie Ihre Privatsphäre mithilfe der Optionen für externe Bilder

Bisher hat Google Mail Sie immer vor dem Anzeigen von Bildern in E-Mails gefragt. Einige Absender versuchen möglicherweise, Bilder zu verwenden, um Viren oder Malware auf Ihren Computer oder Ihr mobiles Gerät zu übertragen, wodurch die Sicherheit beeinträchtigt wird.

Im Dezember 2013 änderte Google, wie Google Mail Bilder in E-Mails verarbeitet. In Ihrem Browser zeigt Google Mail jetzt automatisch Bilder in Ihren Nachrichten an. Diese Änderung wird Anfang 2014 in Google Mail für Android und iOS eingeführt.

Google Mail-Nachrichten bleiben jedoch weiterhin sicher. Normalerweise werden Bilder direkt von den ursprünglichen externen Hostservern bereitgestellt. Google Mail kann jedoch jetzt alle Bilder über die sicheren Proxy-Server von Google bereitstellen. Dies schützt Sie auf folgende Weise:

• Sender können das Laden von Bildern nicht verwenden, um Informationen wie Ihre IP-Adresse oder Ihren Standort zu erhalten.
• Absender können in Ihrem Browser keine Cookies setzen oder lesen.
• Google Mail überprüft Ihre Bilder auf bekannte Viren oder Malware.

Google Mail überprüft weiterhin alle Nachrichten auf verdächtigen Inhalt. Wenn Google Mail einen Absender oder eine Nachricht als verdächtig oder möglicherweise schädlich ansieht, werden keine Bilder angezeigt und Sie werden gefragt, ob Sie die Bilder sehen möchten.

Daher ist Google weiterhin für die Sicherheit der über Google Mail empfangenen Bilder verantwortlich. Laut Google ist "Ihre E-Mail jetzt sicherer, schneller und schöner als je zuvor."

Wählen Sie in den Einstellungen aus, ob Bilder automatisch angezeigt werden sollen

Wenn Sie nicht möchten, dass Bilder automatisch angezeigt werden, können Sie sich trotzdem entscheiden, Bilder pro Nachricht anzuzeigen.

In unserem Artikel "How-To-Geek" erfahren Sie mehr über diese Funktion und darüber, wie Sie die Einstellungen ändern, sodass Sie sich entscheiden können, Bilder für jede Nachricht separat anzuzeigen.

Sichern Sie Ihre Daten

Sie haben immer gelernt, dass es eine gute Idee ist, Ihre Daten wie Dokumente, Notizen usw. zu sichern. Dies gilt auch für E-Mails, Kalenderdaten und Kontakte.

In Google Mail haben Sie jetzt die Möglichkeit, eine Kopie Ihrer Daten aus verschiedenen Google-Produkten wie Kalender und Kontakte zu exportieren, und Sie können in Kürze eine Kopie Ihrer Google Mail-Nachrichten exportieren.

Jeder Google-Service wird in einem anderen Format archiviert. Informationen zu den für die verschiedenen Dienste verfügbaren Formaten finden Sie in der Google-Hilfeseite.

Um Ihre Google-Daten zu archivieren, klicken Sie auf die Zahnradschaltfläche "Einstellungen", wählen Sie im Dropdown-Menü "Einstellungen" aus und klicken Sie im Bildschirm "Einstellungen" auf die Registerkarte "Konten".

Klicken Sie im Bereich "Kontoeinstellungen ändern" im Bildschirm "Konten" auf den Link "Google-Kontoeinstellungen".

Klicken Sie im Bildschirm "Konten" unter "Konto" auf "Daten herunterladen".

Klicken Sie im Bildschirm "Kopie Ihrer Daten herunterladen" auf "Archiv erstellen".

Im nächsten Bildschirm können Sie die Google-Produkte auswählen, für die Sie Ihre Daten herunterladen möchten. Folgen Sie den Anweisungen auf den Bildschirmen, um Ihr Archiv zu erstellen.

Sie können auch auf den Link "Meine Archive" in der rechten oberen Ecke klicken, um auf Ihre Archive zuzugreifen und sie auf Ihren Computer herunterzuladen.

Sichern Sie Ihr Google Mail-Konto mit anderen Methoden

Sie können auch ein Open-Source-Tool namens GMVault verwenden, um eine Sicherung Ihres Google Mail-Kontos herunterzuladen. Dies ist ein Befehlszeilentool, das unter Windows, Linux und Mac OS X verwendet werden kann.

Wenn Sie mit einem Befehlszeilentool nicht vertraut sind, können Sie den kostenlosen E-Mail-Client Thunderbird verwenden, um Ihre E-Mail von Ihrem Google Mail-Konto herunterzuladen und zu sichern.

Wenn Sie Ubuntu verwenden, haben wir beschrieben, wie Sie mit einem Programm namens Getmail ein Backup Ihres Google Mail-Kontos erstellen.

Sie können sogar Ihre Google Mail-Nachrichten sichern, indem Sie sie automatisch an eine andere E-Mail-Adresse weiterleiten. In der Google-Hilfe wird beschrieben, wie Sie dies tun. Beachten Sie, dass bei dieser Methode nur E-Mails gesichert werden, die Sie erhalten, nicht Ihre gesendeten E-Mails.

Im Anschluss…

Das Hinzufügen von Anhängen zu Google Mail-Nachrichten ist ein Kinderspiel und das Beste: Wenn Sie den vergesslichen Typ haben, werden Sie vom System daran erinnert. Das ist eine gute Nachricht, vor allem, wenn Sie eine schicke professionelle Signatur hinzugefügt haben und sich nicht in Verlegenheit bringen möchten, indem Sie vergessen, eine Datei einzuschließen.

Noch wichtiger ist, dass Sie jetzt ein besseres Verständnis für die Sicherheitsoptionen haben, die Ihnen zur Verfügung stehen, und wie Sie Ihr Konto am besten schützen können, während die Integrität Ihrer wertvollen Daten erhalten bleibt.

In der nächsten Lektion werden Einladungen und Urlaubsgäste besprochen, sodass Sie nie ein wichtiges Ereignis verpassen und Sie den Leuten schnell mitteilen können, wann Sie nicht im Büro sind und wann Sie wiederkommen.