6 Tipps, um keine sinnlosen Meetings zu haben
Ob ad-hoc oder geplant, die meisten Meetings scheinen bei der Arbeit nicht zu helfen. Man könnte meinen, alle, die an dem Projekt beteiligt sind, dazu zu bringen, sich hinzusetzen und die Probleme zu besprechen, die auftauchen, und dann Brainstorming nach Wegen zu lösen, um sie zu lösen, wäre auf die eine oder andere Weise hilfreich. Nun, diese Leute bei WebEx sagen, dass Meetings keinen Sinn machen. Und ich bin mir ziemlich sicher, dass die meisten von Ihnen zustimmen, weil jemand das gemacht hat: einen Rechner, um herauszufinden, wie viel Geld nur durch Meetings verschwendet wurde!
Abgesehen von den Witzen führt ein schlecht verwaltetes Meeting dazu, dass die Mitarbeiter von dem bezahlt werden, für das sie bezahlt werden. Das Telefon bleibt unbeaufsichtigt, E-Mails werden nicht beantwortet. Und am schlimmsten ist, dass die meisten von den Meetings mit mehr zu tun als erledigt sind - großartig, genau das, was ich brauchte, mehr zu tun. Das heißt jedoch nicht, dass Besprechungen vollständig vom Arbeitsplatz entfernt werden sollten. Hier finden Sie einige Vorschläge, wie Sie Ihre Besprechung beschleunigen können.
1. In sechzig Minuten gegangen
Es sollte ein Verbrechen sein, wenn Meetings länger als eine Stunde dauern. Heck sollte es ein sein Sünde zum geplant Meetings, die so lange dauern. Die Logik ist einfach: Was ist der Sinn, Ihre Mitarbeiter von ihrer Arbeit zu nehmen, so dass sie es können sich unterhalten darüber, was sie tun?
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Wenn es sich nur um einen Bericht handelt, können Sie Ihnen jederzeit einen Vorschlag senden oder dies mit einem 23-KB-E-Mail-Anhang erledigen. Wenn Sie nur auf dem Laufenden bleiben möchten, bringen Sie den Abteilungsleiter in Ihr Büro oder holen Sie sich nach der Arbeit eine Tasse Tee mit, holen Sie sich die benötigten Informationen und geben Sie sie 15 Minuten später wieder frei.
Wöchentliche Fortschrittsbesprechungen können kaum hilfreich sein, da die meisten Arbeiten länger als eine Woche dauern, um zum Erfolg zu kommen würde sei dumm, einfach nur herumzusitzen und einander anzustarren, wenn wir nichts zu berichten haben.
Der Punkt ist: Meetings sollten die Produktivität erhöhen und nicht die Prozesse verzögern. Sorgen Sie dafür, dass jedes Meeting wichtig ist und zählt.
2. Nicken, bleib draußen
Es gibt viele Treffen, bei denen sich hauptsächlich eine Person unterhielt und alle anderen stimmten der Konferenz zu Redeäh. Wenn Meetings nur dazu da wären, um die Echo-Unterstützung der Leute zu hören, könnten Sie genauso gut eine Aufzeichnung des Sprechers im Meetingraum platzieren, zu der jeder nicken kann.
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Um dies zu beheben, müssen nur Entscheidungsträger im Raum sein. Und Sie möchten, dass diejenigen, die keine Angst haben, ihre Meinung äußern. Sie wollen die Führungskraft, die für das Budget Ihrer Abteilung kämpft. Sie möchten, dass der Manager zusätzliche und irrelevante Arbeitslasten abwehrt, die für Sie sprechen. Sie möchten, dass Ihr mutiger Vorgesetzter Ihrem Chef sagt: "Nein, Papa. Wir sind nicht hol dir ein neues Auto Das Team will dieses Jahr nach Bangkok gehen, und wir werden im Flug Champagner trinken! "
Der Punkt ist: Wenn Sie in einer Besprechung festsitzen, könnte es Ihre Stunde wert sein, wenn Sie die Entscheidungen ein wenig differenzieren.
3. Worüber reden wir noch einmal??
Wie oft während eines Meetings hat einer Ihrer Kollegen Ihren Manager gefragt, was für das betreffende Thema irrelevant ist, und sie verbringen mindestens eine (andere) Stunde damit, es herauszufinden, während Sie mit Ihrem Telefon herumtasten und versuchen, nicht verärgert zu wirken?
Es ist nicht ungewöhnlich, dass der Gedankengang durch eine plötzliche Frage untergraben wird. Wenn diese Frage jedoch nicht beantwortet wird und alle anderen Punkte auf der Tagesordnung nicht beantwortet werden, wirkt sich dies auf die Produktivität der übrigen Mitarbeiter aus.
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Machen Sie einen Punkt, um eine zu haben begrenzt Anzahl der Tagesordnungen, die bei jedem Treffen zu erreichen sind, und sicherstellen, dass derjenige, der den Vorsitz führt, die vorgegebenen Tagesordnungen erreicht; nicht mehr und nicht weniger. Verwenden Sie die 60-Minuten-Marke als Anstoß, um die Agenden so schnell wie möglich zu löschen. Wenn es andere Dinge gibt, die zu beachten sind, und wenn es nur dazwischen liegt einige Leute Bitten Sie sie nicht, das gesamte Team, das im Besprechungsraum sitzt, vor oder nach dem Meeting nach draußen zu bringen.
Der Punkt ist: Bleiben Sie auf dem Laufenden, um Ihre Meetings lohnenswert zu machen.
4. Ideen sind billig; kommen mit lösungen
Nichts bedeutet ein schlechtes Ende eines Meetings, als Teilnehmer zu haben, die mit leeren Gedanken kommen. Heutzutage werden leere Vorschläge es einfach nicht schneiden. Bosse wollen Track Records. Manager wollen ROI. Führungskräfte wollen Machbarkeit. Und sie wollen nicht nur beleuchtete Glühbirnen, sie wollen den Beweis, dass sie eine Idee haben können und werden Arbeit. Um diesen Beweis zu erhalten, sollten Sie zuerst Ihre Nachforschungen anstellen.
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Wenn Sie dies nicht tun, passiert dies.
Ashkin Fureit: Wissen Sie was? Ich denke, wir sollten versuchen, zu einem neuen Lieferanten zu wechseln.Sie: Wen hast du vor??Ashkin Fureit: Oh, ich kenne keine neuen Lieferanten. Ich dachte nur, dass es eine gute Idee wäre, auf eine neue zu wechseln, da diese immer zu spät kommt.
Die Gruppe beginnt, den Ball herumzureißen und weitere 15 Minuten zu verschwenden, bevor sie zur nächsten Tagesordnung springen. In der nächsten Besprechung wird immer noch derselbe Lieferant verwendet.
Wenn Ashkin bereits die Kontakte alternativer Lieferanten, deren Angebote und Liefertermine in seinen Händen gehabt hätte, könnte das Team dort entscheiden, welchen neuen Lieferanten er nehmen soll. Dieses Problem wäre in weniger als fünf Minuten gelöst worden.
Der Punkt ist: Nehmen Sie Ihre Ideen in die Hand und fangen Sie an. Hören Sie auf, brillante Ideen vorzuschlagen, nur um darauf zu warten, dass jemand anderes sie ausführt.
5. Kristallklar könnte es nur schneiden
Wie oft kommen Sie aus einer Besprechung heraus und denken, Ihr Manager hätte etwas gesagt, aber es war nicht das, was Sie gehört haben? Holen Sie sich alles klar, bevor Sie sich aus dem Staub machen. Wenn die Kommunikation ein hartnäckiges Problem ist, empfiehlt es sich, dass sich Ihr Vorgesetzter wiederholt, während Sie andere Zeugen im Raum haben.
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Der Punkt ist: Klären Sie die Ziele Ihres Teams, bevor Sie alle an verschiedenen Torpfosten laufen.
Wenn dies nicht funktioniert, versuchen Sie den nächsten Tipp.
6. Gib mir eine Minute
Meeting-Minuten sind großartige Werkzeuge, um Dinge zum Laufen zu bringen, wenn Sie wissen, wie sie richtig gemacht werden. Für den Anfang sollte es eine Reihe von Dingen geben: Was wurde beschlossen? Was muss getan werden und wer ist dafür verantwortlich? und die Fristen dafür. Die erste Sache würde sicherstellen, dass das Meeting tatsächlich für etwas nützlich war, die zweite stellt sicher, dass jeder seine jeweiligen Rollen zugewiesen hat, und die dritte bringt sie buchstäblich ins Schwitzen.
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Wenn Sie nicht wissen, was gerade im Besprechungsraum passiert ist, wird die Minute Ihnen und allen anderen helfen, sich richtig zu orientieren. Ansonsten sind für was Meetings?
Der Punkt ist: Niemand macht sich lustig, wenn Dinge eingefärbt werden.
Fazit
Man weiß es besser als zu verallgemeinern, weshalb ich gerne Ihre Meinung zu Meetings wissen möchte: Funktionieren sie? Sind sie am heutigen Arbeitsplatz notwendig? Hat Ihr Büro auf das anstrengende wöchentliche oder monatliche Ritual verzichtet, das das Bürotreffen ist? Teilen Sie Ihre Gedanken in den Kommentaren unten mit.
