Suchen Sie in Outlook-E-Mail nach Absender, Datum, Stichwort, Größe und mehr

Das Durchsuchen von Outlook-E-Mails kann sich als schwierige Aufgabe erweisen, wenn Sie mit mehreren PST-Dateien und Zehntausenden von E-Mails aus mehreren Jahrzehnten zusammenarbeiten. In den meisten Unternehmensumgebungen wird Outlook für E-Mails verwendet, und für viele Benutzer werden geschäftliche und persönliche E-Mails in Outlook gespeichert.

In älteren Versionen von Outlook benötigten Sie Add-Ons von Drittanbietern wie Xobni, um Ihre E-Mails schnell durchsuchen zu können. Glücklicherweise hat Microsoft seit Office 2010 eine brauchbare Suchfunktion entwickelt, mit der Sie E-Mails mithilfe einer Vielzahl von Filtern schnell finden können. Sie können nach Text, Adressen, Anhängen, Absendern usw. suchen und nach Datum, Größe, Betreff, Wichtigkeit usw. filtern.

In diesem Artikel werde ich Ihnen zeigen, wie Sie sicherstellen können, dass alle Ihre E-Mails von Windows indiziert werden, und wie verschiedene Suchtypen ausgeführt werden, je nachdem, was Sie suchen.

Beachten Sie, dass in diesem Artikel davon ausgegangen wird, dass Sie an Office 2010, 2013 oder 2016 arbeiten, da diese Versionen die besten für die Suche sind.

Aktivieren Sie die Indizierung

Bevor Sie in Outlook blitzschnelle Suchen durchführen können, müssen Sie sicherstellen, dass alle Ihre E-Mails indiziert wurden. Um dies zu überprüfen, klicken Sie in das Suchfeld oben in Ihrem E-Mail-Postfach.

Wenn Sie in das Suchfeld klicken, wird das angezeigt Suchwerkzeuge Registerkarte wird in der Multifunktionsleiste angezeigt. Klicken Sie ganz rechts auf Suchwerkzeuge und klicken Sie dann auf Suchoptionen.

Unter Quellen, klicke auf das Indizierungsoptionen Taste.

Dies bringt Sie zu Windows Indizierungsoptionen Hier können Sie die verschiedenen Standorte auswählen, die Sie indizieren möchten. Wenn du nicht siehst Microsoft Outlook In der Liste müssen Sie auf klicken Ändern Taste.

Gehen Sie weiter, überprüfen Sie Microsoft Outlook und klicken Sie dann auf OK.

Windows beginnt sofort mit der Indizierung der E-Mails, und Sie können überprüfen, wann der Vorgang abgeschlossen ist, indem Sie auf klicken Indexstatus unter Suchtools wie oben gezeigt.

In einer Meldung wird angezeigt, wie viele Elemente noch indiziert werden sollen. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, hat Outlook die Indizierung aller Elemente abgeschlossen. Lassen Sie uns nun lernen, wie Sie in Outlook suchen.

Durchführen von Suchen in Outlook

Um mit der Suche in Outlook zu beginnen, klicken Sie auf Posteingang oder klicken Sie auf einen bestimmten Ordner. Wenn Sie auf Posteingang klicken, werden Sie feststellen, dass die Box vorhanden ist Aktuelles Postfach suchen aufgelistet. Sie können auf das kleine Dropdown-Menü rechts klicken und aus anderen Optionen auswählen Aktueller Ordner, Unterordner, und Alle Outlook-Elemente.

Wenn Sie auf Posteingang klicken, Aktuelle Mailbox wird automatisch ausgewählt. Dadurch werden alle E-Mails im gesamten Postfach durchsucht, darunter alles unter Posteingang, Gesendete Objekte, Gelöschte Objekte, Postausgang usw. Wenn Sie auf einen bestimmten Ordner klicken, wird standardmäßig das Suchfeld angezeigt Aktueller Ordner, Dadurch wird nur die E-Mail in diesem Ordner durchsucht, die keine Unterordner enthält.

Wenn Sie einen Ordner mit Unterordnern haben, stellen Sie sicher, dass Sie auswählen Unterordner aus der Dropdown-Liste, um nur die Unterordner zu durchsuchen.

Nun, da wir das verstehen, lernen wir, wie Sie verschiedene Arten von Suchen in Outlook durchführen. Es gibt zwei Möglichkeiten, dies zu tun: Verwenden der Suchleiste oder der Suchabfragesyntax. Wie Sie vielleicht feststellen können, ist die letztere Option eher technischer Art, ermöglicht jedoch die Erstellung einiger komplizierter Suchvorgänge.

Verwenden der Suchtools in Outlook

Beginnen wir mit der einfacheren Methode, die für die meisten Menschen gut funktioniert. Klicken Sie in das Suchfeld, wenn Sie Posteingang oder einen Ordner ausgewählt haben, und klicken Sie dann auf Suchwerkzeuge im Band. Lassen Sie uns einen Blick auf die verschiedenen Optionen werfen.

Ganz links ist der Umfang, Dies ist das gleiche wie die Dropdown-Box, die ich oben erwähnt habe. Der nächste ist Ergebnisse, die erst dann aktiv ist, wenn Sie eine Suche durchführen. Standardmäßig zeigt Outlook nur die neuesten Elemente an, die einer Suche entsprechen, und zeigt möglicherweise nicht alle Ergebnisse an. Sie können klicken Ältere Ergebnisse einschließen , um alle Ergebnisse anzuzeigen, oder blättern Sie zum Ende der Suchergebnisse und wählen Sie Zeig mehr.

Verfeinern Hier können wir wirklich einen Drilldown durchführen und genau das finden, wonach wir suchen. Erstens: Wie gehen wir bei der Suche nach exaktem Text in Outlook vor? Angenommen, Sie möchten alle E-Mails mit Ihrem SSN oder mit einem bestimmten Wort finden. In diesen Fällen verwenden Sie nur Anführungszeichen.

Oben habe ich nach dem Wort gesucht Sherlock indem Sie es in Anführungszeichen setzen. Wenn sich das Wort in der Betreffzeile befindet, wird es gelb hervorgehoben. Wenn Sie auf eine der E-Mails klicken, wird auch das Wort für Sie hervorgehoben, was praktisch ist.

Dies ist eine der häufigsten Arten von Suchen. Eine andere häufige Suche ist nach Absender. Das ist in Outlook wirklich einfach. Klicken Sie einfach auf die Von Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche und geben Sie den Namen der Person oder die E-Mail-Adresse ein.

Wenn Sie weitere Suchkriterien hinzufügen möchten, z. B. nur E-Mails eines bestimmten Absenders mit Anhängen anzeigen möchten, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Hat Anhänge Taste.

Sie können weitere Filter hinzufügen, um die Ergebnismenge der E-Mails zu reduzieren. Die meisten anderen Optionen sind ziemlich selbsterklärend, z. B. ungelesen, markiert, wichtig usw. Wenn Sie nach Datum suchen möchten, können Sie auf Diese Woche klicken und Sie erhalten eine Reihe von Optionen wie Diese Woche, Dieser Monat, Dies Jahr usw., aber das war es auch schon.

Wenn Sie nach Datum suchen oder die ältesten E-Mails in Outlook suchen möchten, müssen Sie die Option Erweiterte Suche oder die Abfragesyntax verwenden. Beginnen wir mit der erweiterten Suche. Um dorthin zu gelangen, klicken Sie erneut auf Search Tools und wählen Sie Erweiterte Suche.

Beachten Sie, dass diese Suche nur den aktuellen Ordner durchsucht, den Sie standardmäßig ausgewählt haben. Wenn Sie alles suchen möchten, müssen Sie auf das Symbol klicken Durchsuche Knopf oben rechts.

Wenn Sie alles durchsuchen möchten, wählen Sie Posteingang und markieren Sie die Option Unterordner durchsuchen Box am unteren Rand.

Nun sehen Sie auf dem Hauptsuchbildschirm Zeit ganz unten, aber Sie haben nur die gleichen Optionen wie Dropdown im Ribbon. Um eine erweiterte Suche durchzuführen, klicken Sie auf Erweitert Tab.

Hier müssen Sie Ihre eigenen Suchkriterien erstellen. Klicke auf Feld,dann geh zu Datums- / Zeitfelder und wählen Sie Empfangen. Klicken Sie jetzt auf Bedingung und scrollen Sie nach unten, bis Sie weitere Optionen sehen während oder nach, auf oder vor, und zwischen.

Wenn du wählst zwischen, Dann können Sie Termine eingeben 01/01/2005 und 31.12.2005 und klicken Sie dann auf Zur Liste hinzufügen. So sieht meine Suche aus.

Beachten Sie, dass Sie der Liste weitere Kriterien hinzufügen können, um die Ergebnisse einzugrenzen. In meinem obigen Beispiel werde ich nur alle E-Mails in diesem Zeitraum erhalten, was wahrscheinlich zu viele sein wird.

Wenn Sie die älteste E-Mail in Outlook suchen möchten, wählen Sie die Option auf oder vor Geben Sie einfach ein Datum ein, das Sie für ziemlich alt halten.

Passen Sie das Datum an die Anzahl der E-Mails an, die Sie erhalten. Mit dieser Suche sollte es relativ einfach sein, die älteste E-Mail in Ihrer gesamten Outlook-Datei zu finden.

Eine andere beliebte Suche ist die Suche nach der größten E-Mail in Ihrer PST-Datei. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Mehr Auswahl Auf der Registerkarte Erweiterte Suche wird eine Option für die Größe angezeigt. Wählen größer als Geben Sie dann einen Wert in Kilobytes ein. Wenn Sie beispielsweise E-Mails mit einer Größe von mehr als 5 MB suchen möchten, geben Sie dies ein 5000.

Dies sind nur einige der Suchvorgänge, die Sie mit der erweiterten Suche ausführen können. Darüber hinaus können Sie alles in das Suchfeld mit der Suchsyntax eingeben und dieselben Ergebnisse erhalten. Zum Beispiel kann ich einfach eintippen Nachrichtengröße:> 5 MB und erhalten Sie die gleichen Ergebnisse.

Ich werde nicht alle verschiedenen Suchoptionen in diesem Beitrag durchgehen, da Microsoft eine Seite hat, auf der alle verschiedenen Suchsyntaxoptionen aufgelistet sind. Mit den oben genannten Tools können Sie hoffentlich die E-Mail finden, nach der Sie gesucht haben. Genießen!