Warum Sie das Senden einer E-Mail nicht rückgängig machen können (und wann Sie es können)

Normalerweise können Sie eine versehentlich gesendete E-Mail nicht „rückgängig machen“. Einige E-Mail-Clients verfügen über rückgängig gemachte Funktionen, z. B. die Funktion "Rückruf" in Microsoft Outlook. Diese funktionieren jedoch meistens nicht.

Klicken Sie beim Senden von E-Mails nicht auf die Schaltfläche Senden, bis Sie absolut sicher sind, dass Sie die E-Mail senden möchten. Egal, ob es sich um eine Nachricht handelt, die Sie nicht gesendet hätten, oder nur einen peinlichen Tippfehler, Sie können ihn normalerweise nicht zurücknehmen.

Eine gesendete E-Mail liegt außerhalb Ihrer Kontrolle

Eine E-Mail ist nicht wie ein Kommentar auf einer Website, den Sie löschen oder nachträglich bearbeiten können, da sie an einem einzigen Ort gespeichert ist, der die Bearbeitung dieser Website ermöglicht. Wenn Sie eine E-Mail senden, sendet Ihr E-Mail-Client eine Kopie der E-Mail-Nachricht an alle Personen, die Sie per E-Mail versenden. Ihr E-Mail-Server empfängt sie und zeigt sie in ihrem E-Mail-Client.

Es gibt keine Möglichkeit, eine bereits versendete E-Mail rückgängig zu machen. Die Kopie befindet sich auf dem E-Mail-Server eines anderen Benutzers und ist völlig außerhalb Ihrer Kontrolle.

Microsoft Outlook enthält eine Funktion "Rückruf", mit der Sie in bestimmten Fällen E-Mail-Nachrichten abrufen können. Bei anderen E-Mail-Clients - einschließlich Google Mail mit der Lab-Funktion "Rückgängig senden" - können Sie auch eine bereits gesendete E-Mail "rückgängig machen". Diese Funktion ist jedoch einfach zu handhaben.

Funktionsweise der Rückruffunktion von Outlook

In Microsoft Outlook können Sie Nachrichten nur unter bestimmten Umständen abrufen oder zurückziehen. Sie müssen ein Microsoft Exchange-E-Mail-System verwenden und sich auf demselben Exchange-Server befinden wie der Empfänger. Diese Funktion funktioniert möglicherweise, wenn Sie Ihren Kollegen eine E-Mail senden, sie kann jedoch nicht verwendet werden, wenn Sie eine E-Mail mit einem privaten E-Mail-Konto senden oder E-Mails an Adressen außerhalb Ihres Unternehmens senden.

Die Rückruffunktion von Outlook sendet eine Nachricht an den Posteingang der anderen Person. Die Nachricht fordert den E-Mail-Client auf, die gerade gesendete E-Mail zu löschen. Standardmäßig löscht Outlook die E-Mail-Nachricht, wenn sie sie noch nicht gelesen hat. Es ist jedoch möglich, dass ein Benutzer diese Funktion deaktiviert, sodass Outlook diese Anforderungen ignoriert. Die Recall-Funktion ist nur eine einfache Frage, ob Ihr E-Mail-Client den Vorteil hat, eine bereits gesendete E-Mail-Nachricht zu löschen.

Wenn die Person Ihre Nachricht bereits gelesen hat, wird Ihre Nachricht nicht gelöscht, der Empfänger wird jedoch darüber informiert, dass Sie die Nachricht löschen möchten. Wenn Sie eine besonders peinliche E-Mail senden, kann sowohl die E-Mail als auch die Folgeanfrage zum Löschen im Posteingang einer Person sichtbar sein. Wenn Ihre ursprüngliche E-Mail einen amüsanten Tippfehler oder einen fehlerhaften Fehler enthielt, kann die nachfolgende Aufforderung zum Löschen die Situation umso mehr amüsieren.

Diese Funktion kann nützlich sein, um Nachrichten mit Tippfehlern oder anderen Fehlern zu löschen und eine aktualisierte Kopie mitzuschicken, um so das Durcheinander in den Inboxen Ihrer Kollegen zu verringern. Sie können jedoch nicht darauf zählen, E-Mails zurückzuziehen, die Sie niemals gesendet haben möchten.

Zeitverzögerungen können Ihnen die Schaltfläche "Rückgängig machen" geben

Einige Mail-Clients können Ihnen die Möglichkeit geben, nach dem Senden einer E-Mail „Rückgängig machen“ zu drücken. Vielleicht haben Sie gerade einen Tippfehler oder einen anderen peinlichen Fehler bemerkt oder Sie haben die E-Mail in einem Moment der Leidenschaft verschickt und bereuen jetzt die Sprache deine Wahl.

Dies funktioniert nicht, indem Sie eine gesendete E-Mail tatsächlich zurückziehen, sondern eine Verzögerung hinzufügen, bevor Ihr E-Mail-Client die Nachricht tatsächlich aussendet.

Wenn Sie beispielsweise ein Google Mail-Benutzer sind, können Sie die Einstellungen von Google Mail öffnen, auf Labs klicken und die Lab-Funktion "Rückgängig machen" aktivieren. Nach dem Senden einer E-Mail erhalten Sie einige Sekunden, und Sie können auf Rückgängig klicken, um das Senden der E-Mail zu verhindern. Google Mail wartet nur ein paar Sekunden, nachdem Sie auf die Schaltfläche "Senden" geklickt haben. So haben Sie Zeit, Ihre Meinung zu ändern.

Andere E-Mail-Clients verfügen möglicherweise über Funktionen, die auf ähnliche Weise funktionieren können. Sie können beispielsweise die Option "Sofort bei Verbindung senden" im Abschnitt "Erweitert" auf dem Bildschirm "Optionen" von Outlook deaktivieren. Dies kann Ihnen einige Minuten Zeit geben, um die Nachricht „rückgängig zu machen“, indem Sie den ausgehenden Sendevorgang vor dem nächsten zeitgesteuerten Sende- / Empfangsvorgang abbrechen, wenn die Nachricht gesendet wird.

Outlook und Google Mail verfügen möglicherweise über Funktionen, die Ihnen zusätzliche Sicherheit geben, aber lassen Sie sich nicht täuschen. Sie funktionieren nicht perfekt - selbst im Fall von Google Mail, wenn Sie sich eine Sekunde verspäten, wird diese E-Mail gelöscht und Sie können sie nicht zurücknehmen. Wenn Sie eine E-Mail senden, pausieren Sie, bevor Sie auf die Schaltfläche Senden klicken, und stellen Sie sicher, dass Sie bereit sind, diese E-Mail zu löschen.