Was ist AutoArchive in Outlook und wie funktioniert es?
Wenn Sie das Tool zur Bereinigung von Postfächern verwendet haben, haben Sie die Schaltfläche AutoArchivierung gesehen. Möglicherweise sind Sie jedoch vorsichtig, wie es funktioniert und was es tun wird. Hier ist, was es tut und wie man es einsetzen kann.
Wenn Sie auf die Schaltfläche AutoArchivierung klicken, wird ein Prozess durch alle Ordner in Outlook durchlaufen und alle von Ihnen eingerichteten AutoArchivierungsregeln angewendet Klicken Sie auf die Schaltfläche). Wenn Sie jedoch ältere Objekte in ein Archiv verschieben möchten, in dem sie nicht zur Verfügung stehen, können Sie den Vorgang mit AutoArchive automatisieren. Lassen Sie uns das Setup einrichten und ausführen.
So aktivieren Sie die AutoArchivierung
Zunächst müssen Sie die AutoArchivierung aktivieren und ihre Einstellungen auswählen. Gehen Sie zu Datei> Optionen> Erweitert und klicken Sie auf die Schaltfläche "AutoArchivierungseinstellungen".
Solange die Option "AutoArchive alle ausführen" deaktiviert ist (Standardeinstellung), wird die AutoArchivierung nie ausgeführt.
Wenn Sie die Option "AutoArchive alle ausführen" aktivieren, sind jetzt alle Optionen verfügbar.
Im Gegensatz zur Ordner-Bereinigung, die ein Fenster mit Einstellungen in den Dateioptionen enthält und Sie diese Einstellungen dann für einen beliebigen Ordner als manuelle Aufgabe ausführen können, sind die hier angezeigten Einstellungen für die AutoArchivierung die Standardeinstellungen. Jeder Ordner, für den die AutoArchivierung aktiviert ist, kann diese Standardeinstellungen verwenden, oder Sie können andere Einstellungen für andere Ordner verwenden, wenn Sie möchten. Wir gehen später durch, wie das geht, aber lassen Sie uns zunächst die Standardeinstellungen betrachten.
So richten Sie die AutoArchivierung ein
Das erste, was zu beachten ist, ist, dass die AutoArchivierung nach dem Einschalten alle 14 Tage ausgeführt wird. Sie können dies mithilfe der Aufwärts- und Abwärtspfeile oder durch Eingabe einer Zahl ändern. Sie können einen beliebigen Wert zwischen 1 und 60 Tagen auswählen. Sie können eine beliebige zweistellige Zahl eingeben. Wenn es sich um mehr als 60 handelt, zeigt Outlook eine Fehlermeldung an, wenn Sie auf "OK" klicken. Sie müssen den Wert ändern, bevor Sie speichern können.
Die nächste Option - "Vor AutoArchivierung auffordern" - gibt Ihnen die Möglichkeit, sich von Outlook eine Aufforderung anzeigen zu lassen, bevor die AutoArchivierung stattfindet. Mit dieser Aufforderung können Sie die Einstellungen überprüfen oder diese Ausführung der AutoArchivierung abbrechen, wenn Sie möchten.
Die restlichen Einstellungen beziehen sich darauf, welche Elemente archiviert werden und was während des Archivierungsvorgangs geschieht. Die erste Option - "Löschen abgelaufener Elemente (nur E-Mail-Ordner)" - bezieht sich auf E-Mails, denen ein Ablaufdatum hinzugefügt wurde. Dies wirkt sich nicht auf Aufgaben oder Ereignisse aus, auch wenn Sie für diese Ordner die AutoArchivierung aktivieren.
Die übrigen Einstellungen gelten für alle Elemente, nicht nur für E-Mails. Dies bedeutet Kalenderereignisse, Aufgaben, Notizen und Journaleinträge.
Wenn Sie "Archivieren oder alte Objekte löschen" aktiviert lassen, werden in Outlook standardmäßig Elemente, die älter als 6 Monate sind, in eine neue separate PST-Datei mit dem Namen "Archiv" (standardmäßig) verschoben und im Navigationsbereich unter angezeigt Outlook, damit Sie jederzeit auf die archivierten Elemente zugreifen können. Sie können den Wert für das Löschen von Elementen, die älter sind als, von 1 Tag bis 60 Monate ändern, eine andere PST-Datei auswählen, in der die Elemente archiviert werden, oder "Alte Elemente endgültig löschen" wählen.
Seien Sie gewarnt, dass durch diesen Löschvorgang der Ordner "Gelöschte Elemente" umgangen wird und Ihre Elemente vollständig aus Outlook gelöscht werden. Abhängig von Ihren Einstellungen können Sie möglicherweise immer noch auf Ihrem Mail-Server darauf zugreifen, aber darauf sollten Sie sich nicht verlassen. Wählen Sie diese Option nur, wenn Sie die Elemente für immer löschen möchten.
Wenn Sie auf „OK“ klicken, wird die AutoArchivierung aktiviert. Es wird in Übereinstimmung mit dem von Ihnen gewählten Wert "AutoArchivierung alle ausführen" (standardmäßig alle 14 Tage) ab heute ausgeführt. Sobald Sie es aktivieren, sollten Sie damit rechnen, dass es ziemlich schnell läuft. In unseren Tests dauerte es weniger als zehn Minuten zwischen dem Einschalten und der Aufforderung, AutoArchive zu starten. Die AutoArchivierung wird standardmäßig nur für einige Ordner ausgeführt. Wenn Sie möchten, dass sie für bestimmte Ordner ausgeführt wird, oder wenn Sie anpassen möchten, wie sie für verschiedene Ordner ausgeführt wird, lesen Sie sie weiter.
Aktivieren und Anpassen der AutoArchivierung für verschiedene Ordner
Wenn Sie die AutoArchivierung aktivieren, wird sie standardmäßig nur für die folgenden Ordner ausgeführt:
- Gesendete Objekte
- Gelöschte Elemente
- Kalander
- Aufgaben
Wenn Sie möchten, dass er in einem anderen Ordner ausgeführt wird, müssen Sie ihn für jeden Ordner aktivieren (oder für jeden der vier Ordner, in denen er nicht ausgeführt werden soll). Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Ordner im Navigationsbereich und klicken Sie auf "Eigenschaften".
Sie können auf Ordnereigenschaften auch zugreifen, indem Sie in der Multifunktionsleiste Ordner> Ordnereigenschaften auswählen. (Bei Ordnern wie Kalender und Aufgaben, die nicht im Navigationsbereich angezeigt werden, ist dies die einzige Möglichkeit, auf die Ordnereigenschaften zuzugreifen.) Es gibt auch die Möglichkeit, direkt zu den AutoArchivierungs-Einstellungen zu gelangen, wodurch Sie einen Schritt sparen, sobald Sie in den Ordnereigenschaften.
Klicken Sie im Fenster Ordnereigenschaften auf die Registerkarte AutoArchivierung, um auf die Einstellungen für diesen Ordner zuzugreifen.
Bei den meisten Ordnern ist die Einstellung "Elemente in diesem Ordner nicht archivieren" standardmäßig aktiviert. Dies bedeutet, dass der Ordner beim Ausführen des AutoArchivierungsprozesses ignoriert wird und keine Elemente darin archiviert werden. Wenn der Ordner enthalten sein soll, aktivieren Sie die Option "Elemente in diesem Ordner mit den Standardeinstellungen archivieren".
Wenn Sie möchten, dass die AutoArchivierungseinstellungen für diesen Ordner von den Standardeinstellungen abweichen, aktivieren Sie "Archivieren Sie diesen Ordner mit diesen Einstellungen" und ändern Sie die Einstellungen nach Ihren Wünschen.
Wenn Sie zu einem beliebigen Zeitpunkt alle Ordner zur Verwendung der Standardeinstellungen zurückkehren möchten, können Sie zu Datei> Optionen> Erweitert> AutoArchivierungseinstellungen zurückkehren und auf die Schaltfläche "Diese Einstellungen jetzt auf alle Ordner anwenden" klicken. Dadurch werden alle Ordner geändert, für die das Kontrollkästchen "Diesen Ordner mit diesen Einstellungen archivieren" aktiviert ist. Stattdessen "Archivelemente in diesem Ordner mit den Standardeinstellungen" aktivieren.
Sobald Sie die Standardeinstellungen für die AutoArchivierung und die Einstellungen für jeden Ordner festgelegt haben, können Sie den Prozess so ausführen, dass er leise im Hintergrund arbeitet. Dadurch wird Speicherplatz für Sie frei und die Ordner werden nicht zu überladen.
