Entwöhnen Sie sich von der zwanghaften E-Mail-Prüfung mit positiver Belohnung

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Prüfen Sie Ihre E-Mails öfter als nötig? Haben Sie Entzugserscheinungen, wenn Sie Ihre E-Mail seit einiger Zeit nicht mehr abgerufen haben? Die zwanghafte E-Mail-Überprüfung ist eine ungesunde Angewohnheit, die Sie davon abhält, wichtigere Dinge zu tun. Nutzen Sie positive Belohnungen, um eine gesündere Beziehung zu Ihrem Posteingang herzustellen.

E-Mails sind nicht immer produktiv

Es gibt drei Hauptgründe, warum E-Mails nicht immer produktiv sind.

1. E-Mails brauchen Zeit von anderen Dingen: Es kann leicht sein, eine zwanghafte E-Mail-Überprüfung zu rechtfertigen, da Sie das Gefühl haben, etwas erledigt zu haben. Schließlich ist es eine gute Sache, Nachrichten durchzulesen, auf einige zu antworten und den Posteingang zu leeren. Aber es ist nur produktiv, wenn es absichtlich gemacht wird - nicht während der Zeit, die für andere, wichtigere Aufgaben umgekehrt wird.

2. E-Mails können sich nicht von chit-chat unterscheiden: Die Verwendung von E-Mail zur Kommunikation mit Freunden, Kollegen oder Bekannten kann sich nicht von Schwätzchen im Mittagsraum unterscheiden. Wenn das Gespräch nicht so wichtig ist und über eine vernünftige Pausenzeit hinausgeht, lenkt es Sie von Ihrer Arbeit ab.

3. Bei E-Mails geht es normalerweise um andere Personen: E-Mail fordert Sie auf, auf die Bedürfnisse, Wünsche und Fragen anderer Personen einzugehen - und nicht auf Ihre eigenen. E-Mails haben an Ihrem Tag eine Zeit und einen Ort, aber sie müssen eine bestimmte Zeit und einen bestimmten Ort haben. Nicht immer, wenn Sie Lust haben, zu prüfen.

Diagnostizieren sie ihr problem

Menschen machen zwanghafte Dinge aus allen möglichen Gründen. Der häufigste Grund ist, zu vermeiden, etwas besonders Unangenehmes zu erleben. Wenn Sie Ihre E-Mails zehn Mal am Tag ohne triftigen Grund abrufen, versuchen Sie wahrscheinlich, jemanden oder etwas zu meiden.

Eine zwanghafte E-Mail-Überprüfung könnte Ihre Ausweichmethode sein:

Eine sich abzeichnende Frist
Schreibblockade
Unsicherheit darüber, was als nächstes zu tun ist
Langeweile
Behebung eines wichtigen Problems, das Sie daran hindert, Arbeit zu erledigen
Vorbereitung auf ein geplantes Engagement
Eigentlich an etwas arbeiten

Informieren Sie sich über die möglichen Gründe, warum Sie Ihre E-Mails öfter abrufen, als für die Diagnose Ihres Problems erforderlich.

Bestätigen Sie Ihre zwanghafte Gewohnheit

Der nächste Schritt zum Ändern Ihrer zwanghaften E-Mail-Gewohnheit ist das Nachverfolgen. Überwachen Sie, wie oft Sie Ihren Posteingang öffnen. Beachten Sie, wie viel Zeit Sie durchschnittlich bei jedem Besuch aufwenden.

Behalten Sie eine positive Einstellung im Prozess. Beurteilen Sie sich nicht als unproduktiv, unfokussiert oder als Fehlschlag, wenn Sie Schwachstellen oder Fehler erkennen. Selbstbestrafung hilft dir nicht, positive Veränderungen vorzunehmen. Erkennen Sie einfach Ihre Muster und erkunden Sie die Motivationen, wie oben beschrieben.

Bestätigen Sie weiterhin Ihre zwanghafte E-Mail-Gewohnheit, bis Sie es nicht mehr aushalten können - bis Sie nicht mehr stehen können, wenn Sie nichts dagegen tun. Denn das zwingende Verhalten kann nur durch folgende Maßnahmen angegangen werden:

1. Akzeptieren, dass es existiert

2. Sei ehrlich genug, um zu verstehen warum

3. Grund genug zu haben, etwas dagegen zu unternehmen

Wenn Sie wirklich motiviert sind, eine Änderung vorzunehmen, ist es relativ einfach, mit kleinen Schritten zu beginnen.

Beginnen Sie mit Baby-Schritten und positiver Belohnung

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Eine positive Belohnung hilft Ihnen, Ihr gewünschtes Verhalten mit guten Gefühlen und / oder positivem Feedback in Verbindung zu bringen. Führen Sie die folgenden sieben Schritte aus, um den Besuch Ihres E-Mail-Postfachs gesünder und produktiver zu gestalten.

Schritt 1: Erstellen Sie ein Dokument zur E-Mail-Verantwortlichkeit

Erstellen Sie ein Dokument, auf das Sie sich bezüglich der E-Mail-Verantwortlichkeit beziehen. Stellen Sie sicher, dass es visuell und dynamisch genug ist, um damit arbeiten zu können. Sie fügen diesem Dokument in den folgenden Schritten Inhalt hinzu, passen ihn jedoch an Ihre Präferenzen an.

Schritt 2: Geben Sie die gewünschte Verhaltensänderung (oder das Endziel) an.

Schreiben Sie oben auf das Dokument, wie oft Sie Ihre E-Mails abrufen möchten.

Dies kann so allgemein sein wie "Ich möchte meine E-Mails nicht so oft abrufen" oder so spezifisch wie "Ich möchte meine E-Mails nur an Wochentagen um 10 und 15 Uhr und an Wochenenden um 16 Uhr abrufen."

Überlegen Sie sich Ihr Endziel und geben Sie, wenn möglich, die Gründe für die Auswahl an.

Schritt 3: Gib deine Schwächen zu

Geben Sie unter Ihrer Aussage die Gründe an, warum Sie das gewünschte Ziel in den entsprechenden Zeilen nicht bereits erreicht haben.

Seien Sie wieder spezifisch und verwenden Sie keine unnötig scharfe Sprache, wie z. B. "Ich bin schlecht im Zeitmanagement" oder "Ich kann mich einfach nicht kontrollieren."

Verwenden Sie eine objektive Sprache, die Sie darauf fokussiert, was passiert und warum. Weitere funktionale Aussagen sind:

"Ich habe Schwierigkeiten, meine Zeit zu managen, wenn ich wichtige Projekte habe, für die ich mich nicht bereit fühle."
"Ich habe Schwierigkeiten, dem Drang, meine E-Mails abzurufen, zu widerstehen, selbst wenn ich weiß, dass ich das nicht tun muss, weil ich lieber keine Momente der Stille habe, um darüber nachzudenken, was ich eigentlich tun sollte."

Versuchen Sie, mindestens fünf Ihrer Schwächen aufzulisten.

Nehmen wir an, Ihr Ziel ist es, Ihren Posteingang einmal am Morgen und am späten Nachmittag zu überprüfen. Derzeit überprüfen Sie es ungefähr alle zwanzig Minuten, während Sie sich am Computer befinden.

Hier sind fünf potenzielle Schwächen, die Ihnen im Weg stehen:

Sie sind nicht begeistert von Ihren anderen Computeraufgaben.
Beim Pendeln und Warten in der Öffentlichkeit wird es Ihnen langweilig, Sie möchten nicht mit den Menschen in Ihrer Umgebung interagieren und feststellen, dass das Prüfen von E-Mails auf Ihrem iPhone die Zeit verstreicht.
Sie sorgen sich um hängende E-Mail-Fragen oder Konversationen und möchten wissen, was der nächste Schritt ist - sobald Mr. Smith zu Ihnen zurückkommt.
Sie möchten Mr. Smith gefallen, indem Sie ihm umgehend antworten, auch wenn er Ihren Gehaltsscheck nicht ausschreibt und Ihnen nicht besonders nahe steht.
Sie hoffen, eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten zu können, dass jemand auf Facebook, Twitter oder LinkedIn eine Konversation mit Ihnen anstößt, um Sie zu bestätigen, dass Sie wichtig genug sind, um mit ihm zu sprechen.

Es macht zwar keinen Spaß, Ihre Schwächen bei der Überprüfung von E-Mails zu untersuchen, aber es ist hilfreich, Ihre Gewohnheiten zum besseren Verhalten umzuprogrammieren.

Schritt 4: Identifizieren Sie Ihre Herausforderungen anhand Ihrer Schwächen

Gehen Sie nun jede Schwachstelle Ihrer Liste durch und fügen Sie rechts eine zusätzliche Spalte hinzu. Identifizieren Sie die Situationen (reale oder eingebildete), in denen Sie diese Schwächen aufzeigen.

Nehmen wir an, Sie haben "Ich habe Schwierigkeiten, meine Zeit zu managen, wenn ich wichtige Projekte habe, für die ich mich nicht bereit fühle".

Beschreiben Sie dann in der rechten Spalte die problematische Situation. Es wäre so etwas wie „ein wichtiges Projekt zur Arbeit haben“ oder „ein wichtiges Projekt haben, an dem ich nicht bereit bin, fertig zu sein“ oder sogar „sich über ein wichtiges Projekt unsicher zu fühlen“.

Sobald Sie sich der schwierigen Situation bewusst sind, sind Sie besser darauf vorbereitet, sich ihnen zu stellen.

Schritt 5: Erstellen Sie eine Checkliste für positive Belohnungen

Wenn Sie Ihre Spalten so einrichten, dass sie Ihre Schwachpunkte beschreiben und wie sie entstehen, fügen Sie rechts eine dritte Spalte hinzu.

Verwenden Sie diese Spalte, um Aktionsschritte aufzulisten, die Sie ergreifen können, um die problematischen Situationen zu überwinden, die die Schwachstellen auslösen, die Sie daran hindern, Ihre E-Mail zu Ihren Bedingungen in der gewünschten Häufigkeit zu überprüfen.

Fügen Sie dann eine vierte Spalte hinzu, in der Sie Instanzen abhaken können, wenn Sie eine der Aktionen aus der dritten Spalte ausführen.

So können Sie ein Dokument formatieren:

Sie werden feststellen, dass es für jeden Aktionsschritt nur ein Kontrollkästchen gibt. Während des Tages können Sie diesen Schritt mehrmals ausführen. Fügen Sie bei Bedarf zusätzliche Kontrollfeldspalten hinzu.

Schritt 6: Belohnen Sie sich dafür, dass Sie Ihre Aufgabe erledigen

Sobald Sie Ihr Dokument eingerichtet haben, drucken Sie eine Kopie aus oder lassen Sie sie auf Ihrem Desktop geöffnet. Von jetzt an beziehen Sie sich auf dieses Dokument, um den Besuch Ihres Posteingangs neu zu schulen.

Jedes Mal, wenn Sie ein Kästchen in der Spalte ganz rechts markieren, können Sie Ihre E-Mails abrufen - wissen Sie, dass Sie es verdient haben. Die positiven Gefühle bei der Überprüfung Ihrer E-Mails nach dem Wenn Sie etwas Sinnvolles schaffen, werden Sie dazu inspiriert, Ihren Posteingang auf verschiedene Weise zu betrachten.

Hier ist ein Beispiel. Lassen Sie uns noch einmal aus der Schwäche ziehen: „Ich habe Schwierigkeiten, meine Zeit zu managen, wenn ich wichtige Projekte habe, für die ich mich nicht bereit fühle.“ Nehmen wir an, eine der mit dieser Schwäche verbundenen Herausforderungen ist: Hier nun drei mögliche Handlungsschritte, die Ihnen helfen, Ihr Ziel zu überwinden und / oder darauf hinzuarbeiten:

1. Drucken Sie einen Artikel / eine Ressource / ein Dokument aus, das Sie daran erinnert, warum Ihr Projekt so wichtig ist und / oder warum Sie es erfolgreich abschließen können.

2. Bitten Sie einen Freund oder Kollegen um Hilfe oder Perspektive, wenn Sie sich festgefahren fühlen.

3. Schreiben Sie einen Zeitplan oder eine Aufgabenliste für Ihr Projekt.

4. Überprüfen und / oder Überarbeiten Ihres Zeitplans oder Ihrer Aufgabenliste für Ihr Projekt.

5. Fertigstellen eines Elements in Ihrem Zeitplan oder in der Aufgabenliste für Ihr Projekt.

Aktivieren Sie jedes Mal, wenn Sie einen dieser Schritte ausführen, ein Kästchen und aktivieren Sie, dass Sie Ihre E-Mail nach dem Erwerb überprüfen können. Wenn Sie nicht das Bedürfnis verspüren, Ihre E-Mails abzurufen, können Sie natürlich sofort zur nächsten Aufgabe übergehen. Wie Sie sehen, begann jeder dieser Schritte damit, Ihre E-Mails nicht zwangsweise zu prüfen und Ihre Produktivitätsziele zu erreichen.

Du musst nicht perfekt sein; Es ist in Ordnung, wenn Sie Ihren Posteingang einchecken, ohne zuvor ein Kästchen markiert zu haben. Aber zumindest auf das achten, was Sie tun. Achten Sie darauf, wie unterschiedlich es sich anfühlt, wenn Sie prüfen, ob Ihr Posteingang es verdient hat, und hatte keinen wirklichen Grund dafür (außer, dass Sie möglicherweise einer problematischen Situation erliegen, die die zwanghafte Gewohnheit auslöst)..

Schritt 7: Verwenden Sie die Checkliste so lange, bis Sie die Änderungen bemerken

Wenn Sie Ihre Checkliste so verwenden, dass Sie sicher sind, dass Sie Ihre E-Mail-Situation unter Kontrolle haben, werden Sie Folgendes feststellen:

Langeweile entdecken
Erkennen von Problemen bei der Arbeit, die möglicherweise schwer zugeben sind
Beachten Sie, wenn Sie überlastet sind
Negative Gefühle über Ihre Arbeit anerkennen, die Sie ausdrücken und ansprechen müssen
Bewusst werden von kreativen oder mentalen Blockaden
Gönnen Sie sich und Ihren Augen bei Bedarf eine Computerpause
Bleiben Sie bei der Aufgabe und fühlen Sie sich gut dabei, Dinge zu erledigen

Jede dieser Fragen hilft Ihnen, die Probleme zu lösen, die, wenn sie nicht angesprochen werden, zu verschiedenen zwanghaften Verhaltensweisen führen.

Machen Sie das Prüfen von E-Mails besonders

Wenn E-Mails zu einer zwingenden Gewohnheit geworden sind, ist sie kein produktives Werkzeug mehr. Machen Sie das Prüfen von E-Mails besonders, damit sie wieder produktiv wird.

Neben der oben genannten Checklistenübung können Sie auch andere Techniken zur Verwendung der positiven Belohnung erkunden. Sie können reguläre Zeiten für die Reinigung des Posteingangs blockieren, nachdem Sie stundenlang Arbeit geleistet haben, und diese Zeit so einstellen, dass sie Spaß macht, mit einem Snack in der Nähe und etwas Wohlfühlmusik im Hintergrund. Sie können die gleichen Prinzipien auch für die Arbeit anwenden - vom Internet trennen und / oder Ihren E-Mail-Client ausblenden und zum Ausgleich eine komfortable Arbeitsumgebung verwenden.