Verwenden Sie die bedingte Formatierung, um wichtige Outlook-Nachrichten hervorzuheben

In Outlook können Sie Ordneransichten auf verschiedene Arten erstellen und anpassen, z. B. Spalten hinzufügen und entfernen oder Nachrichten gruppieren und sortieren. Sie können auch Regeln anwenden, um Outlook-Nachrichten auf unterschiedliche Weise basierend auf ihren Eigenschaften (z. B. Absender, Betreffzeile oder Zeitstempel) anzuzeigen. Das nennt man bedingte Formatierung. Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie es funktioniert.

Aktualisieren: Einer unserer Leser hat uns darauf aufmerksam gemacht, dass die bedingte Formatierung nur in der Windows-Version von Outlook und verfügbar ist nicht die macOS-Version. Danke, Christy!

Fertig machen

Um die bedingte Formatierung einzurichten, gehen Sie zu Ansicht> Ansichtseinstellungen.

Sie können auch auf Erweiterte Ansichtseinstellungen zugreifen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordnerkopf klicken und den Befehl „Einstellungen anzeigen“ auswählen.

Im Fenster Erweiterte Ansichtseinstellungen können Sie die Ordneransicht anpassen. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Bedingte Formatierung".

Dadurch gelangen Sie in das Fenster Bedingte Formatierung, in dem Sie verschiedene Regeln für die Formatierung von Nachrichten festlegen.

Bei den in der Liste "Regeln für diese Ansicht" angezeigten Elementen handelt es sich um die Standardregeln für eine nicht angepasste Ordneransicht. Beispielsweise können Sie sehen, dass "Ungelesene Nachrichten" in Fettschrift und mit einer blauen Segoe-Benutzeroberfläche in einer Größe von 11 Punkten angezeigt werden.

Wie die Regeln funktionieren

Die "Regeln" sind die Bedingungen, die eine Nachricht erfüllen muss, damit Outlook die Formatierung anwenden kann. In den Standardregeln ist beispielsweise die Regel "Ungelesene Nachrichten" aktiviert, wenn eine Nachricht als ungelesen markiert ist. Wenn diese Regel aktiviert ist, verwendet Outlook den 11-Punkt-Segoe-UI-Zeichensatz in Fettdruck, um sie anzuzeigen.

Outlook wendet die Regeln in der Reihenfolge vom Anfang der Liste an. Regeln, die weiter oben in der Liste stehen, haben Vorrang vor Regeln, die weiter unten stehen. Wie funktioniert das in der Praxis? Nehmen wir an, Sie haben zwei Regeln, eine über der Liste, die die Schrift in Grün ändert, und eine in der Liste, die die Schrift in Rot ändert. Wenn eine Nachricht die Bedingungen beider Regeln erfüllt, wird die Schrift in Grün geändert, da diese Regel weiter oben in der Liste steht. Die Regel, die die Schrift auf Rot setzt, wird ignoriert.

Mit den Standardregeln können Sie nur die Schriftart ändern. Sie können keine Standardregeln löschen, die Reihenfolge verschieben oder die Bedingungen für die Regel ändern. Sie können die Standardregeln jedoch deaktivieren, indem Sie sie in der Liste "Regeln für diese Ansicht" deaktivieren.

So fügen Sie eine neue Regel hinzu

Klicken Sie im Fenster Bedingte Formatierung auf die Schaltfläche "Hinzufügen". Eine neue Regel mit dem Namen "Ohne Titel" wird der Liste hinzugefügt. Geben Sie Ihrer Regel einen Namen und klicken Sie auf die Schaltfläche "Bedingung".

Im Fenster "Filter" können Sie entscheiden, unter welchen Bedingungen die E-Mail zu formatieren ist.

Wir werden hier nur ein einfaches Beispiel verwenden, in dem nach Nachrichten gesucht wird, die von "Rob Woodgate" gesendet wurden und die im Feld "Betreff" das Wort "Outlook" enthalten.

Klicken Sie dazu zunächst auf die Schaltfläche "Von", wodurch das Adressbuch geöffnet wird, und wählen Sie einen Kontakt aus.

Dann fügen wir "Outlook" in das Feld "Nach Wörtern suchen" ein und stellen sicher, dass die Option "Nur Betrefffeld" aus der Dropdown-Liste "In" ausgewählt ist. Klicken Sie auf "OK", wenn Sie fertig sind.

Klicken Sie wieder in der bedingten Formatierung auf die Schaltfläche "Schriftart".

Wir werden Meldungen, die dem von uns eingerichteten Filter entsprechen, in violett und fett darstellen. Richten Sie Ihre Einstellungen wie gewünscht ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche "OK", klicken Sie erneut auf "OK", um das Fenster "Bedingte Formatierung" zu schließen, und dann noch einmal, um das Fenster "Erweiterte Ansichtseinstellungen" zu schließen.

Die Regeln werden sofort angewendet. Unten sehen Sie, dass Nachrichten, die unsere Bedingungen erfüllen, jetzt fett und violett sind.

Dies ist nur ein einfaches Beispiel - Sie können viele Bedingungen hinzufügen, auch sehr komplexe. Zurück in diesem Filterfenster können Sie zur Registerkarte "Weitere Auswahlmöglichkeiten" wechseln, um eine Reihe zusätzlicher Bedingungen anzuzeigen, die Sie auswählen können.

Hier können Sie auswählen, ob Sie eine Nachricht abgleichen möchten:

Es wurde eine bestimmte Kategorie zugewiesen
Es ist gelesen oder ungelesen
Es hat Anhänge oder keine Anhänge
Es wird als hohe, normale oder niedrige Priorität markiert
Es wurde von Ihnen, von jemand anderem, von niemandem als gekennzeichnet markiert oder als abgeschlossen markiert
Der gesuchte Text muss mit dem Fall übereinstimmen
Es ist eine bestimmte Größe, größer oder kleiner als eine bestimmte Größe oder zwischen zwei Größen

Wechseln Sie auf die Registerkarte "Erweitert", und Sie können komplexe Bedingungen erstellen.

Auf der Registerkarte Erweitert können Sie ein beliebiges Feld an einer beliebigen Stelle in Outlook auswählen und eine Bedingung auswählen, die Sie anpassen möchten. Dies kann ziemlich einfach sein, z. B. das Zuordnen des Absenders zu einer genauen Adresse, aber Sie haben viele Optionen zur Auswahl. Angenommen, Sie möchten, dass Ihre Regel mit den erhaltenen E-Mails übereinstimmt. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Field", zeigen Sie auf "Date / Time Fields" und klicken Sie auf die Option "Received".

Klicken Sie auf das Dropdown-Menü "Bedingung", um Ihre Bedingung auszuwählen.

Die Auswahlmöglichkeiten sind viel größer als Sie vielleicht erwarten:

Jederzeit
Gestern
Heute
Morgen
In den letzten 7 Tagen
In den nächsten 7 Tagen
Letzte Woche
Diese Woche
Nächste Woche
Im vergangenen Monat
Diesen Monat
Nächsten Monat
Auf
Während oder nach
Am oder vor
Zwischen
Existiert
Ist nicht vorhanden

Die anderen Felder, die Sie auswählen können, bieten ähnliche Optionen.

Wählen Sie Ihre Bedingung aus, fügen Sie einen Wert hinzu und klicken Sie auf die Schaltfläche "Zur Liste hinzufügen".

Sie können der Liste beliebig viele Bedingungen hinzufügen. Um Ihnen eine Vorstellung davon zu geben, wie viele Felder es gibt, sehen Sie sich nur das Menü "Alle E-Mail-Felder" an.

Das Menü „Alle Kontaktfelder“ enthält über vier Spalten mit Optionen - so viele, dass wir es nicht in einen vernünftigen Screenshot einfügen konnten. Wir gehen also nicht durch die einzelnen Felder und Bedingungen, aber jetzt wissen Sie, wo sie sich befinden und wie Sie sie einsetzen können.

Sie können mehrere Bedingungen in einer Regel einrichten, um die gewünschten Dinge festzulegen. Sie möchten, dass Outlook-Anzeigemeldungen in einer roten 16-Punkt-Schriftart angezeigt werden, wenn sie von einem bestimmten Kontakt stammen, der in den letzten sieben Tagen empfangen wurde und ein bestimmtes Wort im Betreff enthält, und einen Anhang hinzufügen? Kein Problem.

So löschen Sie eine Regel

Wenn Sie eine Regel erstellt haben und nicht mehr möchten, können Sie sie einfach löschen. Wählen Sie im Fenster Bedingte Formatierung die Regel aus, die Sie löschen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche "Löschen". Denken Sie daran, dass Sie nur Regeln löschen können, die Sie erstellt haben, nicht die integrierten Standardregeln von Outlook.

Sie können beliebig viele Bedingungen hinzufügen und so viele Regeln festlegen, wie Sie möchten. Und wie wir Ihnen bereits gezeigt haben, können Sie die Ansicht in einen anderen Ordner oder in alle Ordner kopieren, wenn Sie die bedingten Formatierungsregeln wie gewünscht eingerichtet haben.